Trong số 400 người trả lời khảo sát, 91% cho biết họ sẽ hiệu quả hơn nếu không gian làm việc của họ được tổ chức. Nếu bạn tin rằng tổ chức ảnh hưởng đến năng suất, bạn có nên sắp xếp sổ sách kế toán của mình tốt hơn không?
Sắp xếp sách của bạn không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả mà còn giúp bạn hợp pháp. Vì vậy, khi bạn chi tiền trong kinh doanh, bạn phải ghi lại các khoản chi tiêu của mình. Đó là nơi tài khoản chi phí của bạn xuất hiện. Vậy, tài khoản chi phí là gì?
Đọc tiếp để xem lại chi phí đầu tiên là gì trước khi đi sâu vào thế giới của các tài khoản chi phí.
Chi phí là những chi phí mà doanh nghiệp phải gánh chịu trong quá trình hoạt động kinh doanh thường xuyên. Bạn phải chịu chi phí khi doanh nghiệp của bạn chi tiền (ví dụ:khi bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ).
Một số ví dụ về chi phí trong kế toán bao gồm:
Chi phí phát sinh là điều không thể tránh khỏi trong kinh doanh. Tuy nhiên, có một số loại chi phí bạn nên biết để kiểm soát tài chính của mình và tuân thủ pháp luật.
Trước khi chúng ta tìm hiểu tài khoản chi phí là gì, bạn cần tự làm quen với các loại chi phí khác nhau.
Có một số loại chi phí, bao gồm:
Chi phí hoạt động so với chi phí phi hoạt động: Chi phí hoạt động là chi phí liên quan đến các hoạt động chính của doanh nghiệp của bạn, như giá vốn hàng bán (COGS). Mặt khác, chi phí phi hoạt động là chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như lãi vay kinh doanh.
Chi phí cố định so với chi phí biến đổi: Các chi phí bạn phải chịu trong khi điều hành doanh nghiệp của mình cũng có thể được phân loại là cố định hoặc biến đổi. Chi phí cố định là chi phí không đổi, bất kể bạn bán được bao nhiêu (ví dụ:tiền thuê). Chi phí biến đổi là chi phí thay đổi dựa trên số lượng bạn bán (ví dụ:lao động trực tiếp). Hãy nhớ rằng chi phí hoạt động của bạn được tạo thành từ cả chi phí cố định và chi phí biến đổi.
Chi phí được khấu trừ so với chi phí không được khấu trừ: Một số chi phí kinh doanh của bạn được khấu trừ, nghĩa là bạn có thể khấu trừ chi phí của chúng khỏi thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp và giảm nghĩa vụ thuế của mình. Đây là một lý do tại sao theo dõi chi phí của bạn là quan trọng. Bạn cũng nên nhớ rằng chi phí được khấu trừ có thể được khấu trừ toàn bộ hoặc một phần.
Tài khoản chi phí giúp bạn theo dõi và sắp xếp các khoản chi phí khác nhau mà doanh nghiệp của bạn có trong một khoảng thời gian. Các khoản chi phí trong tài khoản chi phí được tăng theo các khoản ghi nợ và giảm các khoản ghi có. Tài khoản chi tiêu của bạn tăng lên khi bạn tiêu tiền. Tài khoản chi phí được coi là tài khoản tạm thời, có nghĩa là chúng được đặt lại khi bắt đầu một giai đoạn mới.
Chia nhỏ tài khoản chi phí của bạn thành các tài khoản phụ nhỏ hơn. Bằng cách đó, bạn có thể quan sát xem mình chi tiêu nhiều nhất vào khoản chi nào, theo dõi tiền của mình tốt hơn và luôn ngăn nắp.
Các tài khoản phụ liệt kê số tiền bạn chi tiêu cho từng loại chi phí. Bạn có thể tạo các tài khoản phụ cho tất cả các chi phí của mình, như trả lương và quảng cáo.
Tài khoản chi phí của bạn phải bao gồm số dư cho từng tài khoản phụ cũng như số dư tổng chi phí.
Tài khoản chi phí không phải là tài khoản duy nhất bạn cần theo dõi. Tài khoản chi phí là một trong năm loại tài khoản chính có trong sơ đồ tài khoản của một công ty. Các tài khoản cốt lõi khác là:
Trong khi đọc danh sách trên, bạn có thể đã thắc mắc về sự khác biệt giữa chi phí và nợ phải trả. Nợ phải trả là các khoản chi phí chưa thanh toán mà bạn nợ doanh nghiệp, nhân viên hoặc các tổ chức khác.
Có một số lý do tại sao bạn cần theo dõi chi phí của mình trong một tài khoản trong kinh doanh.
Tách riêng các chi phí của bạn có thể giúp bạn duy trì hợp pháp. Việc tách các khoản chi phí của bạn thành các danh mục khác nhau có thể giúp bạn tránh trộn lẫn các khoản chi phí được khấu trừ và không được khấu trừ. Nếu bạn khấu trừ các chi phí không được khấu trừ khỏi thu nhập chịu thuế của mình, IRS có thể nghi ngờ.
Một tài khoản chi phí cũng rất quan trọng để duy trì tổ chức và giúp bạn lập ngân sách. Khi bạn tách riêng các chi phí của doanh nghiệp, bạn sẽ hiểu rõ hơn về chi phí nào là không đổi và chi phí nào là không liên tục. Bằng cách đó, bạn có thể dự đoán chi phí trong tương lai khi tạo ngân sách của mình.
Thật dễ dàng để tiêu tiền vào những thứ bạn không cần. Với một tài khoản chi phí, bạn có thể dễ dàng so sánh tiền đi và tiền đến. Và bằng cách tách các khoản chi tiêu của bạn thành các tài khoản khác nhau, bạn có thể xác định tất cả tiền của mình đang đi đâu.
Tóm lại, tài khoản chi phí có thể:
Và, cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc tạo một tài khoản chi phí là một phần của việc quản lý sổ sách kế toán của bạn.
Bạn có thể tạo một tài khoản phụ chi phí riêng cho tất cả các chi phí bạn có, chẳng hạn như tiền thuê nhà và tiền bảo hiểm.
Để biết danh sách các chi phí trong kế toán, hãy xem ví dụ về tài khoản chi phí này:
Hãy nhớ rằng đây không phải là danh sách bao gồm tất cả. Bạn có thể có các chi phí khác yêu cầu một danh mục tài khoản chi phí riêng, chẳng hạn như thanh toán khoản vay kinh doanh. Một lần nữa, bất cứ thứ gì bạn chi tiền liên quan đến doanh nghiệp của mình đều được coi là một khoản chi phí.
Tìm kiếm một phần mềm kế toán đơn giản nhưng mạnh mẽ để theo dõi chi phí của bạn? Không cần tìm đâu xa! Phần mềm kế toán của Patriot giúp bạn dễ dàng theo dõi các khoản tiền đi (và đến) của mình. Bắt đầu bản demo tự hướng dẫn của bạn để xem phần mềm của chúng tôi có thể làm gì cho bạn!