Khảo sát hợp tác toàn cầu năm 2019 của Deskmag đã xem xét thị trường không gian làm việc chung và những kỳ vọng trong tương lai của nó. Vào cuối năm 2019, có báo cáo rằng gần 2,2 triệu người sẽ làm việc trong hơn 22.000 không gian làm việc chung toàn cầu. Số thành viên trung bình tại mỗi địa điểm? 90 cá nhân. Tính đến năm 2020, 50% các công ty lớn hiện có một số hình thức văn phòng chia sẻ.

Khi ngày càng có nhiều người hoán đổi không gian văn phòng truyền thống để thuận tiện cho việc làm việc chung, thì điều quan trọng là họ vẫn phải thực hành các nghi thức đúng đắn tại nơi làm việc. Không gian làm việc hợp tác được thiết kế để tăng năng suất và sự sáng tạo, nhưng bạn sẽ khó tập trung và hoàn thành công việc khi bị phân tâm bởi những người khác không tôn trọng môi trường chung của họ. Có lẽ thậm chí bạn có lỗi khi thực hiện những nghi thức không gian làm việc chung này trong quá khứ.

Tận dụng tối đa trải nghiệm không gian làm việc chung của bạn bằng cách thực hiện theo các quy tắc xã giao đơn giản nên làm và không nên làm.

KHÔNG NÊN:Ồn ào một cách không cần thiết.

Hầu hết các cá nhân làm việc ngoài không gian làm việc chung đều ở đó để tập trung và hoàn thành nhiệm vụ trong tầm tay. Thật khó để duy trì năng suất nếu xung quanh bạn là những người ồn ào, mất tập trung.

Hãy lưu ý đến âm lượng trong không gian chung, bao gồm các khía cạnh công việc có thể gây ồn ào sau đây.

• Không thực hiện các cuộc gọi cá nhân ở các khu vực chung. Nếu bạn cần thực hiện cuộc gọi, hãy chuyển cuộc gọi đến phòng họp riêng, ra ngoài hoặc sử dụng bốt điện thoại của không gian làm việc chung (một số không gian có cung cấp tính năng này!)
• Sử dụng tai nghe, không sử dụng loa khi nghe nhạc hoặc podcast và khi xem video.
• Nếu bạn cần suy nghĩ về ý tưởng hoặc nói chuyện với đồng nghiệp, hãy làm như vậy trong phòng họp hoặc văn phòng riêng. Đừng cố gắng tổ chức một cuộc trò chuyện dài và ồn ào tại một bàn được chia sẻ bởi những người khác mà bạn không quen biết.
• Nhai nhẹ nhàng. Điều này áp dụng cho việc nhai kẹo cao su hoặc đồ ăn vặt trong không gian của bạn.
• Bật điện thoại của bạn ở chế độ im lặng hoặc sôi động. Tắt tính năng âm thanh khi nhắn tin (nếu bạn đã bật tính năng này).

NÊN:Làm sạch và vệ sinh vị trí của bạn.

Bạn có bộ ứng dụng văn phòng nào để làm việc tại chỗ hoặc ngồi ở bàn chung ở vị trí “của bạn” không? Giống như cách bạn xử lý bàn làm việc của mình trong một văn phòng truyền thống, hãy giữ cho vị trí của bạn gọn gàng trong không gian làm việc chung. Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở việc làm theo các mẹo vệ sinh này.

• Lau sạch mọi vết đổ, cặn thức ăn trưa còn sót lại và thậm chí cả những chiếc nhẫn còn sót lại từ cốc không có đế lót ly bằng khăn lau khử trùng. Sử dụng khăn lau để lau thiết bị dùng chung, như bàn phím, trước khi sử dụng. Khi mùa cúm vẫn tiếp diễn và mối lo ngại về Coronavirus gia tăng, bạn nên chuẩn bị sẵn một ít khăn lau khử trùng cho bản thân - hoặc một người hàng xóm cần được hỗ trợ vệ sinh sạch sẽ hơn.
• Làm sạch hoặc cho vào máy rửa bát, bất kỳ vật dụng nào trong nhà bếp chung mà bạn có thể sử dụng thuộc phòng giải lao của không gian làm việc chung, chẳng hạn như đồ bạc hoặc cốc cà phê.
• Vứt rác và tận dụng các thùng tái chế.
• Mang về nhà bất kỳ đồ ăn nhẹ / đồ uống thừa nào hoặc vứt những thứ này ra ngoài khi rời đi.

Hãy quét nhanh không gian của bạn trước khi rời đi để đảm bảo không gian trông giống (nếu không muốn nói là gọn gàng hơn một chút) như khi bạn đến.

KHÔNG NÊN:Hãy hành động như thể thiết bị và tiện nghi chỉ dành cho bạn.

Không gian làm việc chung có thể là một nơi làm việc xa nhà, nhưng nó không phải là nhà của bạn. Không sử dụng máy in để in hàng trăm tài liệu hoặc dành thời gian tốt hơn trong ngày để sử dụng máy sao chép. Đảm bảo mọi người khác có cơ hội sử dụng những nguồn cung cấp này.

NÊN:Hãy lên tiếng nếu bạn nhận thấy rằng mình sắp hết nguồn cung cấp.

Máy in sắp hết mực? Liên hệ với điểm tiếp xúc thích hợp tại không gian làm việc chung để cho họ biết hoặc đổ đầy hộp mực mới từ tủ cung cấp được chỉ định. Hãy chủ động nếu bạn nhận thấy mình sắp hết một số mặt hàng cần thiết. Đừng cố lục tung bàn làm việc của người khác để lấy thêm bút hoặc mang theo vỏ của riêng bạn để lấy Keurig, để mọi người cảm thấy như thể họ cũng cần phải làm như vậy.

KHÔNG NÊN:Ăn tại bàn làm việc.

Tiếp tục ăn bữa trưa hoặc bữa sáng riêng biệt trong phòng nghỉ. Bất kể thức ăn bạn đang ăn có mùi thơm ngon (hay không), mùi vẫn là một yếu tố gây mất tập trung trong bất kỳ không gian làm việc chung nào. Bạn cũng có thể mất tập trung khi nghe thấy tiếng người đang ăn và nhìn thấy các mảnh vụn trên bàn làm việc sau khi làm xong.

NÊN:Tương tác với người khác một cách có chủ đích.

Về cơ bản, không gian làm việc chung là cộng đồng. Tại đây, bạn sẽ gặp gỡ những cá nhân cùng chí hướng khác từ mọi tầng lớp và ngành nghề đang làm việc chăm chỉ cùng nhau. Bạn không cần phải cảm thấy như thể bạn không bao giờ cần phải nói chuyện với những người này! Giới thiệu bản thân trong thang máy hoặc trong phòng nghỉ. Nói với họ thêm một chút về bản thân bạn và những gì bạn làm và đặt câu hỏi cho họ về những gì họ làm. Lưu ý đến cách bạn tương tác với người khác. Tránh coi một người mới như một chiêu trò bán hàng hoặc làm họ mất tập trung trong khi họ đang làm việc.

Theo thời gian, bạn có thể phát hiện ra một số người làm việc theo giờ ‘ca’ giống như bạn. Xây dựng mối quan hệ và tương tác với những chuyên gia này. Ăn trưa, nghĩ ra ý tưởng mới và tham dự các sự kiện kết nối cùng nhau. Bạn có thể kết bạn mới nhờ không gian làm việc chung đã gắn kết các bạn lại với nhau!