Bạn đã từng nghe câu nói:bạn cần phải tiêu tiền để kiếm tiền là có lý do.

Đặc biệt là khi bạn mới bắt đầu kinh doanh, bạn sẽ có rất nhiều chi phí ban đầu buộc bạn phải chi trước khi nhận được thanh toán.

Ví dụ:bạn mua / thuê một chiếc xe tải để giao hàng hóa sau đó sẽ được lập hóa đơn và thu tiền, xây dựng một cửa hàng bán lẻ trước khi mở cửa kinh doanh, thuê nhân viên trước khi họ có thể sản xuất hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và quảng cáo để tạo ra khách hàng tiềm năng để bán hàng trong tương lai.

Trong một tình huống ngược lại, một tổ chức phi lợi nhuận thường có một đợt gây quỹ lớn vào đầu năm tài chính và sau đó hy vọng sẽ nhận được đủ số tiền quyên góp để trang trải chi phí cho phần còn lại của năm.

Ngân sách sẽ giúp bạn đối sánh những khoản chi tiêu ban đầu này với những khoản thu tiếp theo để bạn biết những gì sẽ xảy ra, đặc biệt là về lượng tiền mặt sẵn có, và do đó bạn sẽ biết nơi nào cần giải quyết tình trạng thiếu tiền mặt.

Chuẩn bị ngân sách thường là một lần trong năm mà một doanh nghiệp nhỏ tập trung vào năm sắp tới hơn là những thách thức của ngày hôm nay.

Bạn chuẩn bị ngân sách như một công cụ giúp bạn lãnh đạo, quản lý và kiểm soát các hoạt động và tài chính của doanh nghiệp mình. Có thể có những người dùng thứ cấp của thông tin, như nhân viên của bạn, những người cần hiểu mục tiêu và tiến độ của công ty. Và nếu bạn có một khoản vay ngân hàng, nhân viên ngân hàng của bạn có thể sẽ muốn xem ngân sách và kết quả thực tế.

Định dạng ngân sách tốt là gì?

Khi bạn hình dung ngân sách, bạn có thể thấy các bảng tính có nhiều con số. Nhưng quan trọng hơn những con số là các giả định thúc đẩy các phép tính.

Do đó, trang đầu tiên trong ngân sách của bạn phải là những giả định này - những sản phẩm / dịch vụ nào đang được bán với giá và khối lượng bao nhiêu và những động lực chính cho chi phí, như số lượng nhân viên và địa điểm, các sáng kiến ​​tiếp thị khác nhau, v.v.

Về bản chất, bạn có cả ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính, và cả hai đều gắn bó chặt chẽ với nhau.

Có hai định dạng tài chính chính mà bạn có thể sử dụng:báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp đã thành lập, hãy sử dụng cả hai, cộng với bất kỳ khoản phải thu và hàng tồn kho nào từ bảng cân đối kế toán. Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp mới, hãy chỉ tập trung vào dòng tiền.

Các định dạng này sẽ giúp bạn xác định mức doanh thu bạn cần để trang trải chi phí và tạo ra lợi nhuận để bạn có thể tự trả và số tiền mặt, nếu có, bạn sẽ cần để tài trợ cho những khoản thiếu hụt tiền mặt.

Ngân sách sẽ cung cấp cho bạn thông báo trước về thời điểm những khoản thiếu hụt này có thể xảy ra để bạn có thể bắt đầu thu xếp tiền sớm để trang trải chúng, chẳng hạn như từ nguồn lực cá nhân hoặc khoản vay ngân hàng.

Để xác định mức độ chi tiết của ngân sách, ngân sách phải đồng bộ với báo cáo hàng tháng của bạn về doanh thu và chi phí thực tế.

Thông thường, trong một công ty khởi nghiệp kinh doanh, không có đủ thông tin để có ngân sách thông minh tăng dần trong vòng chưa đầy một năm. Vì vậy, hãy hướng tới mục tiêu này:nếu ngân sách của năm ngoái là cho cả năm, thì năm nay hãy thực hiện theo quý. Tương tự như vậy nếu năm ngoái là theo quý thì năm nay tính theo tháng.

Thông tin ngân sách đến từ đâu?

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp đã thành lập, bạn có kết quả của năm ngoái và bạn biết mình đã vượt hoặc thiếu ngân sách của năm ngoái ở đâu.

Đây là điểm khởi đầu của bạn cho năm hiện tại. Trong các giả định của bạn, hãy nêu những thay đổi về thị trường và hoạt động được dự đoán cùng với bất kỳ sáng kiến ​​nào bạn lập kế hoạch.

Ngoài ra, nếu bạn đã lập một ngân sách cho cả công ty vào năm ngoái và bạn có một nhóm, hãy thử phân chia ngân sách theo các lĩnh vực trách nhiệm và thu hút các thành viên trong nhóm giúp phát triển ngân sách cho các lĩnh vực riêng của họ - điều đó sẽ giúp ích cho việc cam kết và chịu trách nhiệm.

