Tùy thuộc vào nơi đặt doanh nghiệp nhỏ của bạn, bạn có thể đang điều hành công ty của mình một cách bình thường nhất có thể trong cuộc khủng hoảng coronavirus này. Bạn có thể đang hoạt động theo các quy định mới, hy vọng là tạm thời, từ chính quyền địa phương hoặc tiểu bang của bạn, hoặc bạn có thể làm mát gót chân của mình ở nhà, chờ đợi khu vực của bạn được cho là bạn có thể mở lại hoạt động kinh doanh của mình.

Dù hoàn cảnh cụ thể của bạn là gì, hầu hết các chủ doanh nghiệp nhỏ đều ngạc nhiên trước tác động của coronavirus đối với doanh nghiệp của họ. Giờ đây, chúng ta đã có ít nhất một chút thông tin, chúng ta có thể chuẩn bị tốt hơn cho những gì có thể xảy ra tiếp theo và quản lý mọi rủi ro mà doanh nghiệp của chúng ta phải đối mặt.

Đánh giá mức độ rủi ro của bạn

Trước tiên, hãy đánh giá mức độ rủi ro của công ty bạn. Hãy rộng rãi nhất có thể. Xem xét tất cả các khu vực có thể bị ảnh hưởng:

• Nhân sự
• Chuỗi cung ứng
• Dòng tiền
• Đối tác kinh doanh
• Giao thông vận tải
• Thông tin liên lạc (nội bộ và bên ngoài)
• Bất động sản
• Thu hút và giữ chân khách hàng

Nếu bạn có nhân viên, hãy để nhân viên hàng đầu của bạn tham gia vào quá trình này. Bao gồm kế toán của bạn trong cuộc thảo luận tại một số thời điểm. Có thể là thông minh nếu chỉ định một người chủ trì chịu trách nhiệm cập nhật tin tức của Covid-19, đặc biệt là bất kỳ quy định nào.

Kế hoạch B của bạn là gì?

Sau khi bạn đã hiểu rõ hơn về những rủi ro mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt, hãy lập một kế hoạch dự phòng (Kế hoạch B). Bắt đầu bằng cách tự hỏi bản thân, “Tôi sẽ làm gì nếu…?” và sau đó liệt kê các lựa chọn thay thế.

Đây là nơi bạn tìm hiểu cụ thể và đưa ra các giải pháp chi tiết. Ví dụ, nếu thành phố của bạn ngừng hoạt động, bạn có thể triển khai các giải pháp ảo nhanh như thế nào? Điều đó có thể không dễ dàng như bạn nghĩ. Chắc chắn, có khả năng toàn bộ nhân viên của bạn có máy tính mà họ có thể sử dụng. Nhưng chúng có an toàn không? Họ có phủ sóng internet đầy đủ tại nhà để năng suất không bị tụt hậu không?

Một số bạn có thể sở hữu các doanh nghiệp không thể hoạt động được. Kế hoạch dự phòng của bạn cần bao gồm các cách kiếm tiền khác có thể có, trong trường hợp ngừng hoạt động. Chúng tôi đã học được nhiều điều từ các chính sách an toàn hơn tại nhà đã có hiệu lực trước đó.

Ví dụ, chủ nhà hàng đã khám phá các giải pháp thay thế khác nhau:

• Mở rộng không gian ăn uống ngoài trời
• Tập trung giao đồ ăn và đón ở lề đường
• Việc sử dụng các dịch vụ giao hàng đã được thiết lập có thể tốn kém. Cân nhắc kết hợp với các chủ nhà hàng (và các doanh nghiệp khác) và tạo dịch vụ giao hàng của riêng bạn để bạn có thể tránh phải trả những khoản phí quá lớn.
• Bán thực phẩm được đóng gói dưới dạng "hàng tạp hóa"

Bạn có thể cập nhật các quy định của ngành tại phần Cập nhật Coronavirus trên trang web Nation’s Restaurant News .

Đối với các nhà bán lẻ phải tạm thời đóng cửa hàng bán thực phẩm, hãy xem xét:

• Mở rộng doanh số bán hàng thương mại điện tử
  
  • Điều này có thể có nghĩa là bạn phải tìm nhà cung cấp mới hoặc thiết kế lại và / hoặc nâng cấp trang web của mình
• Biến các nền tảng xã hội của bạn thành các kênh bán hàng bổ sung
• Bán hàng hóa của bạn trên các thị trường lớn, chẳng hạn như Amazon, Walmart hoặc Etsy
• Cân nhắc thêm tùy chọn giao hàng như nhà hàng cung cấp. (Điều này khác với đặt hàng qua thư.)

Bạn là kế toán, nhà trị liệu hay nhà tư vấn? Kế hoạch B của bạn có thể bao gồm việc tham vấn trực tiếp và gặp gỡ khách hàng bằng các công cụ hội nghị truyền hình.

Bạn có thể cần các kế hoạch dự phòng cho những nhân viên phụ thuộc vào việc đi đến các khách hàng dịch vụ hoặc gặp gỡ các khách hàng tiềm năng. Tạo các chính sách du lịch mới, đưa chúng vào sổ tay nhân viên của bạn và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các quy định mới.

