Khi tổ chức của bạn hoạt động kinh doanh hàng ngày, có rất nhiều bộ phận chuyển động (và không thay đổi) để giữ cho tất cả các khía cạnh tiến triển hài hòa.

Hai yếu tố quan trọng là hàng tồn kho và tài sản của bạn, những yếu tố này tạo nên phần lớn hoạt động kinh doanh của bạn - từ tầng bán hàng đến văn phòng sau và nhà kho.

Trước khi chúng tôi đi vào quản lý tài sản và khoảng không quảng cáo của bạn, trước tiên hãy xem định nghĩa của từng loại:

• Nội dung - những gì bạn sở hữu.
• Khoảng không quảng cáo - những gì bạn bán.

Nó có vẻ khá đơn giản khi nó được diễn đạt thành lời. Nhưng việc tổ chức và quản lý nguyên vật liệu thô hoặc thành phẩm trong không gian sản xuất hoặc sản phẩm trên các kệ kho bán lẻ - có thể phức tạp. Điều đó thậm chí còn phức tạp hơn nếu bạn theo dõi tài sản hoặc khoảng không quảng cáo bằng các quy trình thủ công như bút và giấy hoặc bảng tính - hoặc hoàn toàn không quản lý các phần này của doanh nghiệp của bạn. Nếu điều này giống như bạn, thì bạn không đơn độc, theo Báo cáo trạng thái doanh nghiệp nhỏ của Wasp Barcode .

• 48% doanh nghiệp nhỏ không quản lý hàng tồn kho hoặc sử dụng các quy trình thủ công.
• 55% doanh nghiệp nhỏ sử dụng quản lý tài sản thủ công hoặc hoàn toàn không theo dõi tài sản.

Khi điều này đúng với công ty của bạn, bạn không thể tin tưởng vào các con số bán hàng hoặc không thể thực sự biết liệu thiết bị di động của nhân viên bán hàng của bạn có bị đặt sai vị trí hay đã "đi tắt" một thời điểm nào đó. Nếu không có quản lý tự động, lỗi của con người có thể tăng lên theo thời gian, dẫn đến các báo cáo không chính xác và các thành viên hội đồng quản trị không hài lòng khi doanh số bán hàng giảm và tài sản dường như biến mất. Và trong khi đó, sự hài lòng của khách hàng giảm mạnh khi món đồ yêu thích của họ không còn trong kho.

Quản lý tài sản:nó sẽ tạo ra sự khác biệt gì?

Tài sản của công ty bạn rất quan trọng. Các vật dụng mà công ty bạn sở hữu giúp thực hiện các công việc hàng ngày trở nên khả thi - từ bàn, ghế và máy tính ở văn phòng, đến điện thoại thông minh và máy quét cho nhà kho và nhân viên hiện trường của bạn. Nếu không theo dõi những tài sản này, bạn có khả năng bị mất hoặc thất lạc những vật dụng đắt tiền hoặc để chúng cũ hoặc lỗi thời. Điều này có thể tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc.

Nick Heller, giám đốc sản xuất tại Sân vận động Đại học Phoenix, cho biết đây là trường hợp của bộ phận sản xuất của đội bóng Arizona Cardinals. Khi không có hệ thống quản lý tài sản, anh ta không bao giờ biết thiết bị được sử dụng lần cuối khi nào hoặc ai sử dụng nó lần cuối nếu một món đồ bị mất tích. Thông thường, nhiều sự kiện sẽ được lên lịch vào một ngày nhất định, với số lượng thiết bị có giá trị lên đến 100.000 đô la được sử dụng. Không thể theo dõi được đâu là nơi. Tuy nhiên, kể từ khi phi hành đoàn triển khai hệ thống quản lý tài sản, họ đã tiết kiệm được từ 5 đến 20 giờ lao động cho mỗi sự kiện.

Giống như Arizona Cardinals, công ty của bạn có thể cải thiện đáng kể hiệu quả do các yếu tố sau.

