Bất kể bạn điều hành loại hình kinh doanh nào, bạn có thể sở hữu tài sản giúp bạn cung cấp các sản phẩm và dịch vụ. Tài sản của công ty bạn là một phần có giá trị trong hoạt động của bạn và cần được bảo quản cẩn thận. Sử dụng hệ thống quản lý tài sản cố định để sắp xếp thông tin về tài sản doanh nghiệp của bạn.
Tài sản cố định là các khoản mục dài hạn làm tăng giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Chúng là những tài sản hữu hình mà bạn không mong đợi sẽ chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng chưa đầy một năm. Tài sản vô hình dài hạn cũng có thể được gọi là tài sản cố định, giống như nhãn hiệu hoặc bằng sáng chế.
Bạn mua tài sản cố định để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ, cho bên thứ ba thuê hoặc sử dụng trong hoạt động kinh doanh của mình. Sau đây là các ví dụ phổ biến về tài sản cố định:
Tài sản cố định có thời gian sử dụng hữu ích dài hơn một năm. Vì lý do này, hàng tồn kho không phải là tài sản cố định vì bạn muốn chuyển nó thành tiền mặt càng nhanh càng tốt.
Vì bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ, nên việc quản lý tài sản cố định của bạn không phải là vấn đề quá đau đầu. Quản lý tài sản cố định giúp bạn theo dõi, bảo vệ và định giá tài sản của công ty mình.
Bạn có thể sử dụng thẻ tài sản được đánh số thứ tự để quản lý tài sản cố định. Thẻ nội dung là các nhãn có mã vạch chứa thông tin về từng nội dung. Bạn có thể theo dõi nội dung của mình bằng cách sử dụng trình đọc mã vạch di động và tạo báo cáo.
Phần mềm quản lý tài sản cố định có thể giúp bạn quản lý tài sản của doanh nghiệp. Có nhiều loại giải pháp phần mềm khác nhau để quản lý tài sản cố định. Hãy chắc chắn rằng bạn chọn một cái dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Chương trình phần mềm phải dễ sử dụng và có tất cả các tính năng bạn cần để quản lý tài sản.
Để quản lý tài sản cố định, hãy theo dõi các chi tiết chính về tài sản doanh nghiệp của bạn. Những chi tiết này bao gồm các mục sau.
Bạn cần biết tài sản cố định của mình nằm ở đâu. Điều này quan trọng nếu bạn sử dụng tài sản của công ty bên ngoài hoạt động kinh doanh của mình hoặc bạn mở một địa điểm kinh doanh thứ hai.
Sử dụng một hệ thống để theo dõi khi bạn hoặc một thành viên trong nhóm di chuyển tài sản cố định. Ví dụ:nếu nhân viên của bạn sử dụng xe của công ty để gặp khách hàng, hãy yêu cầu họ ghi lại nơi họ đến.
Theo dõi xem bạn có bao nhiêu tài sản cố định. Điều này sẽ giúp bạn biết khi nào nên mua thêm tài sản. Ví dụ, bạn có thể tìm thấy một hợp đồng tốt cho một thiết bị. Nhưng nếu bạn đã có đủ các thiết bị tương tự, bạn có thể không cần mua một thiết bị khác. Hoặc, bạn có thể thấy rằng mình không có đủ thiết bị và đã đến lúc phải mua thêm.
Lưu ý tình trạng tài sản cố định của bạn. Tài sản kinh doanh của bạn có trong tình trạng nguyên sơ không? Hoặc, nó cũ hơn và có thể sử dụng một số công việc? Tình trạng tài sản của bạn giúp bạn lên lịch bảo trì, lập kế hoạch mua hàng và xác định giá trị doanh nghiệp nhỏ.
Bạn phải cập nhật lịch bảo trì để tài sản cố định có tuổi thọ cao nhất. Tạo một lịch trình bảo trì chung cho tài sản kinh doanh của bạn. Khi bảo trì ngoài kế hoạch xảy ra, hãy ghi lại điều đó trong hồ sơ quản lý tài sản cố định của bạn.
Thông thường, bạn không báo cáo toàn bộ nguyên giá của tài sản cố định trong một năm. Thay vào đó, bạn khấu hao chi phí để tính cho giá trị giảm dần của tài sản theo thời gian. Bạn báo cáo các phần của tổng chi phí trong một số năm cố định. Bạn cần theo dõi tình trạng khấu hao của từng tài sản cố định để biết những gì cần báo cáo trên tờ khai thuế của doanh nghiệp.
Việc quản lý tài sản cố định có thể khó khăn nếu bạn không có tổ chức. Bạn cần ghi chép việc mua, khấu hao và bán tài sản cố định vào sổ sách của mình.
Quy trình quản lý tài sản cố định là để hạch toán, bảo trì phòng ngừa và ngăn chặn hành vi trộm cắp. Bạn cần biết các thông tin sau về tài sản cố định của mình:
Bạn có thể sử dụng dữ liệu để tạo báo cáo về tài sản doanh nghiệp. Các báo cáo giúp bạn xem xét tình hình tài chính của mình, nộp biểu mẫu thuế và trao đổi với người cho vay.
Quản lý tài sản cố định dễ dàng hơn khi các vấn đề và cơ hội xuất hiện. Dưới đây là một số cách quản lý tài sản cố định có thể giúp doanh nghiệp của bạn thành công:
Cần một cách đơn giản để theo dõi tất cả các giao dịch kinh doanh nhỏ của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và được thực hiện cho những người không phải là kế toán. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.