Vẫn mở cho doanh nghiệp, nhưng…

Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn đang mở, bạn cần phát triển các chính sách mới của công ty.

• Bạn có đang đo nhiệt độ của nhân viên hàng ngày trước khi họ có thể vào văn phòng, cửa hàng hoặc nhà hàng của bạn không? Nếu họ bị sốt thì sao? Bạn sẽ trả tiền cho họ khi nghỉ ốm hay PTO?
• Điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên không cảm thấy thoải mái khi đến làm việc? Điều này có thể trở nên phức tạp. Trong khi không có quy định quốc gia nào về vấn đề này, một số tiểu bang và một số thành phố đã thông qua luật giải quyết vấn đề này. Một số nhân viên của bạn có thể có một số tình trạng sức khỏe nhất định khiến họ dễ bị tổn thương hơn. Bạn có thể tạo chỗ ở đặc biệt cho họ không? Cho phép họ làm việc tại nhà, ngay cả khi những người khác đã trở lại văn phòng? Nếu không thể, hãy nói chuyện với nhân viên bị ảnh hưởng. Họ có được nghỉ phép không? Họ có đủ điều kiện xin nghỉ phép theo Đạo luật ứng phó với Coronavirus đầu tiên dành cho gia đình không (FFCRA hay Đạo luật)? Họ có thuộc phạm vi điều chỉnh của Đạo luật Người Mỹ Khuyết tật không?
• Còn khách hàng thì sao — bạn cũng sẽ kiểm tra nhiệt độ của họ chứ? Bạn sẽ xử lý như thế nào nếu khách hàng bị sốt hoặc có vẻ bị ốm?
• Bạn đã thay đổi cách bố trí doanh nghiệp của mình để khách hàng có thể dễ dàng ở cách nhau 6 feet chưa?
• Bạn sẽ thay đổi giờ mở cửa hay giới hạn số lượng người có thể vào doanh nghiệp của bạn cùng một lúc?

Dù bạn đưa ra kế hoạch nào, nó cũng cần phải linh hoạt và bạn có thể thực hiện hoặc thay đổi một cách nhanh chóng.

Tạo kế hoạch truyền thông

Ngày nay, giao tiếp quan trọng hơn bao giờ hết đối với các doanh nghiệp nhỏ. Điều cần thiết là bạn phải giao tiếp thường xuyên với:

• Nhân viên. Tạo một kế hoạch truyền thông nội bộ để cung cấp cho nhân viên của bạn các bản cập nhật mới nhất. Đừng quảng bá thông tin về họ; cho phép họ đặt câu hỏi và trả lời chúng một cách trung thực.
• Khách hàng và khách hàng. Ngoài việc gửi thông tin liên lạc bán hàng thông thường, bạn nên kiểm tra với khách hàng và khách hàng của mình. Hãy cẩn thận để không phổ biến quá mức; chỉ gửi thông tin cập nhật khi bạn có điều gì đó liên quan để nói. Nếu bạn có mối quan hệ cá nhân hơn với khách hàng của mình, chẳng hạn như chủ tiệm làm tóc, bạn có thể muốn đến kiểm tra khoảng một lần một tháng.
• Nhà cung cấp, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Sự gián đoạn chuỗi cung ứng gần đây đã gây khó khăn cho nhiều doanh nghiệp. Giữ liên lạc với các nhà cung cấp, nhà cung cấp và đối tác kinh doanh của bạn có thể tạo ra bất kỳ điều gì bất ngờ.
• Mạng hỗ trợ của bạn . Bạn phụ thuộc vào ai để đưa ra lời khuyên kinh doanh vững chắc cho bạn? Hãy nhớ cập nhật cho kế toán, luật sư, nhân viên ngân hàng, đại lý bảo hiểm, cố vấn SCORE, v.v. về tình trạng kinh doanh của bạn.

Tài nguyên

Tất cả các doanh nghiệp cần duy trì các tiêu chuẩn làm sạch và bảo trì nghiêm ngặt. Trung tâm Kiểm soát Dịch bệnh có một số hướng dẫn bạn nên kiểm tra. OSHA cũng có các bản cập nhật COVID-19. Và Trung tâm phục hồi doanh nghiệp nhỏ của SCORE có rất nhiều thông tin hữu ích.

Quản lý rủi ro

Những ngày này, virus coronavirus đã gây ra rất nhiều công việc cho các chủ doanh nghiệp. Còn nhiều điều cần biết và nhiều việc phải làm. Bạn bắt buộc phải làm bất cứ điều gì có thể để bảo vệ doanh nghiệp mà bạn đã dày công xây dựng.

Tìm hiểu thêm về cách quản lý các rủi ro quan trọng khác trong hướng dẫn điện tử của Progressive, Chuẩn bị và Bảo vệ:Hướng dẫn Xác định và Quản lý Rủi ro của Chủ Doanh nghiệp Nhỏ .