Nếu bạn là một doanh nghiệp mới, việc lập ngân sách sẽ khó khăn hơn vì không có sẵn các điểm tham chiếu. Hy vọng rằng bạn đã chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh, và trong phần tài chính có một dự báo. Sử dụng năm đầu tiên của dự báo đó cho điểm bắt đầu ngân sách của bạn.

Sử dụng và Duy trì Ngân sách

Đối với mỗi kỳ báo cáo, thường là một tháng, hãy chuẩn bị báo cáo - dễ dàng nếu bạn đang sử dụng phần mềm kế toán - với kết quả thực tế, số tiền được lập ngân sách và sự khác biệt cho cả tháng hiện tại và năm tính đến thời điểm hiện tại.

Thông thường, các con số ngân sách không thay đổi, ngay cả khi có những thay đổi lớn về thị trường hoặc hoạt động, vì điều quan trọng là phải biết kế hoạch ban đầu là gì. Tuy nhiên, trong một công ty nhỏ ở giai đoạn đầu, cần phải có sự linh hoạt, vì vậy tôi khuyên bạn nên xem xét giữa năm những gì đã xảy ra từ đầu năm đến nay và những gì được dự đoán cho sáu tháng cuối năm, sau đó điều chỉnh ngân sách cho phù hợp.

Mẹo lập ngân sách

Sau đây là những ý tưởng tôi sử dụng trong việc chuẩn bị ngân sách và những ý tưởng này tôi chia sẻ với khách hàng SCORE của mình.

• Viết ra các giả định chính trước khi tốn nhiều công sức để tính toán tất cả các chi tiết hàng tháng. Nói cách khác, hãy phát triển bản đồ đường đi chung trước khi xử lý máy tính.
  
  • Để biết doanh thu, hãy liệt kê các sản phẩm và dịch vụ chính mà bạn cung cấp và số lượng khách hàng hiện tại và khách hàng mong đợi vào cuối năm. Quan trọng nhất, hãy liệt kê giá cả và số lượng sản phẩm dự kiến ​​trong năm tới. Liệt kê các thành phần chính của kế hoạch tiếp thị sẽ gây ra những doanh số bán hàng này - nhóm bán hàng, quảng cáo, trang web, tiếp thị qua email, đối tác kênh, sử dụng phương tiện truyền thông xã hội, v.v.
  • Điều quan trọng cần biết về những lần bán hàng này là gì? Ví dụ, có những khoản phí vận chuyển quan trọng cần theo dõi, còn về việc trả hàng thì sao? Nếu bạn tính thuế bán hàng, hãy giữ các khoản này riêng biệt vì đây là tiền của chính phủ. Họ bán hàng bằng tiền mặt hay bạn cung cấp các điều khoản tín dụng?
• Liệt kê ba danh mục chi phí riêng biệt trong ngân sách của bạn:chi phí biến đổi (những chi phí liên quan trực tiếp đến việc sản xuất một sản phẩm như lao động và nguyên vật liệu), bán cố định (như quảng cáo, có thể tăng hoặc giảm theo thời gian) và cố định chi phí (tiền thuê nhà, bảo hiểm, hầu hết nhân viên, kiểm toán, v.v.)
• Các khoản chi phí thường dễ dự báo hơn doanh số bán hàng, vì vậy hãy cung cấp các khoản dự phòng. Ví dụ, trong năm qua, bạn có thể giảm doanh thu trong ngân sách 20 phần trăm và tăng chi phí lên 10 phần trăm. Tốt hơn hết là hứa và giao quá mức.
• Mặc dù ngân sách có thể được viết tay trong sổ tay, nhưng tốt nhất bạn nên sử dụng phần mềm, được tạo bằng hệ thống kế toán của bạn hoặc bằng bảng tính Excel. Chuẩn bị ngân sách là một quá trình lặp đi lặp lại. Không chắc bạn sẽ thích kết quả của lần thử đầu tiên, vì vậy bạn sẽ điều chỉnh các giả định và sau đó thay đổi các con số cho phù hợp. Hãy cẩn thận để không đánh lừa bản thân bằng cách thay đổi các con số để có được kết quả mong muốn mà không thay đổi các giả định và sau đó kiểm tra thực tế của giả định mới.

Bài học rút ra chính

• Lập ngân sách là để giúp bạn quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh của mình, đặc biệt tập trung vào số tiền nhận và chi - tất cả đều hướng tới một năm trước. Vì vậy, bạn sẽ biết trước khả năng thiếu hụt tiền mặt.
• Ngân sách ở cùng mức độ chi tiết và định dạng như khi bạn báo cáo kết quả thực tế
• Kiểm tra kết quả từ đầu năm đến nay giữa năm và dự báo sáu tháng tới để xác định xem ngân sách của bạn có nên được cập nhật hay không.
• Hãy thận trọng trong các giả định về ngân sách vì doanh thu thường mất nhiều thời gian hơn để đạt được so với kế hoạch trong khi các khoản chi thường liên tục.