Bạn có một doanh nghiệp và bạn có nhân viên. Tất cả những gì bạn phải làm là viết séc và trả tiền cho họ, phải không? (Chèn âm thanh của hầu hết bất kỳ phương tiện nào khi dừng lại ở đây.) Chà, không nhanh như vậy.

Để tuân thủ, nghĩa là bạn đang tuân thủ tất cả các quy tắc và quy định hiện hành, bạn cần:

Thông tin nhân viên chính xác

• Trước hết, bạn cần có Biểu mẫu W-4 từ mọi nhân viên và Biểu mẫu W-9 từ mọi nhà thầu để có được thông tin nhận dạng và thuế liên quan của họ.
• Bạn phải xác minh rằng mỗi nhân viên có thể làm việc hợp pháp tại Hoa Kỳ bằng cách điền vào Mẫu I-9.
• Bạn nên xác minh rằng số an sinh xã hội (SSN) của mỗi nhân viên là hợp lệ.
• Bạn cũng phải xác nhận rằng tên của mỗi nhân viên khớp với tên được hiển thị trên thẻ An sinh xã hội của họ. Nó cũng hữu ích để xác minh địa chỉ gửi thư. Cả hai điều này đều có thể được thực hiện bằng cách yêu cầu nhân viên một cách đơn giản. Điều này giúp tránh sai sót bất cứ khi nào bạn báo cáo thông tin nhân viên cho Sở thuế vụ (IRS) và / hoặc các tổ chức khác.

Số nhận dạng của nhà tuyển dụng (các số có chữ “s” - như nhiều hơn một.)

• Bạn cần có số nhận dạng chủ nhân (EIN) từ IRS, số này sẽ trở thành số ID mà bạn sẽ sử dụng để xác định doanh nghiệp của mình với IRS, Cơ quan Quản lý An sinh Xã hội (SSA) và Bộ Lao động (DOL).
• Ngoài chính phủ liên bang, bạn cũng cần số ID cho bất kỳ tiểu bang, lãnh thổ hoặc quận nào mà bạn kinh doanh. Kiểm tra bộ phận lao động và bộ phận doanh thu của từng bang để biết chi tiết về việc đăng ký doanh nghiệp của bạn.
• Một số khu vực cũng có cơ quan thuế địa phương có thể yêu cầu số ID.
• Theo dõi những con số này và đảm bảo rằng bạn sử dụng cùng một tên và địa chỉ doanh nghiệp trên tất cả các biểu mẫu và tài liệu

Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là một phương pháp tài chính tốt nhất, vì kết hợp tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân là con đường mà bạn muốn tránh bằng mọi giá.
• Bạn muốn đảm bảo rằng bạn luôn có đủ tiền trong tài khoản mà bạn sử dụng cho bảng lương của mình và cấu trúc tài khoản cho phép thực hiện các giao dịch trả lương, chẳng hạn như phát hành nhiều séc cùng một lúc (đặc biệt nếu bạn chạy bảng lương theo cách thủ công).
• Nếu bạn chọn sử dụng dịch vụ tính lương, phần lớn yêu cầu tài khoản doanh nghiệp để bảo mật và ngăn chặn gian lận.

Hiểu biết về thuế thu nhập và thuế trả lương

• Người sử dụng lao động có các nghĩa vụ thuế cụ thể liên quan đến thuế thu nhập và tiền lương.
  • Thuế thu nhập
    • Thuế thu nhập là loại thuế trả lương mà người sử dụng lao động khấu trừ từ séc của nhân viên trong mỗi chu kỳ trả lương.
    • Thuế thu nhập liên bang, tiểu bang và địa phương được xác định bằng các bảng thuế do chính quyền liên bang, tiểu bang và địa phương lập.
    • Mọi chủ lao động phải khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ séc của nhân viên của họ. Những số tiền này sau đó phải được thanh toán thường xuyên cho IRS.
    • Đa số các bang cũng có thuế thu nhập và một số yêu cầu về thuế địa phương / khu vực.
  • Thuế tiền lương (thuế việc làm) bao gồm:
    • Medicare và an sinh xã hội (thuế FICA) - mỗi người sử dụng lao động và người lao động trả một số tiền ngang nhau, người sử dụng lao động giữ lại số tiền của người lao động và đóng góp cho người sử dụng lao động.
    • Thuế thất nghiệp của liên bang và tiểu bang (FUTA và SUTA) - 100% do người sử dụng lao động trả.
    • Một số tiểu bang cũng yêu cầu bồi thường cho người lao động và / hoặc bảo hiểm tàn tật.

Kiến thức về các luật lao động chính ảnh hưởng đến việc trả lương

• Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) - Luật liên bang quy định mức lương tối thiểu và thời gian làm thêm giờ. Một số bang có yêu cầu về mức lương tối thiểu và thời gian làm thêm giờ cao hơn yêu cầu của liên bang.
• Đạo luật Đóng góp Bảo hiểm Liên bang (FICA) - Luật yêu cầu khấu lưu cho an sinh xã hội và Medicare.
• Đạo luật Chăm sóc Giá cả phải chăng (ACA) - Có nghĩa là để tăng khả năng chi trả và các lựa chọn cho các doanh nghiệp nhỏ, việc áp dụng các quy tắc khác nhau dựa trên số lượng nhân viên toàn thời gian cùng với mức lương của họ. Một chủ đề chính trị phân cực, ACA có thể xem xét các bản sửa đổi trong tương lai hoặc được thay thế bằng luật mới. Tốt nhất bạn nên cập nhật thông tin bằng cách theo dõi các nguồn đáng tin cậy như Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ (SBA).

Trợ giúp

• Không ai sinh ra đã là một chuyên gia tính lương. Trên thực tế, các chuyên gia trả lương được chứng nhận phải trải qua quá trình đào tạo đáng kể để nhận được chỉ định của họ. Bạn có thể tìm hiểu thêm về bảng lương qua:
  • ĐIỂM SỐ các hội thảo và khóa học trên web
  • SBA, Hiệp hội Tính lương Hoa Kỳ (APA) và Trung tâm Doanh nghiệp Nhỏ và Tư nhân IRS
  • Người ghi sổ và kế toán chuyên nghiệp - Họ có thể chia sẻ kiến ​​thức của mình và chỉ cho bạn nơi để tìm thông tin bổ sung.
• Phần mềm tính lương cho doanh nghiệp nhỏ
  • Tin tốt cho các doanh nghiệp nhỏ là công nghệ đã nhận ra nhu cầu của họ, với các công cụ tính lương là một phần của phần mềm kế toán hoặc các ứng dụng riêng biệt tích hợp với phần mềm kế toán.
  • Người ghi sổ hoặc kế toán của bạn có thể có sở thích sử dụng công cụ nào.
  • Nếu bạn đi một mình, hãy khám phá các tùy chọn của bạn. Gọi cho đại diện bán hàng, đặt câu hỏi, yêu cầu bản demo và tìm hiểu càng nhiều càng tốt để đưa ra quyết định sáng suốt.