Trong “Nguồn lực giúp bạn tạo sổ tay nhân viên hiệu quả”, chúng tôi đã xác định các nguồn lực chính để giúp bạn tạo sổ tay nhân viên. Bây giờ, chúng tôi đề cập đến lý do tại sao bạn cần một cái và cách tạo nó.
Cho dù doanh nghiệp nhỏ của bạn có hai hay 20 nhân viên, bạn chắc chắn sẽ tạo ra các chính sách, thủ tục hoặc kỳ vọng tại nơi làm việc, chính thức hoặc không chính thức. Điều cần thiết là nhân viên của bạn phải biết và hiểu các chính sách này - bởi vì bạn sẽ điều hành một tổ chức hiệu quả hơn nếu họ làm như vậy và vì bạn không muốn rủi ro để công ty của mình vi phạm luật liên bang hoặc tiểu bang.
Sổ tay nhân viên là tập hợp tất cả các chính sách và giao thức của công ty bạn, cũng như các quyền và nghĩa vụ pháp lý của nhân viên. Có sổ tay nhân viên giúp bạn dễ dàng truyền đạt các quy tắc và trách nhiệm cho nhân viên, vì vậy không có thắc mắc về những gì họ mong đợi từ họ - hoặc từ bạn, với tư cách là chủ doanh nghiệp nhỏ.
Hơn nữa, sổ tay nhân viên toàn diện giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn một cách hợp pháp nếu có ai đó đặt câu hỏi liệu bạn có truyền đạt rõ ràng các chính sách của mình hay không.
Ví dụ:Nếu một nhân viên kiện bạn, cho rằng họ bị đồng nghiệp quấy rối, bạn có thể chỉ vào sổ tay nhân viên để làm bằng chứng cho thấy bạn đã đưa ra các chính sách chống quấy rối một cách rõ ràng. (Hãy nhớ rằng việc có bảo hiểm tổng hợp cho người lao động cũng rất quan trọng để bảo vệ doanh nghiệp của bạn trong trường hợp nhân viên hoặc khách hàng khởi kiện.)
Giống như mọi công ty, mọi cuốn sổ tay nhân viên đều khác nhau. Bạn không thể đơn giản sao chép sổ tay của công ty khác và phân phát cho nhân viên của mình. Sổ tay nhân viên giỏi xác định các quy tắc và thông lệ tại nơi làm việc độc đáo của bạn và phải được viết bằng giọng nói phản ánh tầm nhìn của bạn và văn hóa bạn đã xây dựng - hoặc muốn xây dựng.
Điều đó nói rằng hầu hết các sổ tay nhân viên bao gồm các chủ đề và loại thông tin tương tự. Dưới đây là tám phần phổ biến trong sổ tay nhân viên.
Để thành công, nhân viên của bạn phải phù hợp với các giá trị, sứ mệnh và mục tiêu của công ty bạn. Đó là lý do tại sao bạn cần đưa ra những mục tiêu đó ở đầu sổ tay nhân viên của mình. Tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp một tuyên bố bao gồm những gì quan trọng nhất đối với bạn với tư cách là một công ty. Ví dụ:nhà bán lẻ giày trực tuyến thành công Zappos đặt tên cho 10 Giá trị cốt lõi của Gia đình Zappos mà họ mong muốn nhân viên hướng tới, bao gồm “Nắm bắt và thúc đẩy thay đổi” và “Đam mê và quyết tâm”.
Một thành phần quan trọng trong sổ tay nhân viên của bạn là thông tin chung về việc được tuyển dụng vào công ty của bạn. Điều này sẽ bao gồm các chủ đề mà nhân viên quan tâm, chẳng hạn như:
Hãy nhớ rằng một số tài liệu này, chẳng hạn như quy tắc trả lương làm thêm giờ và bảo hiểm bồi thường cho người lao động, ít nhất phần nào được quy định bởi luật liên bang và tiểu bang hoặc thậm chí địa phương.