• Quản lý dữ liệu nội dung tốt hơn: Hệ thống quản lý tài sản không chỉ cho phép bạn truy cập hồ sơ trong thời gian thực mà nhiều nhân viên có thể sử dụng hệ thống đồng thời trên một cơ sở dữ liệu toàn diện, thay vì nhiều bảng tính. Điều này giúp loại bỏ việc dữ liệu bị ghi đè hoặc các báo cáo được gửi với thông tin tài sản không chính xác.
• Duy trì hồ sơ tài sản kỹ lưỡng và chính xác: Việc sử dụng máy quét mã vạch và nhãn đảm bảo bạn nắm bắt được tất cả các dữ liệu cần thiết một cách chính xác, không bị lỗi khóa.
• Chuẩn bị và gửi báo cáo nhanh hơn: Tạm biệt những giờ lãng phí trong việc sàng lọc hàng đống bảng tính để biên dịch dữ liệu cho các báo cáo. Các công cụ thân thiện với người dùng có nghĩa là bạn dễ dàng tải xuống thông tin. Bạn thậm chí có thể tùy chỉnh các báo cáo để đáp ứng nhu cầu của bất kỳ ai cần số liệu - quản lý kho hàng, giám đốc tài chính hoặc kiểm toán viên công ty của bạn.
• Dễ dàng quản lý các yêu cầu thay đổi: Yêu cầu thay đổi nội dung sẽ được đơn giản hóa để tạo quy trình phê duyệt. Và vì dữ liệu chính xác và được cập nhật theo thời gian thực nên bạn sẽ luôn có một lịch sử đầy đủ, điều này đặc biệt có giá trị trong quá trình kiểm tra.
• Tự động hóa chuyển tài sản: Đồng thời, giải pháp quản lý tài sản tự động cung cấp cho bạn các công cụ để thực thi việc tuân thủ, tăng hiệu quả cũng như loại bỏ lỗi và sự chậm trễ khi chuyển giao tài sản.
• Duy trì nội dung: Ngân sách tốt hơn cho việc thay thế tài sản bằng cách theo dõi tình trạng tài sản và bảo trì bằng nhật ký dễ sử dụng của tài sản bạn hiện có trong nhà.

Đã đến lúc lấy "kho" các quy trình kiểm kê của bạn

Đối với tài sản của bạn, bạn hoàn toàn phải theo dõi khoảng không quảng cáo của doanh nghiệp mình. Khi bạn nắm chắc những mặt hàng nào có sẵn để giao và mặt hàng nào bạn không, thì gần như không thể phục vụ khách hàng của bạn một cách xuất sắc. Đó là nơi mà Process Control Outlet (PCO), một đại lý bán lẻ đồ điện tử công nghiệp, đã thành lập. Ngay cả khi đã kinh doanh được 13 năm, công ty vẫn chưa bao giờ kiểm soát được hàng tồn kho của mình.

Robert Gonzales, trợ lý giám đốc tiếp thị và truyền thông của PCO cho biết:“Khi đại diện bán hàng của chúng tôi nhận được đơn đặt hàng, họ phải đi qua nhà kho để xác minh xem các mặt hàng có thực sự trên kệ hay không”. “Nhân viên của chúng tôi đã lãng phí rất nhiều thời gian, cộng với việc họ không thể mang lại cho khách hàng phản hồi tức thì mà họ xứng đáng được nhận.”

Khoảng không quảng cáo của bạn là nguồn tạo ra doanh thu chính, vậy tại sao lại có nguy cơ mất doanh số bán hàng bởi vì bạn chỉ đơn giản là không biết bạn có gì trên các kệ kho hàng của mình.

Dưới đây là những lợi ích - từ kho hàng đến tầng bán hàng - của hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch.

• Kiểm soát hành vi trộm cắp: Nếu không có sự kiểm soát hàng tồn kho chính xác, không thể biết liệu khách hàng hoặc nhân viên bị thất lạc hoặc đánh cắp các mặt hàng bị thiếu hay không. Có nghĩa là, đừng để đến khi quá muộn và bạn phải ngậm đắng nuốt cay.
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng: Không có gì khiến khách hàng phản đối nhanh hơn việc luôn hết sản phẩm yêu thích của họ. Đối mặt với nó, công ty của bạn có rất nhiều cạnh tranh và người đó có thể đưa doanh nghiệp của mình đi nơi khác nếu bạn không thể đáp ứng nhu cầu của họ. Hệ thống quản lý hàng tồn kho giúp xác định xem một mặt hàng còn trong kho hay không và giúp bạn xác định vị trí của mặt hàng đó dễ dàng hơn. Và tất nhiên, nó sẽ theo dõi những mặt hàng nào đã hết và cung cấp tất cả thông tin liên quan cần thiết để đặt hàng lại.
• Quản lý tài chính chính xác :Sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu bạn bỏ qua một năm mà không có kiến ​​thức về tình hình tài chính của công ty bạn. Hệ thống khoảng không quảng cáo giúp bạn theo dõi hiệu quả hoạt động của mình, cho phép bạn truy cập các chỉ số chính xác, theo thời gian thực trong suốt cả năm. Vì vậy, không bao giờ có bất kỳ sự ngạc nhiên nào.
• Theo dõi sản phẩm: Từ năm này qua năm khác, sẽ có lợi nếu biết những gì bán được và những gì không. Thông tin này giúp bạn lập kế hoạch và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn cho tương lai. Bạn sẽ tránh bị thua lỗ do sản phẩm để trên kệ quá lâu hoặc giảm doanh thu do sản phẩm bán hết quá nhanh so với nhu cầu của khách hàng.

PCO đã có kinh nghiệm hoàn vốn ngay lập tức thông qua quản lý hàng tồn kho, với mức 35 nghìn đô la mỗi năm. Và chi phí hàng tồn kho đã được cắt giảm 50%. Doanh nghiệp của bạn cũng có thể thúc đẩy lợi nhuận bằng cách kiểm soát tài sản và hàng tồn kho và thiết lập doanh nghiệp của bạn để đạt được thành công trong tương lai.