Nếu bạn có nhân viên, báo cáo chi phí là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của bạn. Báo cáo chi phí cho phép sự linh hoạt và giúp nhân viên thực hiện công việc của họ dễ dàng hơn. Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn, hãy tạo chính sách báo cáo chi tiêu.
Báo cáo chi phí được sử dụng để theo dõi các giao dịch mua mà nhân viên thực hiện cho doanh nghiệp của bạn. Sau khi nhân viên mua hàng, họ phải điền vào báo cáo chi phí kinh doanh và gửi cho bạn. Chi phí kinh doanh phổ biến trên báo cáo chi phí bao gồm:
Nhân viên không có trách nhiệm trả tiền túi cho doanh nghiệp của bạn. Khi một nhân viên thực hiện một giao dịch mua hàng kinh doanh, chẳng hạn như du lịch và giải trí liên quan đến công việc, hãy trả tiền hoàn lại hoặc ứng trước.
Với một khoản hoàn lại, nhân viên sử dụng tiền của họ để mua hàng và bạn sẽ trả lại cho họ. Với một khoản tạm ứng, bạn đưa tiền cho nhân viên. Sau đó, họ mua hàng. Khoản tạm ứng được trừ vào số tiền mua hàng trên báo cáo chi phí.
Các khoản mua hàng được lập trên báo cáo chi phí là chi phí kinh doanh, không phải là một phần của bảng lương. Các chi phí được hoàn lại có phải chịu thuế không? Bạn không giữ lại hoặc trả thuế việc làm đối với khoản hoàn trả cho nhân viên. Bạn thanh toán số tiền hoàn lại cho nhân viên và ghi lại nó như một chi phí kinh doanh trong sổ sách kế toán của bạn.
Không có cách tiêu chuẩn nào để điền vào báo cáo chi phí kinh doanh. Bạn có thể tùy chỉnh báo cáo để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, bạn nên bao gồm các thông tin sau để theo dõi chính xác chi phí kinh doanh nhỏ và các khoản bồi hoàn:
Bạn có thể cung cấp một biểu mẫu hoặc mẫu để nhân viên gửi. Nhân viên có thể điền vào bản tóm tắt chi phí trên giấy hoặc trực tuyến.
Sử dụng biểu mẫu chuẩn giúp bạn và nhân viên của bạn hoàn trả dễ dàng hơn. Hãy thử làm ví dụ về báo cáo chi phí này cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Để luôn chính xác và tuân thủ, hãy tạo chính sách báo cáo chi phí kinh doanh. Nhân viên nên tuân thủ các quy trình trong chính sách khi yêu cầu hoàn trả. Chính sách phải bao gồm các thông tin sau:
Thực hiện bồi hoàn dễ dàng cho nhân viên và chính bạn. Một hệ thống phức tạp sẽ lãng phí thời gian và làm giảm năng suất tại doanh nghiệp của bạn. Tránh đau đầu và sai sót với quy trình báo cáo chi phí đơn giản, được sắp xếp hợp lý. Bao gồm các phần sau trong chính sách của bạn.
Hướng dẫn chi phí vạch ra những khoản mua hàng bạn sẽ và sẽ không hoàn lại. Và, nó giải thích các tình huống cần bồi hoàn cho nhân viên.
Phần hướng dẫn chi phí cung cấp một bức tranh rõ ràng về những gì đủ điều kiện để được hoàn trả. Ví dụ:bạn có thể yêu cầu nhân viên chọn phương án du lịch rẻ nhất. Hoặc, bạn có thể nói rằng bạn sẽ không hoàn trả tiền đồ uống có cồn cho nhân viên.
Bạn không cần phải liệt kê ra mọi mục mà nhân viên có thể và không thể được hoàn lại. Tuy nhiên, bạn nên bao gồm các giới hạn chính và chi tiết về những gì bạn sẵn sàng trả lại.
Khung thời gian cho biết nhân viên cần sớm gửi báo cáo chi phí như thế nào. Và, nó giải thích bạn sẽ hoàn tiền cho nhân viên trong bao lâu sau khi họ gửi báo cáo.
Để có quy trình hoàn trả hiệu quả, hãy tiếp tục chuyển báo cáo chi phí. Bạn nhận được báo cáo càng nhanh, thì dòng tiền của doanh nghiệp nhỏ của bạn càng lành mạnh. Và, nhân viên muốn được hoàn trả nhanh chóng. Bao gồm các mốc thời gian hợp lý trong chính sách của bạn để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang.
Đối với các khoản chi lớn, hãy yêu cầu nhân viên phê duyệt trước khi họ mua hàng. Bằng cách đó, bạn có thể theo dõi các khoản hoàn trả và đảm bảo nhân viên không chi tiêu quá mức. Ví dụ:bạn có thể muốn phê duyệt số lượng vé máy bay vì chúng thường đắt. Yêu cầu nhân viên đính kèm các phê duyệt vào báo cáo chi phí của họ.
Để có một hệ thống báo cáo chi phí thành công, hồ sơ tốt là chìa khóa. Nhân viên nên giữ các tài liệu hỗ trợ cho việc mua hàng, chẳng hạn như biên lai và hóa đơn kinh doanh. Yêu cầu họ viết ghi chú vào biên lai, như tên của họ và lý do chi phí hoặc số công việc. Khi một nhân viên nộp báo cáo chi tiêu, họ nên đính kèm các tài liệu hỗ trợ vào đó.
Cần một cách đơn giản để ghi lại chi phí kinh doanh của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và dành cho những người không phải là kế toán. Chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay.