Cho dù công ty của bạn là doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với người tiêu dùng hay một số kết hợp cả hai, giao tiếp là chìa khóa để xây dựng mối quan hệ với khách hàng và khách hàng của bạn.
Sự tin tưởng mà họ dành cho bạn và công ty của bạn sẽ khiến khách hàng quay lại với dịch vụ của bạn.
Làm thế nào bạn có thể nuôi dưỡng niềm tin đó, đặc biệt là khi doanh nghiệp của bạn phát triển? Bạn có thể biết tên tất cả khách hàng của mình ngay bây giờ, nhưng trong một vài tháng hoặc vài năm nữa, bạn có thể thấy mình không thể bắt kịp những kết nối cá nhân đó.
Các phương thức giao tiếp kinh doanh của bạn sẽ cần phải có người thay mặt bạn nói.
Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải tạo ra các chính sách và phương pháp giao tiếp nhất quán trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp. Ngay cả khi bạn là người thanh toán đơn độc, việc đặt kỳ vọng cao cho doanh nghiệp của bạn ngay từ đầu có thể đảm bảo rằng bạn cung cấp dịch vụ chất lượng khi bạn phát triển.
Một người nào đó nhìn thấy biểu tượng của bạn thường xuyên có nhiều khả năng sẽ lao vào và đầu tư vào các sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Đảm bảo rằng bạn có một biểu trưng đặc biệt đại diện cho sứ mệnh kinh doanh của bạn.
Bạn không cần phải là một nhà thiết kế đồ họa để phát triển một biểu trưng chiến thắng. Các dịch vụ thiết kế trực tuyến và nền tảng cung cấp dịch vụ cộng đồng có thể giúp bạn bắt đầu với thứ gì đó trông chuyên nghiệp. Tránh các phông chữ và clip art cắt cookie và tránh xa bất kỳ thứ gì quá khó hiểu. Bạn sẽ muốn tự hào về biểu tượng của mình trong nhiều năm tới!
Đừng quên lấy biểu trưng của bạn ở nhiều định dạng và kích thước tệp khác nhau để phù hợp với nhiều cách khác nhau mà bạn sẽ sử dụng nó, bao gồm cả trong hồ sơ mạng xã hội của bạn.
Bạn vẫn sắp xếp các cuộc hẹn qua điện thoại bằng bút chì và lịch giấy? Bạn có gửi email qua lại để tìm thời gian phù hợp với mọi người không?
Công cụ lập lịch có thể giúp giải phóng thời gian bạn dành để lập lịch cho khách hàng bằng cách cho phép họ chọn thời gian trên lịch của bạn. Một công cụ lập lịch trực tuyến có thể ngăn chặn các lỗi quản trị và thậm chí làm cho quá trình hủy và lên lịch lại dễ dàng hơn cho khách hàng. Hãy nhớ rằng mọi người đều đánh giá cao sự tiện lợi.
Nếu bạn chọn gửi bản tin qua email, hãy quyết định lịch trình mà bạn có thể duy trì. Bạn có thể muốn bắt đầu với việc gửi thư hàng quý và tăng tần suất từ đó.
Nhưng đừng chỉ giữ danh sách gửi thư của bạn trong bảng tính Excel và sau đó nhập ghi chú nhanh cho mọi người. Sử dụng dịch vụ bản tin email để chọn một mẫu đơn giản và tải lên biểu trưng của bạn. Bằng cách giữ một định dạng rõ ràng, nhất quán - có thể tất cả những gì cần làm là phối màu phù hợp với biểu trưng của bạn và một vài đoạn văn ngắn - bạn có thể cập nhật cho khách hàng của mình những diễn biến kinh doanh mà không khiến họ phải đặt câu hỏi tại sao họ lại chia sẻ địa chỉ email của mình ngay từ đầu.
Nếu bạn nhận được nhiều câu hỏi qua email, hãy cân nhắc viết các câu trả lời soạn trước hoặc các mẫu có thể được sử dụng để trả lời các truy vấn thường xuyên nhất của bạn. Sẽ mất một chút thời gian để soạn thảo các thư này và tùy chỉnh chúng cho từng yêu cầu riêng lẻ, nhưng việc có một câu trả lời mẫu cho các câu hỏi phổ biến nhất của bạn có thể đảm bảo dịch vụ khách hàng nhất quán, bất kể ai đang có xu hướng sử dụng hộp thư đến.
Bạn đã bao giờ gọi đến một số điện thoại của doanh nghiệp chỉ để được chào đón bằng câu “Xin chào?”
Cân nhắc viết các kịch bản điện thoại ngắn gọn để hướng dẫn bạn và nhân viên của bạn khi bạn trả lời các cuộc gọi điện thoại và các câu hỏi trực tiếp. Đơn giản, “Cảm ơn bạn đã gọi cho Widgets Incorporated. Đây là Marcia, tôi có thể giúp gì cho bạn? ” tạo ấn tượng tốt hơn (có thể là lần đầu tiên của bạn!) hơn là một lời chào ngẫu nhiên.
Hãy nhớ giữ cho điện thoại của bạn cách chuyên nghiệp cho thư thoại của bạn. Đảm bảo rằng thư gửi đi của bạn cho biết tên doanh nghiệp, giờ hoạt động và thời điểm khách hàng có thể mong đợi phản hồi. Hãy nhớ xem lại thư của bạn thường xuyên và xóa những thư không còn cần thiết để khách hàng không cảm thấy chán nản khi có đầy một hộp thư đến.
Bạn chưa có đường dây điện thoại doanh nghiệp? Xem xét một đường dây chuyên dụng hoặc số điện thoại VoIP mà bạn có thể chuyển tiếp đến điện thoại cá nhân của mình. Bạn không chỉ tránh bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng tiềm năng. Bạn cũng có thể tạo ranh giới để khuyến khích sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, chẳng hạn như hướng các cuộc gọi công việc đến thư thoại hoặc dịch vụ trả lời sau giờ làm việc của bạn.
Muốn kiểm tra các phương pháp giao tiếp kinh doanh của bạn? Gặp gỡ với cố vấn SCORE!
