Khi nói đến doanh nghiệp nhỏ của bạn, bạn không muốn chìm trong bóng tối. Sổ sách kế toán của bạn phải phản ánh số tiền bạn có tại doanh nghiệp của mình. Nếu bạn sử dụng kế toán kép, bạn cũng ghi lại số tiền mà khách hàng nợ bạn. Nhưng, điều gì sẽ xảy ra nếu họ không trả tiền? Để bảo vệ doanh nghiệp của mình, bạn có thể tạo khoản dự phòng cho các tài khoản đáng ngờ.
Một khoản dự phòng cho các tài khoản khó đòi, hoặc dự phòng nợ khó đòi, là một tài khoản tài sản trái ngược (có số dư có hoặc số dư bằng 0) làm giảm các khoản phải thu của bạn. Khi bạn tạo khoản dự phòng cho mục nhập tài khoản đáng ngờ, bạn đang ước tính rằng một số khách hàng sẽ không trả cho bạn số tiền họ nợ.
Khi khách hàng không trả tiền cho bạn, tài khoản chi phí nợ khó đòi của bạn sẽ tăng lên. Nợ khó đòi là khoản nợ mà bạn đã chính thức xóa sổ là không thể thu hồi được. Về cơ bản, khoản nợ khó đòi của bạn là khoản tiền mà bạn nghĩ rằng bạn sẽ nhận được nhưng không.
Ngoài nợ xấu, còn có một thứ gọi là nợ khó đòi. Không giống như nợ xấu, nợ khó đòi không phải là nợ chính thức không có khả năng thu hồi. Nợ nghi ngờ là khoản tiền mà bạn dự đoán sẽ chuyển thành nợ khó đòi, nhưng vẫn có khả năng bạn nhận được tiền.
Sử dụng một khoản dự phòng cho việc nhập tài khoản đáng ngờ khi bạn cấp tín dụng cho khách hàng. Mặc dù thực tế bạn không có tiền mặt khi khách hàng mua hàng bằng hình thức tín dụng, nhưng bạn cần ghi lại giao dịch.
Sử dụng phương pháp kế toán dồn tích nếu bạn cấp tín dụng cho khách hàng. Nếu khách hàng mua hàng của bạn nhưng không thanh toán ngay, bạn phải tăng tài khoản Phải thu của tài khoản để hiển thị số tiền còn nợ doanh nghiệp của bạn.
Nếu khách hàng không bao giờ trả tiền cho bạn, các khoản chưa thanh toán sẽ trở thành nợ khó đòi. Và, có nhiều khoản nợ khó đòi sẽ làm giảm doanh thu mà doanh nghiệp của bạn nên có. Kế toán ADA giúp tăng tính chính xác của sổ sách của bạn. Bằng cách dự đoán số lượng các khoản phải thu mà khách hàng sẽ không thanh toán, bạn có thể lường trước được thiệt hại của mình do các khoản nợ khó đòi.
Một khoản dự phòng cho các khoản nợ khó đòi không chỉ có thể giúp bù đắp tổn thất mà bạn phải gánh chịu từ các khoản nợ khó đòi mà còn có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc có giá trị theo thời gian. Ví dụ:ADA của bạn có thể cho bạn biết công ty của bạn đang quản lý tín dụng hiệu quả như thế nào đối với khách hàng. Nó cũng có thể cho bạn biết nơi bạn có thể cần thực hiện các điều chỉnh cần thiết (ví dụ:thay đổi người mà bạn cấp tín dụng).
Khi bạn tạo khoản dự phòng cho các tài khoản nghi ngờ, bạn phải ghi số tiền trên bảng cân đối kế toán kinh doanh của mình.
Vì một khoản dự phòng cho các tài khoản khó đòi là một tài sản trái ngược làm giảm các khoản phải thu của bạn, nên bạn ghi lại nó dưới phần tài sản. Nó có thể trông giống như sau:
Nếu khoản nợ nghi ngờ chuyển thành nợ khó đòi, hãy ghi lại khoản nợ đó như một khoản chi phí trên báo cáo thu nhập của bạn.
Đối với nhiều chủ doanh nghiệp, có thể khó ước tính dự phòng nợ xấu của bạn. Có một số cách khác nhau để bạn có thể tính toán các dự đoán của mình.
Bạn có thể đưa ra dự đoán của mình dựa trên dữ liệu lịch sử. Sử dụng tỷ lệ phần trăm các khoản nợ khó đòi mà bạn có trong kỳ kế toán trước đó để giúp xác định khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi của bạn.
Ví dụ:nếu 3% doanh số bán hàng của bạn không thể thu thập được, hãy dành 3% doanh số bán hàng trong tài khoản ADA của bạn. Giả sử bạn có tổng cộng 70.000 đô la trong các tài khoản phải thu, khoản dự phòng cho các tài khoản nghi ngờ của bạn sẽ là 2.100 đô la (70.000 đô la X 3%).
