Khi lập kế hoạch cho một khóa tu, bữa tối tri ân khách hàng, buổi hướng dẫn hoặc bất kỳ sự kiện nào khác, có rất nhiều chi tiết hậu cần và thiết thực cần giải quyết, chẳng hạn như địa điểm, chương trình làm việc, đồ ăn, v.v.

Nhưng điều khiến một sự kiện trở thành “thành công” thường là các vấn đề nhẹ nhàng hơn hoặc cách người tham gia “cảm thấy” sau sự kiện.

Để giúp những người tham gia cảm thấy ấm áp và thoải mái, hãy thử sử dụng các hoạt động phá băng. Sử dụng những thứ này đi kèm với một số rủi ro. Thực hiện sai, họ có thể làm cho sự kiện trở nên khó xử hơn và tạo ra cảm giác không chân thành. Nhưng bằng cách suy nghĩ có cân nhắc và lập kế hoạch trước, bạn có thể giúp tăng khả năng mọi người sẽ đánh giá sự kiện của bạn là một trải nghiệm đáng giá.

Bắt đầu bằng cách xem xét các câu hỏi sau:

1. Mục tiêu của sự kiện của bạn là gì? Cuối cùng, bạn muốn người tham gia nghĩ gì, cảm nhận và làm gì? Nó chỉ là để thư giãn và thể hiện sự đánh giá cao hay là để khuyến khích giao tiếp và phá vỡ các mối quan hệ?
2. Kiểm tra lịch sử. Sự kiện này đã được thực hiện trước đây? Cùng nhóm hay khác nhóm? Những gì đã được thực hiện và phản hồi là gì?
3. Ai sẽ đến và suy nghĩ của họ là gì? Mọi người có biết nhau không? Bạn có những người hướng nội cần được lột xác ra khỏi vỏ bọc của họ, hay những người hướng ngoại cần được đưa vào một cấu trúc nào đó? Họ bao nhiêu tuổi? Có vấn đề về di chuyển hay bạn có những người trẻ năng động cần hoạt động thể chất? Họ thích công nghệ hay cảm thấy bị đe dọa bởi nó? Nếu bạn không chắc chắn, hãy cân nhắc gửi bảng câu hỏi trước sự kiện để xem thông tin nhân khẩu học và WIIFM (tôi có lợi gì) cho từng người tham gia.
4. Có nhóm hoặc những người cụ thể mà bạn muốn kết nối không? Ví dụ:khách hàng với các thành viên trong nhóm, hoặc nhân viên cấp dưới với nhân viên cấp cao. Mọi người trong một hoàn cảnh mới sẽ tự nhiên thu hút bạn bè và nhóm mà họ biết và nơi họ cảm thấy thoải mái. Bạn có thể quyết định cho phép mặc định đó hoặc bạn có thể cố tình chuyển đổi mọi thứ.
5. Không gian và thời gian trong ngày là gì? Bạn có nhiều không gian nơi bạn muốn khuyến khích dòng chảy hay một không gian nhỏ nơi bạn khó có thể phù hợp với tất cả mọi người trong phòng. Mọi người ra vào bằng cách nào? Bạn có bao nhiêu thời gian?
6. Bạn có chủ đề không? Bạn có thể gắn bó với thương hiệu công ty của mình bằng cách nào?

Bây giờ bạn đã cân nhắc một cách có ý thức xem ai sẽ đến và nơi bạn muốn đưa họ đi, bạn có thể chọn các hoạt động hoặc trò chơi phá băng phù hợp.

Dưới đây là một số trang web có ý tưởng sáng tạo có thể được điều chỉnh hoặc hợp nhất:

• Kết nối mạng lưới tàu phá băng từ Hiệp hội các nhà điều hành Phòng Thương mại
• 20 Ý tưởng về Máy phá băng để Giúp Mạng lưới Sự kiện
• 10 máy phá băng hàng đầu từ The Balance

Sau khi lựa chọn các hoạt động, hãy tranh thủ sự giúp đỡ của một vài người khác làm việc cho sự kiện và thực hiện quá trình thông báo, bắt đầu và kết thúc hoạt động. Bằng cách chơi này, bạn có thể tìm ra tất cả các chi tiết quan trọng. Có kế hoạch dự phòng để sẵn sàng cho những thay đổi về thời gian, sự tham gia, v.v.

Sau sự kiện, hãy yêu cầu phản hồi từ những người tham gia. Ghi chú lại những gì hoạt động tốt và những gì không.