Bất chấp sự phát triển mở rộng mà thế giới kinh doanh đã trải qua trong vài năm qua, có một điều vẫn giống nhau:thời gian là tiền bạc, và lãng phí thời gian là lãng phí tiền bạc.

Chính tư duy này đã thúc đẩy cuộc cách mạng họp "thông minh" giữa các tổ chức thuộc mọi quy mô.

Trong vài năm gần đây, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng các cuộc họp chỉ mang lại hiệu quả tối thiểu và thực sự khiến tổ chức tiêu tốn hàng nghìn đô la mỗi năm — một tập thể 37 tỷ mỗi năm, theo Fuze.com. (Điều này sẽ thành công khi bạn sử dụng Máy tính Chi phí Cuộc họp từ Harvard Business Review để có được ước tính sơ bộ về chi phí cuộc họp của công ty bạn.)

Khi đầu bạn ngừng quay cuồng với con số mà máy tính vừa cung cấp cho bạn, hãy đưa những ý tưởng sau vào tổ chức của bạn. Bạn sẽ ngừng chi tiêu, bắt đầu tiết kiệm và trở thành một công ty hiệu quả hơn.

Tạo vị trí "Người lãnh đạo cuộc họp"

Mọi cuộc họp đều do ai đó khởi xướng, cho dù đó là người quản lý, cộng sự hay giám đốc điều hành. Khi tiến hành các cuộc họp “thông minh”, người này giờ đây sẽ trở thành “người lãnh đạo cuộc họp”. Công việc của họ là đảm bảo rằng cuộc họp mà họ đang dẫn dắt diễn ra hiệu quả và hiệu quả.

Nhiệm vụ của "trưởng cuộc họp" bao gồm:

• Hoàn thành biểu mẫu trước cuộc họp (xem bên dưới)
• Giải thích hình thức của cuộc họp trước khi bắt đầu, nhắc lại các chủ đề sẽ được đề cập và mục tiêu
• Đặt hẹn giờ
• Giữ cho cuộc họp diễn ra theo đúng tiến độ — xoay quanh các cuộc trò chuyện bên lề và các câu chuyện bên ngoài chủ đề
• Kết thúc cuộc họp với năm phút còn lại để có thời gian cho các câu hỏi vào phút cuối, ghi chú cuối cùng, v.v.

Bắt đầu biểu mẫu trước cuộc họp

Tổ chức của bạn có kế hoạch rõ ràng cho mọi cuộc họp không? Câu trả lời có thể là, “Chà, tôi thường nghĩ đến những gì tôi muốn đạt được…” Nếu đúng như vậy, bạn không đơn độc; 63 phần trăm các cuộc họp diễn ra mà không có chương trình nghị sự được lên kế hoạch trước. Tuy nhiên, bạn không chi tiền quảng cáo hoặc ngân sách hoạt động mà không có kế hoạch hành động, phải không? Vậy tại sao bạn lại chi tới 2.000 đô la cho mỗi cuộc họp mà không có những phần đó?

Đây là lý do tại sao biểu mẫu trước cuộc họp là tài nguyên cần phải có cho tổ chức của bạn. Một biểu mẫu đơn giản quy định mọi người phải chịu trách nhiệm về cuộc họp mà họ sắp tham gia.

Sử dụng các câu hỏi bên dưới để tạo mẫu ban đầu:

• Người lãnh đạo cuộc họp (để những người tham dự có thể gửi câu hỏi trước)
• Thời gian
• Chủ đề của cuộc họp
• Kết quả mong đợi
• Những tài nguyên mà mọi người nên mang theo

Tùy chỉnh danh sách này để làm cho danh sách cụ thể cho tổ chức của bạn và giữ một mẫu trong tài liệu của Google. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng. Hãy nhớ rằng bạn muốn tiết kiệm thời gian chứ không phải chi tiêu nhiều hơn.

Yêu cầu mọi người in ra hoặc kéo nó lên trên máy tính của họ. Điều này giúp mọi người tập trung vào chủ đề, kể cả người lãnh đạo và những người tham dự.

Đặt giới hạn thời gian — và để mọi người rời đi

Việc chạy quá thời gian dự kiến ​​sẽ ảnh hưởng đến tất cả mọi người trong cuộc họp, bao gồm cả doanh nghiệp nói chung. Peter B. Stark, Chủ tịch Peter Barron Stark.

