Nếu bạn đã hình thành một ý tưởng mới, cho dù là một dòng sản phẩm mới, một tổ chức lại hay thậm chí là một công việc kinh doanh hoàn toàn mới; sẽ đến lúc bạn cần lên ý tưởng và bắt đầu hình thành một kế hoạch chiến thuật.

Lập kế hoạch thường là lĩnh vực mà tôi thấy các chủ doanh nghiệp tự thất vọng. Đôi khi, họ sử dụng việc lập kế hoạch như một cách hữu ích để tránh 'công việc thực tế' và liên tục cập nhật danh sách mục tiêu và kế hoạch kinh doanh mà không cần thực hiện hành động. Nếu không, họ bỏ qua giai đoạn lập kế hoạch và lao thẳng vào hành động, không có cấu trúc hoặc logic đằng sau các hành động và hoạt động của họ. Điều quan trọng là cố gắng tìm ra điểm chung giữa hai cách tiếp cận này để mang lại cho doanh nghiệp của bạn cơ hội thành công tốt nhất.

Khi bạn nghĩ về một kế hoạch kinh doanh, bạn có thể nghĩ đến một tài liệu nặng, có thể với bìa bóng hoặc được trình bày trên các slide PowerPoint bởi một số giám đốc điều hành giỏi. Thông thường, kế hoạch kinh doanh bị nhầm lẫn với “bản chào hàng”, là một bản kế hoạch kinh doanh được tạo ra cho các nhà đầu tư hoặc nhà tài trợ - về cơ bản, bản chào hàng hoặc một bản báo cáo kế hoạch kinh doanh được phủ bóng chỉ là một công dụng nhỏ của một kế hoạch kinh doanh thực sự. Bản quảng cáo chiêu hàng có thể chứa các tiêu đề tương tự như một kế hoạch kinh doanh đầy đủ, nhưng nó thường chỉ được sử dụng để gửi tiền mặt vào ngân hàng, thay vì đặt ra các bước và mục tiêu cho công việc kinh doanh.

Vì vậy, với điều đó rõ ràng, chúng ta hãy tập trung vào toàn bộ quá trình lập kế hoạch. Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả chúng ta đều có cách tiếp cận riêng để lập kế hoạch và cấu trúc. Về mặt cá nhân, tôi có xu hướng lập kế hoạch ít chính thức hơn một chút so với hầu hết mọi người, và tôi thấy rằng tôi có xu hướng làm việc tốt hơn với một kế hoạch có tầm nhìn rộng lớn, kết hợp với các hành động chi tiết ngắn hạn phù hợp với kế hoạch. Những người khác thích làm việc trên cơ sở có cấu trúc hơn nhiều, có thể gắn các hành động hàng ngày vào mục tiêu hàng tuần và lần lượt thành mục tiêu hàng tháng và hàng quý.

Luôn luôn đáng giá khi xem xét cách bạn có xu hướng tiếp cận việc lập kế hoạch trong cuộc sống hàng ngày của mình? Bạn có danh sách việc phải làm hàng ngày, danh sách mua sắm và kế hoạch bữa ăn không? Hay bạn có một cách tiếp cận phức tạp hơn? Bạn có thấy rằng bạn thích làm việc trong một kế hoạch có cấu trúc hay bạn thích phá vỡ kế hoạch và xem những gì hiệu quả?

Không có một cách tiếp cận nào hiệu quả. Điều duy nhất quan trọng hơn một kế hoạch là một kế hoạch thực sự được sử dụng! Nếu bạn cảm thấy cách tiếp cận lập kế hoạch này quá nhẹ nhàng hoặc quá mức cần thiết, thì hãy thoải mái điều chỉnh quy trình cho phù hợp với cách bạn làm việc. Có lẽ vấn đề lớn nhất đối với các kế hoạch kinh doanh truyền thống (hoặc các kế hoạch tài trợ, như đã đề cập ở trên) là chúng thường kết thúc việc thu thập bụi trong ngăn kéo ở đâu đó, mà không có các bước hành động, trách nhiệm giải trình hoặc chủ động xem xét và sửa đổi. Một kế hoạch hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn không bị giới hạn trong một vài trang trình bày PowerPoint; nó phải là một tài liệu sống để phát triển cùng với doanh nghiệp.

Giả sử rằng một kế hoạch thực sự được sử dụng, có một điểm yếu khác bắt nguồn từ suy nghĩ của các doanh nhân và nhà tài trợ, và đó là sự không kết nối giữa ước mơ và kết quả. Nhiều người phấn khích trước những ước mơ được đưa ra trong các kế hoạch và tập trung hết sức vào việc xác thực khái niệm, đánh giá thị trường và bắt đầu những thứ như phân tích đối thủ cạnh tranh. Nhân viên tài chính cũng sẽ chú ý đến các con số, đảm bảo rằng tăng trưởng doanh thu vừa hấp dẫn vừa có thể đạt được, đồng thời cố gắng kiểm tra xem liệu doanh nhân có thực sự suy nghĩ thông qua lợi nhuận hoạt động, chi phí chung và các tác động đến dòng tiền hay không. Cách tiếp cận điển hình này có lẽ bỏ sót phần quan trọng nhất, đó là cách đạt được kết quả.

Thay vì chỉ tập trung vào 'lý do tại sao' và 'điều gì', chúng ta cần đảm bảo rằng chúng ta che đậy 'cách thức' - làm thế nào để chúng ta đi từ A đến B, các bước thực tế cần phải thực hiện và một số các kế hoạch dự phòng cần được áp dụng. Tóm lại, chúng ta cần lập kế hoạch hành động , không phải kết quả của chúng tôi . Với tư cách là một doanh nhân, chúng tôi cũng cần hiểu rõ ràng những gì được và không nằm trong tầm kiểm soát của bạn.

Hầu hết các kế hoạch kinh doanh có xu hướng tập trung vào đầu ra của doanh nghiệp - doanh nghiệp phục vụ ai, lợi ích của khách hàng và cuối cùng là lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp và bất kỳ cổ đông nào. Điều thực sự quan trọng là nội dung này đã được cố định, nhưng nó chỉ là một phần của trò chơi ghép hình. Hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc cả vào các hành động được thực hiện và các vấn đề bên ngoài nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn với tư cách là chủ sở hữu doanh nghiệp.

Một số trong số này là hiển nhiên và được đề cập trong một đánh giá ‘PEST’ điển hình (chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ) thường sẽ được bao gồm trong một kế hoạch kinh doanh chính thức. [BB1] [CR2] Những điều như sự không chắc chắn về chính trị, sự thay đổi trong hành vi của người tiêu dùng và sự phát triển công nghệ có thể được dự đoán ở một mức độ nào đó và cần được lưu ý khi điều hành doanh nghiệp. Mặc dù tất cả những điều này phần lớn nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp, chúng tôi thường bỏ qua việc xem xét những rủi ro gần nhà. Từ một quan điểm thực tế hơn, chúng ta cũng nên suy nghĩ về những rủi ro thực tế đối với việc kinh doanh do sức khỏe kém, cạnh tranh bất ngờ và những điều đơn giản là không theo kế hoạch.

Khuyến nghị của tôi cho tất cả các quy trình lập kế hoạch là hãy nghĩ đến các Kế hoạch B, C và D. Mặc dù có thể thấy những trích dẫn động lực với những cụm từ như 'Không có Kế hoạch B' có thể thân thiện với Instagram, nhưng thực tế là bạn nợ chính bản thân bạn, gia đình bạn. và bất kỳ nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và nhà tài trợ nào trong tương lai để có một kế hoạch tấn công tổng thể bao gồm các trường hợp xảy ra khác nhau.

Cụm từ chính thức để có một loạt các kế hoạch dự phòng là “phân tích độ nhạy”. Trên thực tế, điều này thường giống như một sự điều chỉnh rộng rãi đối với các dự báo tài chính của doanh nghiệp - ví dụ, để xem điều gì sẽ xảy ra nếu doanh thu thấp hơn 20% so với dự kiến ​​hoặc tỷ suất lợi nhuận thấp hơn 3%. Mặc dù việc điều chỉnh kết quả giúp kiểm tra tính ổn định tài chính của doanh nghiệp, nhưng chúng không thực sự giúp giải quyết sự thay đổi cần thiết ngay từ đầu để hạn chế thiệt hại cho các con số.

Thay vào đó, tôi muốn bạn ghi nhớ những điều sau khi tạo kế hoạch hành động của mình:

Điều gì xảy ra nếu?

Làm cách nào để giữ cho các mục tiêu trung và dài hạn của tôi linh hoạt, để tận dụng các cơ hội hoặc mối đe dọa mới? Quá trình này là gì?

Điều chỉnh

Làm cách nào để linh hoạt các hành động ngắn hạn của mình để tính đến những thay đổi của thị trường hoặc chỉ đơn giản là học những cách mới để thực hiện công việc? Tôi sẽ xem xét các thay đổi như thế nào để đảm bảo rằng chúng phù hợp với các mục tiêu trung và dài hạn của tôi?

Bảo vệ

Làm cách nào để bảo vệ doanh nghiệp khỏi những điều không mong muốn và giảm thiểu bất kỳ thiệt hại nào? Tôi có cần thực hiện các bước phòng ngừa, tìm cách cấu trúc doanh nghiệp để tôi không phải là nguồn thu nhập duy nhất hay đầu tư vào bảo hiểm không?

Một yếu tố khác mà phân tích độ nhạy truyền thống không thực sự đề cập đến là tác động của thời gian. Theo kinh nghiệm của tôi, các doanh nghiệp công nghệ đặc biệt có lỗi khi không đạt được các mốc phát triển hoặc mục tiêu doanh thu. Tất cả đều tốt và tốt khi có một tập hợp các dự báo đẹp mắt, vượt qua ngay cả với một tỷ lệ phần trăm lớn chỉnh sửa, nhưng thực tế là kẻ giết người tiềm ẩn trong các loại hình kinh doanh này chính là dòng thời gian.

Khi lập kế hoạch, bạn cần nghĩ đến tính kịp thời của các hành động và tác động của các hành động không được hoàn thành tại một thời điểm nhất định. Doanh nghiệp của bạn có thể tự duy trì nếu trang web của bạn bị trễ một / ba / sáu tháng không? Điều gì sẽ xảy ra nếu việc tuyển dụng nhân viên đầu tiên của bạn mất nhiều thời gian để tuyển dụng hơn dự kiến? Việc vạch ra tác động của những sự chậm trễ tiềm ẩn này có thể giúp bạn chuẩn bị cho những tình huống xấu nhất và cũng giúp bạn hiểu tầm quan trọng của một số hành động nhất định so với những hành động khác.

-

Trích xuất này là từ Boss It bởi Carl Reader © 2020 được sao chép với sự cho phép của Kogan Page Ltd.