Doanh nghiệp của bạn sống và chết bởi khả năng mua và bán sản phẩm của bạn với mức lợi nhuận cạnh tranh. Tuy nhiên, bạn có thể coi đó là lý do tại sao việc ghi sổ kế toán lại quan trọng đối với sức khỏe của doanh nghiệp của bạn. Một số sai lầm — chẳng hạn như sai sót — có thể cản trở việc giữ sách chính xác

Hồ sơ tài chính không chính xác khiến việc đo lường khả năng sinh lời và nộp thuế cho các doanh nghiệp nhỏ trở nên khó khăn hơn nhiều so với mức cần thiết.

Đọc tiếp để biết tổng quan về các sai sót kế toán, giải thích về sai sót một phần và toàn bộ, và các ví dụ hữu ích để bạn có thể tránh những sai lầm này và giữ cho sổ sách của mình có trật tự.

Lỗi kế toán là gì?

Sai sót kế toán là bất kỳ loại sai sót nào ảnh hưởng đến các bút toán kế toán. Sai sót kế toán không phải là cố ý và chúng có thể dễ dàng sửa chữa nếu được phát hiện kịp thời.

Bạn nên đề phòng các lỗi của:

• Mục nhập gốc: Số tiền sai được đăng trong một tài khoản
• Sao chép: Mục nhập được ghi nợ hoặc ghi có hai lần
• Đảo ngược mục nhập: Ghi nợ được nhập dưới dạng tín dụng và ngược lại
• Hoa hồng: Các khoản ghi nợ hoặc ghi có được nhập vào đúng tài khoản nhưng không đúng sổ cái phụ
• Bỏ sót: Giao dịch xảy ra nhưng mục nhập chỉ được thực hiện một phần hoặc bị bỏ qua hoàn toàn

Nói chung, những sai sót này xảy ra do không gian làm việc vô tổ chức, thiếu kiểm soát nội bộ (ví dụ:các quy tắc và quy định để xử lý thông tin tài chính) hoặc do người kế toán làm việc quá sức.

Có những cách đơn giản để tránh hầu hết các lỗi mà chúng tôi sẽ đề cập bên dưới. Nhưng trước tiên, hãy xác định lỗi thiếu sót.

Lỗi thiếu sót là gì?

Có hai loại lỗi thiếu sót, lỗi một phần và lỗi hoàn toàn. Cả hai đều có điểm chung — một mục nhập đã bị loại khỏi sổ cái. Tuy nhiên, hai sai sót thường xảy ra ở những vị trí khác nhau trong chu trình kế toán. Chu trình kế toán bao gồm tám bước:

1. Xác định các giao dịch
2. Ghi lại các giao dịch dưới dạng các bút toán
3. Đăng các mục vào sổ cái chung
4. Chuẩn bị số dư dùng thử chưa điều chỉnh
5. Tìm kiếm lý do cho sự mất cân bằng
6. Thực hiện các điều chỉnh
7. Tạo báo cáo tài chính
8. Đóng sách của bạn

Lỗi một phần xảy ra khi bạn ghi lại các giao dịch dưới dạng các bút toán (# 2) hoặc khi bạn đăng các bút toán vào sổ cái (# 3). Đây là những lỗi văn thư. Nếu bạn hoặc nhân viên kế toán của bạn làm việc quá sức, vô tổ chức hoặc thiếu kiểm soát nội bộ, bạn có thể sẽ tìm thấy một số lỗi bộ phận tại một số thời điểm trong năm.

Lỗi hoàn chỉnh thường xảy ra khi xác định giao dịch (# 1) vì giao dịch và dấu vết giấy tờ tùy thân của nó hoàn toàn bị bỏ sót, thất lạc hoặc bị mất. Các lý do tương tự dẫn đến lỗi một phần cũng áp dụng ở đây — người ghi sổ làm việc quá sức, quy trình và không gian làm việc vô tổ chức, cũng như thiếu kiểm soát nội bộ.

Lỗi thiếu sót một phần là gì?

