Không ai thích thời gian đóng thuế, ngay cả kế toán viên. Bởi vì chủ doanh nghiệp không được hưởng thuế, họ có xu hướng né tránh vấn đề này, trì hoãn và sau đó thực hiện một lần cuối vào phút cuối để hoàn thành việc nộp hồ sơ. Bạn có thể giảm bớt căng thẳng khi phải tranh giành thời hạn nộp thuế bằng cách chuẩn bị trong suốt cả năm. Vì vậy, năm nay, hãy đưa ra quyết định của bạn để sắp xếp các khoản thuế của bạn và sẵn sàng cho mùa thuế.
Vào thời điểm khai thuế, người khai thuế là người bạn tốt nhất của bạn. Họ sẽ xem xét báo cáo thu nhập, báo cáo chi phí, danh sách khấu trừ, biên lai –và nhiều hơn nữa – và hiểu rõ về tất cả, sau đó nộp chính xác để doanh nghiệp của bạn tuân thủ tất cả các yêu cầu cần thiết của IRS. Bạn càng có thể làm nhiều việc để giúp cuộc sống của người khai thuế dễ dàng hơn, thì họ càng có thể làm tốt hơn công việc đó cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Và, nếu bạn thanh toán cho người khai thuế theo giờ, thì việc mang cho họ một bộ tài liệu có tổ chức để nộp cũng sẽ làm giảm chi phí của bạn.
Việc hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh của bạn có liên quan rất nhiều đến việc giúp bạn duy trì tổ chức suốt cả năm. Loại bỏ càng nhiều giấy khỏi quy trình càng tốt là một trong những cách tốt nhất để làm điều này. IRS chấp nhận bản sao kỹ thuật số của biên lai, vì vậy không còn lý do gì để giữ trên giấy. Có một số công cụ dựa trên đám mây hiện có để giúp bạn thực hiện bước nhảy vọt và bỏ lại phía sau.
Sử dụng công cụ theo dõi chi phí kỹ thuật số sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi chuẩn bị thuế. Tìm kiếm các công cụ phân loại chi phí để tất cả những gì bạn phải làm là chạy một báo cáo để có được bản ghi chi tiết về các khoản chi của bạn trong năm.
Hầu hết các trình theo dõi chi phí đều bao gồm các tính năng như tự động quét cho phép bạn chỉ cần chụp ảnh từng biên lai để ghi lại chi phí. Bạn có thể sử dụng các công cụ như Zoho, FreshBooks và BizXpenseTracker để quét, phân loại và sắp xếp các khoản thu chi như ăn uống và giải trí, mua hàng phục vụ doanh nghiệp và số tiền sử dụng được. Ngoài ra còn có các ứng dụng chỉ đo quãng đường như TripLog và MileIQ sẽ theo dõi quãng đường của bạn bằng GPS.
Mỗi người đều có thế mạnh của mình, vì vậy hãy nghiên cứu và biết nhu cầu cụ thể của bạn trước khi mua.
Ngay cả khi bạn sử dụng phần mềm kế toán dựa trên đám mây và giữ hầu hết các hồ sơ kinh doanh của mình ở dạng kỹ thuật số, thì khó có thể hoàn toàn không cần giấy tờ, đặc biệt là bản gốc của các tài liệu quan trọng như hợp đồng đã ký và các thỏa thuận khác. Bắt đầu bằng cách giữ cho số lượng bản in ra giấy bạn lưu trữ ở mức tối thiểu và sắp xếp các tài liệu giấy trong một hộp đựng tài liệu di động. Điều này sẽ giúp bạn chỉ giữ lại những gì bạn cần. Mang theo các tài liệu giấy này đến văn phòng kế toán của bạn khi bạn gặp nhau tại thời điểm nộp thuế.
Thời hạn cuối cùng để cung cấp các biểu mẫu thuế cho nhân viên và các nhà thầu độc lập của bạn là ngày 31 tháng 1. Thông tin đầy đủ về cuối năm không có sẵn cho đến ngày đầu tiên của năm, nhưng bạn có thể bắt đầu thu thập thông tin cần thiết để hoàn thành từng biểu mẫu trước đó.
Vào cuối năm, bạn sẽ muốn xác minh thông tin cơ bản, quan trọng với từng thành viên trong nhân viên của mình.