Điều quan trọng là phải liệt kê tất cả các luật hiện hành của liên bang, tiểu bang và địa phương phù hợp với lực lượng lao động của bạn. Những điều này có thể bao gồm cơ hội việc làm bình đẳng, luật chống quấy rối và chống phân biệt đối xử.
Ngoài các yêu cầu của pháp luật, bạn có thể có kỳ vọng của riêng mình về cách nhân viên sẽ tự ứng xử trong công việc và vì vậy, bạn sẽ cần các chính sách hướng đến hành vi cụ thể trong công việc. Các chính sách đó có thể bao gồm:
Bạn sẽ không ngạc nhiên khi phần phúc lợi của nhân viên là một trong những phần được tham khảo thường xuyên nhất trong sổ tay nhân viên của bạn.
Sổ tay của bạn có thể sẽ không mô tả tất cả các chi tiết cụ thể, chẳng hạn như, kế hoạch bảo hiểm sức khỏe của bạn, vì chúng có thể khá chi tiết (và thông tin đó có thể được cung cấp riêng). Nhưng bạn có thể muốn cung cấp những điều cơ bản:Khi nào một nhân viên đủ điều kiện đăng ký vào chương trình sức khỏe của công ty và bạn đưa ra bao nhiêu lựa chọn:các loại chương trình, bảo hiểm gia đình? Kỳ tuyển sinh mở hàng năm là khi nào?
Tương tự, bạn sẽ muốn trình bày ngắn gọn những lợi ích khác mà bạn cung cấp, chẳng hạn như:
Bởi vì nhân viên của bạn thường sẽ tham khảo phần này - ai lại không thích tìm hiểu về các đặc quyền trong công việc? - sử dụng nó làm lợi thế của bạn và giúp họ hiểu đầy đủ tất cả những gì họ nhận được khi làm việc cho công ty của bạn.
Không phải mọi công ty đều bao gồm phần này, nhưng các công ty làm việc trong các ngành có tính cạnh tranh cao với bí mật thương mại và lo ngại về việc nhân viên nhảy việc vì đối thủ cạnh tranh có thể muốn nhân viên ký thỏa thuận không tiết lộ hoặc ít nhất bao gồm chính sách xung đột lợi ích trong nhân viên sổ tay.
Điều quan trọng là nhân viên của bạn phải hiểu những rủi ro của việc không tuân theo các chính sách, luật và quy trình mà bạn đã nêu trong sổ tay nhân viên.
Cân nhắc có một phần giải thích rằng họ sẽ phải chịu trách nhiệm về các hành động và hành vi của mình. Bạn muốn nhân viên thấy rằng họ đang được đối xử công bằng và tất cả nhân viên đều phải tuân theo quy trình kỷ luật như nhau.
Điều quan trọng là nhân viên của bạn không coi sổ tay nhân viên của bạn giống như một thỏa thuận hợp đồng giữa bạn và họ - điều đó có nghĩa là họ có thể kiện bạn nếu các chính sách và thủ tục trong sổ tay không được tuân thủ. Do đó, hãy đảm bảo bao gồm tuyên bố từ chối trách nhiệm nêu rõ sổ tay nhân viên không phải là hợp đồng, để bảo vệ bạn khỏi những lo ngại như vậy.
Khi bắt đầu suy nghĩ và lập kế hoạch cho sổ tay nhân viên của mình, bạn có thể nhận ra rằng bạn chưa chính thức hóa nhiều chính sách của mình hoặc bạn vẫn cần cân nhắc kỹ lưỡng hơn về một số chính sách của mình.
Đừng lo lắng - điều này là hoàn toàn tự nhiên. Nhiều công ty nhỏ không suy nghĩ cụ thể về các chính sách của họ cho đến khi họ phải giải thích chúng bằng văn bản.
Dưới đây là bốn bước bạn có thể thực hiện để bắt đầu quá trình tạo sổ tay nhân viên của mình.
Một nơi tốt để bắt đầu khi nghĩ về các chính sách dành cho nhân viên của bạn - cho dù cụ thể về quy tắc tham dự, quy định về trang phục hay quy trình đánh giá hiệu suất của bạn - là hãy nghĩ về văn hóa và giá trị của công ty bạn.
Là chủ doanh nghiệp nhỏ, hãy nghĩ về giá trị cá nhân của bạn và những gì bạn muốn nhấn mạnh. Ngoài ra, hãy xem xét cách bạn có thể tạo ra một hệ thống giá trị và văn hóa sẽ thúc đẩy nhân viên của bạn nỗ lực hết mình và gắn bó lâu dài với công ty của bạn.
Văn hóa bạn muốn tạo ra nên hướng dẫn các chính sách và thủ tục của bạn - vì vậy, ít nhất bạn nên soạn thảo một tuyên bố sứ mệnh cơ bản trước khi thiết kế các chính sách và thủ tục cho nhân viên của công ty bạn.
Với các giá trị của bạn đã được xác định rõ ràng, sau đó hãy nghĩ đến việc tạo ra các chính sách mà nhân viên của bạn sẽ áp dụng. Ví dụ:các công ty đang tìm cách thu hút lao động trẻ tuổi thường không muốn tạo ấn tượng là quá khắt khe hoặc độc đoán - vì điều đó có thể khiến những người lao động thế hệ trẻ tìm kiếm nơi làm việc thúc đẩy sự linh hoạt và cởi mở.
Điều đó nói rằng bạn có thể - ngoài sự cần thiết - phải nghiêm ngặt về một số chính sách. Ví dụ:nếu bạn điều hành một doanh nghiệp, chẳng hạn như cửa hàng bán lẻ, nơi việc xuất hiện đi làm đúng giờ là điều quan trọng hàng đầu, tất nhiên, bạn sẽ cần nêu rõ các quy tắc tham dự và có lẽ là quy định về trang phục của bạn.
Sau đó, bạn có thể thoải mái hơn hoặc hào phóng hơn trong các phần khác của thực tiễn tại nơi làm việc, chẳng hạn như bằng cách cung cấp cho nhân viên của bạn nhiều thời gian nghỉ hơn.
Mặc dù sổ tay nhân viên không phải là hợp đồng với nhân viên của bạn, nhưng nó đặt ra kỳ vọng của họ, vì vậy bạn phải tuân theo luật liên bang, tiểu bang và địa phương khi chuẩn bị các phần nhất định trong sổ tay nhân viên của mình.
Ví dụ:nhiều bang đã thông qua "luật nghỉ phép" quy định cách người sử dụng lao động phải xử lý một số loại nghỉ phép nhất định, cho dù đó là nghỉ ốm hay nghĩa vụ bồi thẩm đoàn. Họ thậm chí có thể có ngôn ngữ viết sẵn mà các công ty có thể sử dụng để mô tả những luật đó cho nhân viên của họ. Bạn nên có thể tìm thấy các mô tả về luật của tiểu bang của bạn trực tuyến.
Bạn sẽ có thể tìm thấy mô tả chi tiết về luật của tiểu bang của bạn trên trang web của chính phủ tiểu bang của bạn. Sổ tay Luật Việc làm của The Lunt Group cũng cung cấp các liên kết đến nhiều nguồn lực pháp lý của liên bang và tiểu bang, bao gồm phân tích về luật lao động và việc làm theo từng tiểu bang.
Mặc dù bạn không nên sao chép từng chữ một trong các chính sách và sổ tay nhân viên của các công ty khác, nhưng bạn cũng nên xem qua một số trong số đó để tìm cảm hứng hoặc ý tưởng.
Bạn có thể đã có quyền truy cập vào sổ tay của công ty khác thông qua bạn bè hoặc người thân. Hãy tận dụng các cơ hội để xem ít nhất một vài cẩm nang khác khi bạn đang hoạch định các chính sách và thủ tục của mình. Bạn cũng có thể tìm thấy các sổ tay nhân viên mẫu thông qua tìm kiếm cơ bản trên Google.