Sai sót một phần xảy ra khi chỉ một phần của giao dịch được ghi lại, ghi nợ hoặc ghi có, nhưng không phải cả hai.

Ví dụ:một giao dịch bán tín dụng được ghi lại cho Cheers Bar trong sổ bán hàng nhưng bị bỏ qua trong tài khoản của Sam Malone (chủ sở hữu). Nếu thiếu một mục nhập, cả hai sẽ không cân bằng lẫn nhau. Điều này sẽ ảnh hưởng đến số dư thử nghiệm.

Lỗi hoàn toàn do thiếu sót là gì?

Một lỗi hoàn toàn thiếu sót xảy ra khi một giao dịch hoàn toàn không được ghi lại. Những lỗi này thường gặp nếu bạn không cẩn thận với biên lai của mình. Một lỗi hoàn toàn rất khó phát hiện. Mọi thứ dường như cân bằng chính xác vì không có hồ sơ ghi có hoặc ghi nợ để cân bằng.

Hãy cùng xem xét ví dụ khác của chúng tôi từ Cheers Bar. Sau khi giao dịch bán tín dụng diễn ra, biên nhận và tất cả ký ức về việc bán hàng sẽ biến mất. Ông Malone vẫn còn hàng hóa mà ông đã mua bằng tín dụng, nhưng vì ông quên ghi lại, ông không nhớ về việc bán hàng hoặc thời hạn tín dụng. Rất khó để phát hiện ra những sai sót hoàn toàn. Thông thường, chủ nợ hoặc con nợ của bạn sẽ cho bạn biết về vấn đề.

Mục nhập sửa chữa:Cách bù đắp sai lầm

Việc để xảy ra sai sót không phải là ngày tận thế đối với nhóm kế toán của bạn. Có một số cách dễ dàng sử dụng mục sửa chữa để sửa những lỗi này.

Đối với các lỗi thiếu sót một phần, chỉ cần thêm vào mục nhập tương ứng và đảm bảo rằng các bút toán ghi nợ và ghi có của bạn vẫn còn số dư.

Đối với lỗi thiếu sót hoàn toàn, mục sửa chữa phụ thuộc vào thời điểm bạn phát hiện ra lỗi. Nếu bạn gặp lỗi trước khi đóng sách, bạn có thể chỉ cần thêm mục nhập vào sổ cái chung của mình. Nhưng nếu bạn phát hiện lỗi muộn, bạn sẽ phải cập nhật lỗi và để lại một bản tường thuật giải thích lỗi sai.

Cách ngăn ngừa sai lầm

Nếu bạn lo lắng về các sai sót kế toán, đừng lo lắng — có một số điều bạn có thể làm để ngăn ngừa những sai lầm này:

• Có tổ chức. Tạo một quy trình chi tiết để xử lý và nhập biên lai của bạn. Hãy chuyển sang kỹ thuật số nếu bạn phải làm và tìm hiểu cách sắp xếp biên lai theo phương thức điện tử. Ngoài ra, hãy nghĩ đến việc tạo lịch trình nhập biên lai của bạn.
• Cải thiện kiểm soát nội bộ của bạn . Đảm bảo rằng các điều khiển của bạn đủ chi tiết và rõ ràng để hiểu.
• Thường xuyên xem lại các giao dịch. Tổ chức đánh giá hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần. Bạn kiểm tra các giao dịch của mình càng thường xuyên thì bạn càng sớm phát hiện (và giúp ngăn ngừa) các sai lầm.
• Tạo số dư thử trước khi hoàn tất bảng cân đối của bạn. Cân bằng dùng thử giống như một cuộc chạy thử — nó không ảnh hưởng đến trạng thái chung của bạn nếu mọi thứ diễn ra không như ý muốn. Nếu bạn nhận ra rằng các khoản ghi nợ và ghi có của mình không khớp với nhau, điều đó không sao cả. Tất cả những gì bạn phải làm là tìm lỗi và sửa chúng để số dư dùng thử đã điều chỉnh của bạn khớp với nhau.