Doanh nghiệp nhỏ của bạn đang ngổn ngang với các tài liệu giấy tờ? Khi bạn dựa vào giấy tờ để theo dõi tài chính kinh doanh, bạn thường sẽ lãng phí thời gian và nguồn lực. Để có quy trình kế toán hiệu quả, hãy làm theo các mẹo của chúng tôi để tạo một văn phòng không cần giấy tờ.
Kế toán không cần giấy tờ có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Bạn có thể giảm lượng giấy sử dụng bằng cách thực hiện một số thay đổi đơn giản. Dưới đây là sáu bước để chuyển đổi thành văn phòng không giấy tờ.
Bạn nên có nhiều bản sao tài liệu tài chính của mình. Bạn giảm nguy cơ làm hỏng một tài liệu và mất thông tin quan trọng. Tuy nhiên, việc tạo nhiều bản sao giấy tờ của các tài liệu tài chính của bạn sẽ tốn kém tiền bạc. Và, bạn tăng gấp đôi dung lượng lưu trữ cần thiết cho các thủ tục giấy tờ kế toán.
Thay vì giữ nhiều hơn một bản sao giấy, hãy sao lưu tài liệu kỹ thuật số trên máy tính của bạn. Bằng cách nộp hồ sơ điện tử, bạn tránh được việc lưu trữ các thủ tục giấy tờ không cần thiết. Đây là một trong những lợi ích của văn phòng không cần giấy tờ. Bạn vẫn có thể in bao nhiêu tài liệu tùy thích khi cần. Ngoài ra, quét và lưu đơn đặt hàng của khách hàng, biên nhận và các tài liệu khác trên máy tính của bạn.
Sao lưu tài liệu trên máy tính của bạn là một trong những phương pháp hay nhất của văn phòng kế toán không cần giấy tờ. Làm như vậy sẽ giúp bảo vệ thông tin không bị mất. Lưu trữ tài liệu trực tuyến giúp bạn không bị mất thông tin nếu máy tính của bạn gặp sự cố. Bạn cũng có thể sử dụng thẻ nhớ hoặc ổ cứng ngoài để sao lưu hồ sơ kế toán.
Nếu chưa có, bạn nên mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng. Tài khoản ngân hàng chỉ được sử dụng cho mục đích kinh doanh tách biệt quỹ cá nhân và quỹ kinh doanh. Sau khi bạn mở tài khoản doanh nghiệp của mình, hãy đăng ký ngân hàng trực tuyến.
Với ngân hàng trực tuyến là một phần của hệ thống kế toán không cần giấy tờ của bạn, bạn sẽ tốn ít thời gian hơn để đến ngân hàng và viết séc. Bạn có thể thanh toán hóa đơn, chuyển tiền vào các tài khoản khác nhau và xem lại bảng sao kê ngân hàng của mình bằng ngân hàng trực tuyến. Tài khoản ngân hàng trực tuyến cung cấp cho bạn quyền truy cập 24 giờ vào bảng sao kê của mình mà không cần phải đợi nhận bản sao giấy qua đường bưu điện.
Là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn cần ghi lại tất cả các giao dịch của doanh nghiệp mình. Nếu bạn theo dõi tiền bằng tay, hãy cân nhắc chuyển sang phần mềm kế toán trực tuyến. Đây là một trong những mẹo văn phòng không cần giấy tờ hay nhất của chúng tôi vì phần mềm kế toán giúp giảm số lượng giấy tờ tại doanh nghiệp của bạn và tiết kiệm thời gian.
Phần mềm kế toán đám mây lưu trữ thông tin tài chính trên internet. Bạn có thể truy cập sách của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Bằng cách nhập các giao dịch của bạn vào phần mềm, chương trình sẽ tự động tính tổng cho bạn. Công ty phần mềm phải đảm bảo tính bảo mật và độ chính xác.
Báo cáo tài chính giúp bạn theo dõi tiến độ và đưa ra quyết định. Tuy nhiên, báo cáo trên giấy có thể gây phiền toái. Việc tạo bản sao kê bằng tay sẽ mất thời gian và có thể khiến thông tin của bạn dễ bị sai sót.
Thay vào đó, hãy chọn một chương trình phần mềm cho phép bạn tạo báo cáo tài chính. Phần mềm tự động hóa thông tin bạn nhập, cung cấp cho bạn số dư cuối kỳ chính xác. Tiết kiệm thời gian từ việc tạo báo cáo kỹ thuật số là một ví dụ khác về nhiều lợi thế của văn phòng không cần giấy tờ. Các báo cáo thống nhất nên bạn có thể dễ dàng so sánh tình hình tài chính của tháng này với tháng khác.
Nếu bạn cần một bản sao giấy của báo cáo, bạn có thể in nó. Nếu không, các báo cáo được lưu trữ trực tuyến để sử dụng khi bạn cần.
Nếu bạn không sử dụng phần mềm, bạn có thể sử dụng một ứng dụng trực tuyến hoặc cài đặt một ứng dụng vào máy tính để bàn của bạn để tạo báo cáo cho nơi làm việc không cần giấy tờ của bạn. Ví dụ:bạn có thể tạo câu lệnh trên bảng tính Excel. Bằng cách nhập công thức, bảng tính sẽ tự động tính tổng. Các báo cáo được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số cho đến khi bạn cần in ra.
Một hệ thống lập hóa đơn hiệu quả là rất quan trọng đối với doanh nghiệp nhỏ của bạn. Bạn không muốn lãng phí thời gian và tiền bạc vào việc thu hồi số tiền còn nợ do các điều khoản thanh toán hóa đơn không hợp lý. Gửi hóa đơn kỹ thuật số có thể là một giải pháp cho các vấn đề thanh toán tốn thời gian và chi phí.
Bằng cách gửi hóa đơn kỹ thuật số, bạn không cần phải mua giấy, phong bì hoặc bưu phí. Bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc sử dụng chương trình phần mềm có tính năng lập hóa đơn. Hóa đơn điện tử cung cấp cho bạn một mẫu hóa đơn nhất quán, vì vậy bạn không phải bắt đầu từng hóa đơn từ đầu. Khách hàng nhận được hóa đơn điện tử nhanh hơn so với hóa đơn gửi qua thư, vì vậy bạn có thể được thanh toán sớm hơn bằng cách đưa hóa đơn điện tử vào hệ thống kế toán không cần giấy tờ của mình.
Bạn cần phải trả thuế liên bang cho doanh nghiệp nhỏ của mình. Các loại thuế có thể bao gồm thuế thu nhập, thuế tư doanh và thuế bán hàng, trong số các loại thuế khác. Để có cách nộp thuế liên bang dễ dàng, hãy đăng ký với EFTPS.
Hệ thống Thanh toán Thuế Liên bang Điện tử (EFTPS) là một dịch vụ miễn phí cho phép bạn thanh toán thuế liên bang trực tuyến. Bạn có thể sử dụng EFTPS để thanh toán tất cả các loại thuế liên bang. Đăng ký EFTPS thông qua IRS bằng cách sử dụng số nhận dạng người đóng thuế, tài khoản ngân hàng và số định tuyến cũng như tên và địa chỉ của bạn. Sau đó, hãy làm theo hướng dẫn từng bước để thực hiện thanh toán thuế liên bang.
Cần một cách đơn giản để giữ các cuốn sách kinh doanh nhỏ của bạn ở nơi làm việc không cần giấy tờ? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và dành cho những người không có trách nhiệm. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.