Đối với nhân viên, hãy xác minh:
Đối với các nhà thầu độc lập, hãy xác minh:
Bạn sẽ cần thông tin này để chuẩn bị cho mỗi biểu mẫu W-2 và 1099, vì vậy, việc chuẩn bị sẵn sàng để đi vào ngày 1 tháng 1 sẽ giúp bạn dễ dàng đáp ứng thời hạn vào cuối tháng.
Nếu bạn không tận dụng mọi khoản khấu trừ mà doanh nghiệp của bạn đủ điều kiện hưởng, bạn có thể để lại tiền trên bàn. Hầu hết các chi phí liên quan đến kinh doanh - như đồ dùng văn phòng, tiền ăn cho nhân viên, tiền đi lại, lãi vay - là một trò chơi công bằng khi yêu cầu khấu trừ vào cuối năm. Thậm chí nhiều khoản chi phí khởi nghiệp cũng được khấu trừ.
IRS coi một khoản chi phí kinh doanh được khấu trừ nếu khoản chi phí đó là "bình thường và cần thiết". Vào năm 2018, IRS đã sửa đổi Đạo luật Việc làm và Cắt giảm thuế và xác định lại những khoản chi phí nào đủ điều kiện để được khấu trừ. Đây là một khu vực mà bạn cần phải làm bài tập về nhà của mình và học những gì bạn có thể và không thể yêu cầu. Xác định những gì bạn có thể khấu trừ và đảm bảo rằng bạn đang giữ hồ sơ tốt trong suốt cả năm để bạn có thể yêu cầu các khoản chi phí và nợ ít hơn vào tháng Tư.
Chuẩn bị thuế là việc sắp xếp có tổ chức và tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt. Càng ít công việc thủ công, bạn càng phải dành nhiều thời gian để tạo doanh thu cho doanh nghiệp của mình. Một trong những cách tốt nhất để tổ chức chi phí kinh doanh của bạn là sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp.
Hầu hết các thẻ tín dụng doanh nghiệp đều tự động sắp xếp các giao dịch mua của bạn thành các danh mục khác nhau, giúp theo dõi dễ dàng hơn. Và, bạn có thêm hồ sơ dự phòng về bảng sao kê thẻ tín dụng của mình mỗi tháng nếu bạn cần cung cấp cho IRS tài liệu về các khoản chi phí mà bạn yêu cầu. Thanh toán chi phí kinh doanh bằng thẻ tín dụng cũng là một cách thông minh để xây dựng tín dụng cho doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, đừng để giải pháp này phản tác dụng. Luôn thanh toán đầy đủ số dư của bạn mỗi tháng.
Đây là một trong những cái lớn! Việc nộp hồ sơ trước hoặc trước thời hạn nộp thuế tháng 4 là rất quan trọng, đặc biệt nếu bạn có ước tính các khoản thanh toán hàng quý cần nộp. Việc bỏ lỡ thời hạn và nộp hồ sơ muộn sẽ nhanh chóng thu hút sự chú ý của IRS và tăng cơ hội được kiểm tra của bạn.
Trang web IRS liệt kê các thời hạn nộp hồ sơ thuế và sẽ gửi cho bạn lời nhắc về các ngày đến hạn sắp tới áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Tạo thời hạn cho chính bạn để bạn thu thập thông tin cần thiết cần thiết để nộp hồ sơ trước ngày đến hạn. Và, nếu bạn định nộp hồ sơ muộn, hãy làm việc với kế toán của bạn và nộp đơn gia hạn đúng hạn.
Cũng như bạn không thể mong đợi giữ được vóc dáng nếu bạn chỉ tập thể dục mỗi năm một lần, bạn cũng không thể mong đợi duy trì các khoản thuế nếu bạn chỉ ưu tiên chúng trong mùa thuế. Hãy bắt đầu một năm mới thật suôn sẻ và lên lịch thời gian khai thuế mỗi tuần. Chỉ dành ba mươi phút vào cuối tuần để đối chiếu sổ sách, gửi biên nhận điện tử, lập kế hoạch thanh toán hàng quý, v.v. sẽ giúp bạn sắp xếp và sẵn sàng cho kỳ tính thuế của năm tới.
Việc sắp xếp các khoản thuế doanh nghiệp của bạn trở nên dễ dàng hơn với sự hướng dẫn của một người đã từng tự làm nhiều lần trước đây. Bằng cách làm việc với cố vấn SCORE, bạn sẽ có sự hỗ trợ của một chuyên gia giàu kinh nghiệm, người có thể hướng dẫn bạn quy trình khai thuế và giúp bạn chuẩn bị cho mùa khai thuế. Liên hệ với cố vấn SCORE ngay hôm nay.
