Những người sử dụng lao động yêu cầu nhân viên sử dụng ô tô riêng của họ cho công việc sẽ trả một khoản tiền hoàn lại cho quãng đường đi được. Lý do rất đơn giản. Người sử dụng lao động có thể tuyển dụng và giữ chân những nhân viên chất lượng tốt hơn bằng cách đền bù cho họ chi phí lái xe liên quan đến công việc. Khoản bồi hoàn theo số dặm bay bao gồm các chi phí liên quan đến việc vận hành các phương tiện có động cơ như ô tô, xe tải và xe SUV.

IRS Standard Rates

Mỗi năm, Sở Thuế vụ đặt ra một tỷ lệ tiêu chuẩn cho việc sử dụng xe của doanh nghiệp. Ví dụ, vào năm 2015, tỷ lệ là 57,5 ​​xu cho mỗi dặm. Tỷ lệ hoàn trả được sử dụng để xác định khoản giảm thuế khi đi du lịch liên quan đến công việc không được hoàn trả. Tỷ lệ kinh doanh tiêu chuẩn bao gồm chi phí vận hành một chiếc xe trung bình, bao gồm xăng, bảo dưỡng và sửa chữa, bảo hiểm và khấu hao.

Xóa sổ số dặm phi kinh doanh

Một số khoản bồi hoàn dành cho lái xe không kinh doanh, nhưng vẫn đủ điều kiện để được giảm thuế. Phí đi lại vì lý do di chuyển hoặc y tế có thể được khấu trừ hoặc hoàn lại ở mức 23 xu mỗi dặm vào năm 2015. Mức phí cho lái xe khi thực hiện các hoạt động từ thiện được pháp luật quy định là 14 xu mỗi dặm.

Số dặm cho phép

HR Hero cho biết ba tiêu chí phải được hoàn trả cho số dặm bay để đủ điều kiện là chi phí kinh doanh. Đầu tiên, khoản tiền hoàn lại chỉ có thể được thanh toán cho các chuyến du lịch liên quan trực tiếp đến công việc. Đi lại giữa nhà của bạn và nơi làm việc bình thường không phải là phương tiện đi lại. Thứ hai, nhân viên phải lập hồ sơ lái xe liên quan đến công việc. Cuối cùng, nhân viên phải trả lại bất kỳ số tiền hoàn trả vượt quá nào đã trả. Người sử dụng lao động không bao gồm các khoản hoàn trả số dặm đủ điều kiện làm thu nhập, vì vậy nó hoàn toàn miễn thuế cho nhân viên. Người sử dụng lao động có thể ghi số tiền này như một chi phí kinh doanh.

Lưu trữ hồ sơ để hoàn trả

Nhân viên thường giữ một nhật ký quãng đường để ghi lại việc lái xe liên quan đến công việc của họ. Nó bắt đầu với ngày đầu tiên của năm chiếc xe được sử dụng để kinh doanh và kết thúc với việc đọc đồng hồ đo quãng đường vào ngày cuối cùng. Mỗi mục nhập phải nêu rõ ngày tháng, lý do kinh doanh cho số dặm và nơi bạn đi. Các chỉ số đo quãng đường bắt đầu và kết thúc phải được ghi lại. Người sử dụng lao động sử dụng thông tin này để tính toán khoản bồi hoàn số dặm bằng cách nhân số dặm tính theo tỷ lệ chuẩn IRS.

Tùy chọn Chi phí Thực tế

Người sử dụng lao động thường không sử dụng chi phí xe thực tế vì các yêu cầu lưu trữ hồ sơ. Tuy nhiên, người lao động có thể sử dụng chi phí thực tế nếu vượt quá số tiền hoàn trả. Để sử dụng các chi phí thực tế, một nhân viên phải ghi nhật ký quãng đường và hồ sơ về các khoản thanh toán bảo hiểm, mua xăng, sửa chữa và tất cả các chi phí khác của xe. Một khi nhân viên đó sử dụng chi phí thực tế, anh ta không thể sử dụng lại tỷ lệ chuẩn nếu khấu hao nhanh được yêu cầu. Chỉ các chi phí tương ứng với việc sử dụng xe kinh doanh mới có thể được yêu cầu. Ví dụ:nếu 25% số km lái xe trong một năm liên quan đến công việc, thì 25% chi phí xe thực tế có thể được xóa bỏ.