Đại dịch coronavirus đã dừng tất cả các sự kiện trực tiếp và các cuộc tụ họp đông người. Đám cưới, buổi hòa nhạc và các sự kiện thể thao đều đã bị hoãn lại hoặc sửa đổi để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh. Mặc dù nhiều công ty và tổ chức đã lên lịch lại ban đầu, nhưng sự không chắc chắn về thời điểm đại dịch sẽ kết thúc, gây ra nhiều câu hỏi về cách tiếp tục.

Trong khi các sự kiện trực tiếp bị hoãn lại, số lượng các sự kiện ảo đã tăng vọt. Ví dụ:công ty tổ chức sự kiện ảo 6Connex đã chứng kiến ​​sự gia tăng 1.000 phần trăm trong các sự kiện ảo của họ kể từ khi COVID bắt đầu, theo Forbes.

Đã có sự bùng nổ của sự sáng tạo từ những người biểu diễn và sự đổi mới từ các công ty trong việc chuyển sang ảo và tạo ra các chương trình trực tuyến hấp dẫn. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuyển từ ngoại tuyến sang trực tuyến với các sự kiện của mình, thì đây là những điều bạn cần biết về cách bắt đầu với sự kiện ảo.

Chọn nền tảng sự kiện ảo của bạn

Bước đầu tiên để tổ chức một sự kiện ảo là chọn nền tảng của bạn. Nhiều dịch vụ phát trực tuyến này đã tồn tại từ rất lâu trước đại dịch, nhưng tất cả chúng đều trở nên vô cùng phổ biến sau sự xuất hiện của COVID. Dưới đây là một số tùy chọn để xem xét:

• Thu phóng: Thu phóng miễn phí cho các cuộc họp với tối đa 100 người kéo dài 40 phút. Tuy nhiên, có những gói từ $ 150 đến $ 200 cho phép bạn tổ chức tối đa 500 người tham gia, có bộ nhớ đám mây không giới hạn các sự kiện đã ghi, có bản ghi những gì mọi người nói và hơn thế nữa.
• Trực tiếp trên Facebook: Lợi ích của Facebook Live là bản ghi của bạn có thể được chia sẻ tự động trên trang của bạn sau đó, giúp nhiều người có thể truy cập vào trang của bạn hơn. Bạn cũng có thể tích hợp Facebook và Zoom để truyền trực tiếp các sự kiện Zoom của mình trên nền tảng này.
• AdobeConnect: AdobeConnect đưa nhiều nền tảng hội nghị truyền hình tiêu chuẩn lên một tầm cao mới, cho phép bạn có nhiều tùy chỉnh và tính linh hoạt cao hơn để tổ chức một sự kiện có thương hiệu tốt, tương tác và hấp dẫn.
• GoToMeeting: GoToMeeting thường được sử dụng trong môi trường chuyên nghiệp, nhưng có thể được sử dụng cho các sự kiện riêng tư. Nếu bạn định tổ chức hội thảo trên web hoặc hội nghị ảo, nơi bạn bán vé và giới hạn số người tham dự, hãy cân nhắc sử dụng tùy chọn này.

Như bạn có thể thấy, mỗi nền tảng cung cấp các giải pháp cụ thể cho nhu cầu của tổ chức. Tùy chọn bạn chọn sẽ phụ thuộc vào cách bạn định phát nội dung, số lượng người tham gia và trải nghiệm cần tùy chỉnh như thế nào.

Tạo Nội dung Hỗ trợ Có giá trị

Các sự kiện ảo có thể hấp dẫn như các sự kiện trực tiếp — và một cách để làm cho chúng hấp dẫn là cung cấp nội dung hỗ trợ cho người tham dự. Ví dụ:bạn có thể tạo trang tính hoặc một sổ làm việc đầy đủ hoặc thậm chí gửi một túi swag cho tất cả những người tham dự trước sự kiện.

