Bất kể doanh nghiệp nhỏ của bạn lớn hay nhỏ, có những tài liệu quan trọng mà tất cả các chủ doanh nghiệp cần phải bảo mật. Các tài liệu nội bộ, hồ sơ tài chính hoặc bất kỳ tài liệu nào có thông tin nhận dạng cá nhân cần được bảo mật.
Tôi ngạc nhiên là có bao nhiêu chủ doanh nghiệp nhỏ lưu giữ các tài liệu quan trọng trên máy tính xách tay của họ, có khả năng lộ dữ liệu kinh doanh nhạy cảm nếu bị mất hoặc bị đánh cắp. Bạn có thể bảo vệ bằng mật khẩu tài liệu của mình như một cấp độ bảo mật bổ sung. Sử dụng tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trong Microsoft Word và Excel để hạn chế người dùng trái phép mở hoặc thực hiện thay đổi. Trong Adobe Acrobat, bạn có thể bảo vệ các tệp PDF để ngăn chặn việc mở, in, chỉnh sửa và sao chép tệp. Việc bảo vệ tài liệu PDF khỏi các chỉnh sửa nên trở thành tiêu chuẩn khi gửi hợp đồng.
Bạn cần nhiều hơn một chiếc tủ đựng hồ sơ có khóa để bảo vệ những tài liệu quan trọng. Tài liệu giấy, hoặc bản cứng, rất tốt để truy cập dễ dàng, nhưng cần có một bản sao lưu kỹ thuật số. Đầu tư vào một máy quét tốt và quét các tài liệu quan trọng của bạn sang các tệp kỹ thuật số. Quét tất cả các tài liệu quan trọng và lưu chúng vào dịch vụ lưu trữ dựa trên đám mây như Dropbox, JustCloud và SugarSync. Lưu trữ dựa trên đám mây cho phép các tệp được lưu trên các máy chủ từ xa có thể truy cập được từ internet. Bạn không phải lo lắng về các tệp trong trường hợp xảy ra thiên tai, hỏa hoạn, đột nhập hoặc nếu ổ cứng máy tính của bạn bị hỏng. Hầu hết các dịch vụ lưu trữ dành cho doanh nghiệp dựa trên đám mây cũng cho phép bạn theo dõi cách dữ liệu mà ai đã truy cập tệp và thông tin có được chia sẻ hay không.
Hãy nhớ khi bạn cần chữ ký từ khách hàng và bạn phải quét, in và gửi tài liệu qua email sau đó họ sẽ phải in, ký và gửi email? Quá trình này cho phép dữ liệu nhạy cảm được gửi qua email, đây là một rủi ro bảo mật. Những ngày đó đã biến mất nhờ Chữ ký điện tử, Chữ ký điện tử, cho phép các tài liệu được ký điện tử một cách hợp pháp. Với các công cụ như DocuSign và AdobeSign, doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể ký các tài liệu ngay lập tức mà không cần in tất cả.
Thoát khỏi sự lộn xộn của việc giữ hóa đơn giấy tờ. Sử dụng điện thoại thông minh của bạn để chụp ảnh các giao dịch mua hàng liên quan đến công việc kinh doanh của bạn. Các dịch vụ như Shoeboxed hoặc Expensify có thể giúp theo dõi chi phí dễ dàng hơn. Khi mua sắm tại các cửa hàng như Staples hoặc Office Depot, hãy gửi biên nhận qua email vào tài khoản doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ nhận được cảnh báo trên điện thoại thông minh xác nhận rằng bạn đã nhận được biên lai của mình.
Thực hiện các chính sách sẽ trở thành thực tiễn tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Chia sẻ các chính sách nội bộ của bạn với nhân viên để đảm bảo rằng mọi người đều nhận thức rõ về những kỳ vọng.
