Đối với nhiều doanh nhân, các khoản khấu trừ thuế du lịch và giải trí (T&E) có thể là một bãi mìn. Bạn có thể đưa ra một khách hàng tiềm năng để xem “Hamilton” và khấu trừ chi phí của những vé rạp hát ở hàng ghế đầu không? Nếu bạn cùng gia đình đi công tác ở Maui, bạn có thể khấu trừ chi phí vé máy bay và khách sạn của họ không? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thuê một chiếc Ferrari để chở khách hàng dọc theo bờ biển Maui?

Đây là những điều mà mọi chủ doanh nghiệp nhỏ nên biết về các khoản khấu trừ đi lại và giải trí.

Các khoản khấu trừ khi đi du lịch

Một số chi phí đi công tác được khấu trừ với điều kiện đáp ứng được hai tiêu chí:“Thông thường và cần thiết” trong quá trình hoạt động kinh doanh và phải được lập thành văn bản.

Các chi phí thông thường và cần thiết khi đi công tác có thể bao gồm:

• Di chuyển bằng máy bay, ô tô, xe buýt hoặc xe lửa giữa nhà bạn và điểm đến
• Phương tiện di chuyển tại điểm đến (nghĩa là đi xe đưa đón từ sân bay đến khách sạn của bạn; đi taxi từ khách sạn của bạn đến hội nghị; chi phí thuê ô tô)
• Chi phí số dặm thực tế hoặc tiêu chuẩn khi sử dụng xe riêng hoặc xe kinh doanh của bạn cho chuyến đi
• Bãi đậu xe, phí cầu đường và các chi phí khác liên quan đến việc sử dụng phương tiện đó
• Nhà nghỉ
• Các bữa ăn (chi phí thực tế của bữa ăn hoặc công tác phí tiêu chuẩn IRS)
• Dịch vụ giặt hấp hoặc giặt thường
• Các mẹo liên quan đến các dịch vụ ở trên

Còn việc kết hợp đi công tác và du lịch cá nhân thì sao?

Bạn có thể khấu trừ các chi phí liên quan đến kinh doanh ngay cả khi một phần của chuyến đi bao gồm thời gian nghỉ phép cá nhân. Tuy nhiên, bạn không thể khấu trừ chi phí cho các thành viên gia đình đi cùng bạn trong chuyến công tác trừ khi họ tham dự vì lý do công việc.

Giả sử bạn đến Maui cho một triển lãm thương mại ba ngày và dẫn theo chồng và con trai của bạn, sau đó dành hai ngày để tham quan như một gia đình. Bạn có thể khấu trừ chi phí của mình trong ba ngày diễn ra đại hội, nhưng không được khấu trừ vào những ngày cá nhân. Bạn không thể khấu trừ chi phí của gia đình mình cho bất kỳ phần nào của chuyến đi trừ khi có lý do công việc chính đáng để họ tham dự (ví dụ:nếu chồng bạn đang làm việc trong gian hàng triển lãm thương mại của bạn).

Các khoản khấu trừ cho Giải trí

IRS định nghĩa “giải trí” là “bất kỳ hoạt động nào thường được coi là cung cấp giải trí, vui chơi hoặc giải trí.” Điều này có thể bao gồm những vị khách đang giải trí tại:

• Câu lạc bộ đêm hoặc quán bar
• Câu lạc bộ xã hội, thể thao hoặc thể thao
• Tại nhà hát hoặc phòng hòa nhạc
• Tại các sự kiện thể thao
• Trên du thuyền
• Đi săn, câu cá, đi nghỉ và các chuyến đi tương tự
• Cung cấp các nhu cầu cần thiết khi đi du lịch, chẳng hạn như chỗ ở, ô tô hoặc phương tiện di chuyển khác và bữa ăn cho khách hàng khi họ đến thăm

Một cuộc thảo luận kinh doanh không nhất thiết phải dẫn đến doanh số bán hàng hoặc công việc kinh doanh thực tế để được khấu trừ chi phí giải trí. Tuy nhiên, các chi phí phải “liên quan trực tiếp đến” hoặc “liên quan đến” việc tiến hành hoặc thảo luận kinh doanh.

Hoạt động giải trí diễn ra trong môi trường kinh doanh có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh. Ví dụ như tổ chức tiệc chiêu đãi tại hội nghị ngành hoặc đưa khách hàng đi ăn tối sau triển lãm thương mại. (Bạn có thể khấu trừ một bữa ăn như một chi phí đi lại hoặc giải trí, nhưng không được khấu trừ cả hai.)

Chi phí giải trí “có liên quan” ít rõ ràng hơn.

Những loại hình giải trí này thường diễn ra trong bối cảnh không thực sự có lợi cho việc thảo luận kinh doanh, chẳng hạn như hộp đêm, nhà hát hoặc một sự kiện thể thao.

Tuy nhiên, nếu hoạt động giải trí diễn ra trước hoặc sau một cuộc thảo luận kinh doanh quan trọng, nó thường được coi là có liên quan đến kinh doanh. Nếu khách hàng có cuộc họp với nhóm của bạn vào thứ Hai, bay đến thị trấn vào chiều Chủ Nhật và bạn đưa họ đến một trận đấu bóng chày vào tối Chủ Nhật, chi phí giải trí đó sẽ được khấu trừ.

Giữ Hồ sơ Tốt

Nói chung, các khoản khấu trừ chi phí đi lại và giải trí được giới hạn ở 50 phần trăm chi phí. Để chứng minh các khoản khấu trừ của bạn là hợp pháp, bạn phải lưu giữ hồ sơ chi tiết. Bạn nên ghi lại chi phí hàng tuần (thường xuyên hơn khi đi công tác căng thẳng). Hồ sơ “được lưu giữ kịp thời” (nghĩa là được ghi lại ngay sau sự kiện) có giá trị với IRS hơn so với chi phí bạn tạo lại một năm sau đó từ bộ nhớ.

Khi ghi chi phí đi du lịch và giải trí, hãy giữ lại biên lai và nhớ ghi lại số tiền, ngày tháng, địa điểm và lý do kinh doanh cho khoản chi phí đó.

Loại bỏ sự phức tạp của biên lai bằng giấy bằng cách sử dụng ứng dụng theo dõi chi phí để quét hoặc chụp ảnh biên lai bằng điện thoại thông minh của bạn. Hãy tìm một phần mềm tích hợp với phần mềm kế toán và tính lương của bạn và cung cấp các tính năng báo cáo để giúp bạn theo dõi chi phí.

Để biết thêm thông tin

IRS Publication 463 Chi phí đi lại, giải trí, quà tặng và xe hơi, có thêm thông tin và ví dụ để giúp bạn hiểu các khoản khấu trừ đi lại và giải trí. Vì khu vực này rất phức tạp, tuy nhiên, hãy nhớ nói chuyện với