Nội dung hỗ trợ này cũng có thể được chia sẻ với những người tham dự sau đó để họ có thông tin rất lâu sau khi sự kiện kết thúc. Ví dụ, Adobe Summit đã diễn ra hoàn toàn ảo trong năm nay. Tuy nhiên, công ty đã chia sẻ hơn 100 video trên sáu bản nhạc đột phá và miễn phí trực tuyến sau đó. Điều này cho phép các chủ doanh nghiệp nhận được thông tin họ cần và xem thông tin đó vào thời gian của họ.

Đừng quên đảm bảo rằng các tài liệu hỗ trợ này có thể dễ dàng tiếp cận và sẵn có. Bạn có thể muốn lên lịch để gửi email tự động sau sự kiện cùng với bản sao của bản trình bày, bản ghi video và bất kỳ tệp PDF, đồ họa hoặc nội dung mang đi nào mà bạn muốn mọi người có.

Nếu bạn lo lắng về việc chia sẻ phương tiện và sử dụng các tính năng chia sẻ màn hình trong sự kiện của mình, hãy thiết lập một vài hoạt động thực hành với nhóm của bạn. Điều này sẽ giúp bạn làm quen với công nghệ và khắc phục sự cố trước sự kiện thực tế.

Xây dựng kế hoạch xúc tiến

Giống như bất kỳ sự kiện nào, bạn cần xây dựng sự phấn khích xung quanh cuộc tụ họp ảo của mình và khuyến khích mọi người tham dự. Bạn có thể không cần ngân sách tiếp thị quá lớn nếu bạn chỉ tiếp cận mọi người trực tuyến, nhưng bạn vẫn cần tăng cường quảng cáo.

Cân nhắc tạo cảm giác độc quyền trong sự kiện bằng cách giới hạn số lượng người tham dự hoặc tạo “trải nghiệm VIP” bằng cách cung cấp quyền truy cập sớm, nội dung thưởng hoặc cuộc họp trực tiếp với các diễn giả. Điều này khiến mọi người hào hứng khi thúc đẩy doanh số bán vé.

Cũng đừng quên tất cả các chiến thuật quảng cáo thông thường, bao gồm:

• Tiếp thị qua email
• Bài đăng trên mạng xã hội
• Quảng cáo cho khách hoặc người thuyết trình
• Quảng cáo phải trả tiền
• Bản sao trang web cập nhật / các trang đích của sự kiện

Tìm hiểu từ các Sự kiện Ảo khác Đang diễn ra

Bạn không cần phải sáng tạo lại hoàn toàn bánh xe với sự kiện ảo của mình. Khi có nhiều khán giả tham dự các cuộc gặp gỡ ảo này hơn, họ ngày càng cảm thấy thoải mái hơn và biết được điều gì sẽ xảy ra.

Cân nhắc tham dự một vài sự kiện của các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực của bạn hoặc các sự kiện của những người không phải là đối thủ có định dạng mà bạn thích. Ghi chú lại những điều khiến những sự kiện này trở nên tuyệt vời và cách chúng có thể cải thiện. Sau đó, bạn có thể tạo các sự kiện ảo tốt nhất có thể cho khán giả của riêng mình dựa trên những gì gây tiếng vang là tuyệt vời hoặc không tốt cho bạn. Cung cấp cho những người tham dự những gì họ yêu thích về các sự kiện ảo trong khi đặt mục tiêu của riêng bạn vào đó.

Khán giả của bạn hào hứng với sự kiện của bạn

Giống như với bất kỳ điều gì mới, bạn phải sẵn sàng thử, mắc sai lầm và học hỏi khi bạn tiếp tục. Tin tốt là, với tất cả mọi người đều chưa quen với khái niệm này, những người tham dự của bạn có thể không nhận thức được những lỗi nhỏ xảy ra trên đường đi và sẽ dễ dàng tha thứ hơn cho những lỗi họ nhận thấy. Thực hiện từng bước một, chọn nền tảng video của bạn, tạo nội dung hỗ trợ, quảng cáo sự kiện và tham dự những người khác để bạn có thể học hỏi và phát triển với mỗi sự kiện mới mà bạn tham gia