Không gian văn phòng sẽ tiếp tục thay đổi như thế nào trong hơn một năm sau đại dịch

Đã hơn một năm kể từ khi đại dịch bắt đầu đóng cửa. Và trong thời gian đó, văn phòng, giống như toàn bộ thế giới, đã thay đổi - rất có thể là mãi mãi.

Nhưng những thay đổi mà chúng tôi thấy cho đến nay mới chỉ là bước khởi đầu; nhiều hơn nữa đang ở trên đường chân trời. Điều này đã từng xuất hiện trong suốt tháng 5 khi chu kỳ tin tức tiếp tục đưa tin về các công ty và tiểu bang đang rút lại kế hoạch quay trở lại văn phòng của họ.

Khi các công ty lớn phải vật lộn với việc đưa nhân viên trở lại nơi làm việc một cách an toàn, các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) có cả lợi thế và bất lợi. Họ thường nhanh nhẹn hơn và có thể tiến hành thay đổi nhanh hơn so với các đối tác lớn hơn, nhưng ngân sách và kế hoạch hoạt động của họ có thể không dễ dàng xử lý những thay đổi đột ngột.

Bước đầu tiên, chủ doanh nghiệp nhỏ phải:

• Hiểu chính quyền địa phương và các quy định của chủ sở hữu tòa nhà
• Biết nhân viên nghĩ gì
• Lập lịch trình làm việc so le để loại bỏ các tương tác trực tiếp không cần thiết
• Tối ưu hóa không gian sàn để đạt hiệu quả tối đa
• Duy trì sự minh bạch với cả quản lý và nhân viên
• Giám sát hoạt động và điều chỉnh cách tiếp cận của họ cho phù hợp

Khi đất nước mở cửa trở lại, điều quan trọng là phải nhận ra thế giới không thể trở lại "kinh doanh như bình thường".

Làm cho các nhóm cảm thấy an toàn

Ngay cả khi một tỷ lệ phần trăm dân số đáng kể được tiêm chủng, không phải ai cũng có thể nhận được vắc xin. Trong khi vắc-xin và việc nới lỏng các nhiệm vụ của chính phủ sẽ cải thiện sự thoải mái, nhiều người sẽ vẫn thận trọng ở các cơ sở công cộng và nhóm.

Mọi người không muốn quay lại văn phòng. Thay vào đó, đó là việc họ cảm thấy an toàn như thế nào ở nơi làm việc.

Để đạt được mục tiêu đó, chủ doanh nghiệp phải tìm hiểu các chính sách hạn chế hoặc giảm năng lực văn phòng của họ - ngay cả khi hết sức thận trọng. Để giúp thực hiện phương pháp này, họ nên triển khai một kế hoạch phân bổ sử dụng trí thông minh nhân tạo (AI) để tạo ra các kế hoạch chỗ ngồi kết hợp khoảng cách an toàn trong khi tận dụng tốt nhất sức chứa giảm bớt chỗ ngồi của văn phòng.

Xem xét các tùy chọn kết hợp

Trước đại dịch, việc tìm hiểu quá sâu về sức khỏe hiện tại của nhân viên là điều cấm kỵ. Nhưng sự gia tăng của COVID-19 có nghĩa là nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ nên có cách tiếp cận thận trọng hơn để giữ các đồng nghiệp có thể có biểu hiện dù chỉ là một chút triệu chứng tránh xa văn phòng.

Yêu cầu kiểm tra sức khỏe - ngay cả khi đó chỉ là một bảng câu hỏi hỏi liệu ai đó có đang biểu hiện bất kỳ triệu chứng nào của COVID hay không - trước khi vào nơi làm việc sẽ ngày càng phổ biến. Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC) cho biết những người được tiêm chủng đầy đủ không cần đeo khẩu trang, nhưng chính quyền địa phương vẫn có thể yêu cầu họ và một số doanh nghiệp vẫn có thể yêu cầu họ hết sức thận trọng.

Đối với các cuộc họp trực tiếp cũng vậy. Giữa đại dịch, các nhóm đã quen với các hội nghị truyền hình và các cuộc tụ họp ảo. Ngay cả khi nhân viên quay trở lại làm việc từ một địa điểm duy nhất, những ngày nhồi nhét hàng chục người vào một phòng họp nhỏ có thể kết thúc.

Để đạt được điều đó, chủ doanh nghiệp nên cân nhắc việc triển khai lịch trình so le hoặc văn phòng kết hợp nơi một số người trực tiếp và những người khác ở xa. Nếu mọi người không phải ở văn phòng hàng ngày thì không cần họ phải có mặt.

Công nghệ ngày nay cho phép các lựa chọn công việc kết hợp, cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ giữ số lượng nhân viên ở mức an toàn và có thể quản lý được.

Thúc đẩy lối sống lành mạnh hơn

Thay đổi đáng kể nhất của đại dịch có thể là mối quan hệ của nhân viên với không gian làm việc của họ. Do đó, nhiều công ty sẽ chuyển sang sử dụng công nghệ, nhưng bất kỳ giải pháp nào cũng phải có mục đích thiết thực.

Các chủ doanh nghiệp nên cẩn thận để không rơi vào bẫy chuyển sang sử dụng công nghệ vì lợi ích của nó. Thay vào đó, họ phải triển khai các giải pháp có lợi cho tất cả mọi người - bao gồm cả nhân viên của họ và các nhà quản lý văn phòng và nhân sự - và những giải pháp đó phải giúp họ hoạt động trong một thế giới hậu đại dịch.

Các giải pháp như thư mục trực quan, đặt phòng tự động hoặc lập lịch đặt bàn / đặt phòng khách sạn phải cho phép nhân viên thực hiện công việc kinh doanh của họ và duy trì năng suất đồng thời loại bỏ các tương tác cá nhân không cần thiết.

Đồng thời, các giải pháp phải cung cấp cho các chủ doanh nghiệp nhỏ và người được ủy quyền lãnh đạo của họ quyền kiểm soát những gì nhân viên có thể và không thể làm - cho dù đặt một phòng cụ thể hay ngồi quá gần đồng nghiệp khác. Đó cũng là về các công cụ hỗ trợ di chuyển trong văn phòng và trực quan hóa các sơ đồ và kịch bản khác nhau.

Ngay bây giờ, những thay đổi sắp xảy ra có vẻ rất hoành tráng. Nhưng những thay đổi mà chúng ta thấy ngày nay có khả năng cải thiện trải nghiệm văn phòng trong nhiều năm tới. Không phải mọi thay đổi đều xấu; các chủ doanh nghiệp nên nắm lấy nó.

Nếu làm vậy, họ có thể chỉ tìm ra cách tốt hơn để tiếp cận ngày làm việc và trong quá trình này, họ sẽ cải thiện trải nghiệm cho mọi người.