Chìa khóa là đặt ra giới hạn thời gian — nhưng cũng cho phép mọi người rời đi nếu “người lãnh đạo cuộc họp” chạy quá thời gian đó. Nếu bạn đã ở lại các cuộc họp quá thời gian kết thúc ban đầu của họ, bạn biết cảm giác cồn cào khi có việc khác để làm, nhưng không muốn trở thành người đứng dậy và rời đi. Quy tắc này khiến người lãnh đạo luôn cố gắng — họ không muốn trở thành người bị loại. Làm cho nó hiệu quả hơn với bộ hẹn giờ được chiếu lên tường (một trong những nhiệm vụ của “người lãnh đạo cuộc họp”).

Tạo các tùy chọn thời gian theo cấp độ để “người lãnh đạo cuộc họp” lựa chọn:

• 5 đến 15 phút
• 30 phút
• 45 phút
• 1 giờ

Nếu cuộc họp phải kéo dài hơn một giờ, hãy cân nhắc yêu cầu biểu mẫu sau cuộc họp để đảm bảo mọi khoảnh khắc đều được tính đến. Mặc dù nhân viên không cần được quản lý vi mô, nhưng việc tạo ra văn hóa hiệu quả trong tổ chức cần có thời gian và sự kiên trì.

Bắt đầu đúng giờ mọi lúc

Hầu hết các cuộc họp đều có một hoặc hai người đến muộn. Khi lẻn vào cửa, họ thì thầm hoặc miệng, “Xin lỗi vì đã đến muộn”, trong khi nhón gót đến chỗ của họ để tránh "làm phiền" bất cứ ai. Tuy nhiên, sự đi trễ chỉ đơn thuần của họ đã gây xáo trộn cho cuộc họp và nó cũng tạo ra một tiền lệ xấu:

“Đang đợi những người đi lạc gửi hai tin nhắn. Đối với những người đi lạc đường, có thể nói rằng bạn có thể đến trễ các cuộc họp. Đối với những người đã xuất hiện theo lịch trình, điều đó cho thấy thời gian của họ không có giá trị. Bắt đầu cuộc họp đúng giờ, mọi lúc:những người phân công sẽ học cách nhanh chóng hơn và những nhân viên đã nhanh chóng sẽ đánh giá cao biện pháp này, ”các chuyên gia tại The Office Club giải thích.

Câu hỏi đặt ra là:làm thế nào để bạn nói rõ rằng đi muộn là điều không nên? Dưới đây là một vài ý tưởng từ các chuyên gia:

• Tính phí chúng: Để những người đến muộn bỏ tiền vào lọ đi trễ. Số tiền đó sau đó có thể được sử dụng vào đồ ăn nhẹ và đồ uống cho các cuộc họp trong tương lai. (Stever Robbins, Anh chàng làm việc hiệu quả)
  
• Đừng dừng lại: Đừng tạm dừng cuộc họp để cập nhật thông tin về người đó, trừ khi “thực sự cần thiết” và tiếp tục như bình thường. (LeaderToday.org)
  
• Làm rõ hậu quả: “Khi một thành viên trong nhóm không thực hiện đúng cam kết, hãy giải thích hậu quả của hành động của anh ta. Nếu anh ta đến muộn một cuộc họp với khách hàng, hãy nói điều gì đó như, 'Khách hàng đã đợi bạn đến mười phút. Tôi đã phải yêu cầu Ashley điền thông tin cho bạn. "Có lẽ nhân viên không nhận ra (mặc dù anh ta nên) rằng hành vi của anh ta cũng ảnh hưởng đến đồng nghiệp của anh ta." (Jacqueline Whitmore, chuyên gia về nghi thức kinh doanh)

Lưu ý:Đi trễ một hoặc hai lần là hợp lý, tất cả chúng ta đều đã đối phó với tình trạng giao thông kém hoặc khủng hoảng vào phút cuối, vì vậy hãy dành những phương pháp này cho những người đến muộn kinh niên.

Tổ chức của bạn đã sẵn sàng cho các cuộc họp “Thông minh” chưa?

Trước khi đưa những ý tưởng cuộc họp “thông minh” này đến tổ chức của bạn, hãy thăm dò ý kiến ​​của nhân viên, hỏi cảm nhận của họ về các cuộc họp trong tổ chức và liệu chúng có giá trị hay không. Trong thời gian này, hãy để tất cả mọi người, bao gồm cả giám đốc điều hành, chia sẻ họ tham dự bao nhiêu cuộc họp hàng tuần. Đây là đường cơ sở của bạn để so sánh với dữ liệu cuộc họp “thông minh” (gửi cùng một cuộc thăm dò một tháng sau khi bắt đầu với những ý tưởng mới này).

Theo dõi, chỉnh sửa và điều chỉnh khi bạn tiếp tục để không lãng phí thời gian và bắt đầu tiết kiệm tiền.