Một cách khác mà bạn có thể tính toán ADA là sử dụng phương pháp độ tuổi của các khoản phải thu. Với phương pháp này, bạn có thể nhóm các khoản phải thu chưa thanh toán của mình theo độ tuổi (ví dụ:dưới 30 ngày tuổi) và chỉ định tỷ lệ phần trăm về số tiền sẽ thu được.
Ví dụ:giả sử 10% các khoản phải thu từ 31 đến 60 ngày là không thể thu hồi được và bạn đang chờ các khoản thanh toán trị giá 3.000 đô la trong khoảng thời gian này (0,10 X 3.000 đô la =300 đô la). Ngoài ra, 5% các khoản phải thu dưới 30 ngày không thể thu hồi được và bạn đang đợi 5.000 đô la cho giai đoạn lão hóa này (0,05% X 5.000 đô la =250 đô la).
Khoản trợ cấp của bạn cho ước tính tài khoản đáng ngờ cho hai giai đoạn lão hóa sẽ là $ 550 ($ 300 + $ 250).
Khi nói đến nợ xấu và ADA, có một vài tình huống bạn có thể cần ghi vào sổ sách của mình.
Để dự đoán các khoản nợ khó đòi của công ty bạn, hãy tạo một khoản dự phòng cho các tài khoản khó đòi. Để cân đối sổ sách, bạn cũng cần sử dụng bút toán chi phí nợ phải thu khó đòi. Để làm điều này, hãy tăng chi phí nợ khó đòi của bạn bằng cách ghi nợ vào tài khoản Chi phí Nợ khó đòi. Sau đó, giảm tài khoản ADA của bạn bằng cách ghi có vào tài khoản Phụ cấp cho Tài khoản Nghi ngờ.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| XX / XX / XXXX | Chi phí Nợ khó đòi | Các khoản thanh toán mặc định ước tính | X | |
| Trợ cấp cho các Tài khoản Nghi ngờ | X |
Như bạn có thể nói, có một vài phần động khi nói đến khoản dự phòng cho các bút toán tài khoản đáng ngờ. Để làm cho mọi thứ dễ hiểu hơn, hãy xem qua một ví dụ về mục nhập dự phòng nợ khó đòi.
Giả sử doanh nghiệp của bạn đã mang lại doanh thu trị giá 60.000 đô la trong kỳ kế toán. Dựa trên xu hướng lịch sử, bạn dự đoán rằng 2% doanh thu của bạn trong kỳ sẽ là các khoản nợ khó đòi ($ 60.000 X 0,02). Ghi nợ tài khoản Chi phí Nợ khó đòi 1.200 đô la và ghi có Phụ cấp cho Tài khoản nghi ngờ 1.200 đô la cho các khoản thanh toán mặc định ước tính.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| XX / XX / XXXX | Chi phí Nợ khó đòi | Các khoản thanh toán mặc định ước tính | 1.200 | |
| Trợ cấp cho các Tài khoản Nghi ngờ | 1.200 |
Nếu một khoản nợ khó đòi chuyển thành nợ khó đòi, hãy ghi có vào tài khoản Khoản phải thu của bạn, giảm số tiền còn nợ cho doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng phải ghi nợ tài khoản Phụ cấp cho Tài khoản Nghi ngờ.
Nếu bạn không thể thu được số tiền nợ doanh nghiệp của mình, mục nhập nhật ký của bạn sẽ có dạng như sau:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| XX / XX / XXXX | Trợ cấp cho các Tài khoản Nghi ngờ | Thanh toán mặc định | X | |
| Các khoản phải thu | X |
Trong một số trường hợp, bạn có thể xóa số tiền mà khách hàng nợ bạn trong sách của bạn chỉ để họ quay lại và trả cho bạn. Nếu khách hàng kết thúc thanh toán (ví dụ:đại lý thu nợ thu tiền của họ) và bạn đã xóa số tiền họ nợ, bạn cần phải hoàn nguyên tài khoản.
Để đảo ngược tài khoản, hãy ghi nợ tài khoản Khoản phải thu của bạn và ghi có Khoản phụ cấp cho Tài khoản Nghi ngờ của bạn cho số tiền đã thanh toán.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| XX / XX / XXXX | Các khoản phải thu | Thanh toán mặc định | X | |
| Trợ cấp cho các Tài khoản Nghi ngờ | X |
Với phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot, bạn có thể theo dõi các hóa đơn chưa thanh toán và dễ dàng cập nhật sổ sách kế toán của mình. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 12 tháng 11 năm 2014.