Doanh nghiệp của bạn có cung cấp tiền mặt nhỏ cho nhân viên không? Các quỹ tiền mặt nhỏ là một lượng nhỏ tiền mặt mà các doanh nghiệp sử dụng để thanh toán cho các chi phí thấp, như tem thư hoặc bánh rán cho một cuộc họp. Nhưng nếu bạn chuẩn bị thành lập một quỹ tiền mặt nhỏ tại doanh nghiệp nhỏ của mình, hãy chuẩn bị để tạo một hệ thống kế toán tiền mặt nhỏ.
Bạn phải ghi lại các giao dịch tiền mặt lặt vặt, ngay cả khi bạn nghĩ rằng chúng quá thấp nên không quan trọng. Nếu không có hệ thống tiền mặt nhỏ, việc sử dụng các khoản tiền mặt nhỏ định kỳ có thể tạo ra sự chênh lệch lớn trong sổ sách của bạn. Và khi bạn duy trì hồ sơ về tất cả các khoản chi phí của doanh nghiệp, bạn có thể yêu cầu khấu trừ thuế.
Đọc tiếp để tìm hiểu về cách thành lập quỹ tiền mặt lặt vặt, xử lý kế toán tiền mặt lặt vặt, điều chỉnh tài khoản tiền mặt lặt vặt của bạn và yêu cầu khấu trừ thuế.
Các quỹ tiền mặt nhỏ là lựa chọn hữu ích thay thế cho việc viết séc hoặc sử dụng thẻ tín dụng kinh doanh của bạn để trang trải các chi phí nhỏ. Các quỹ tiền mặt nhỏ được sử dụng để mua các mặt hàng cho doanh nghiệp của bạn, hoàn lại tiền cho nhân viên đã mua các mặt hàng kinh doanh hoặc để thay đổi.
Nếu bạn quyết định thành lập một quỹ tiền mặt lặt vặt, việc làm sau có thể giúp đơn giản hóa các trách nhiệm kế toán tiền mặt lặt vặt của bạn:
Người quản lý tiền mặt lặt vặt là một nhân viên chịu trách nhiệm quản lý và phân phối tiền mặt lặt vặt cho nhân viên. Nhân viên thu ngân tiền mặt là người (ví dụ:bạn hoặc nhân viên) đưa tiền vào quỹ tiền mặt nhỏ khi nó quá thấp và xử lý kế toán tiền mặt lặt vặt. Bạn nên yêu cầu các nhân viên riêng đảm nhận những vai trò này để ngăn chặn hành vi trộm cắp của nhân viên.
Bạn cần xác định xem quỹ tiền mặt lặt vặt được đặt ở mức nào. Một số doanh nghiệp bỏ 50 đô la vào quỹ tiền mặt nhỏ của họ trong khi những doanh nghiệp khác bỏ 250 đô la — số tiền quỹ của bạn tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.
Nhân viên có thể mua gì bằng quỹ tiền mặt nhỏ? Bạn nên thiết lập ranh giới trước khi phân phối tiền mặt. Ví dụ:nhân viên không thể sử dụng tiền mặt lặt vặt để mua cà phê cho mình.
Cuối cùng, bạn nên chọn số tiền tối đa mà nhân viên có thể yêu cầu cho các giao dịch tiền mặt lặt vặt. Nếu nhân viên cần chi tiêu nhiều hơn giới hạn yêu cầu tiền mặt, họ có thể sử dụng thẻ tín dụng doanh nghiệp.
Giống như bất kỳ loại giao dịch nào khác, bạn phải ghi lại các giao dịch tiền mặt lặt vặt trong sổ kế toán doanh nghiệp nhỏ của mình.
Để cải thiện cách bạn xử lý kế toán tiền mặt lặt vặt, hãy yêu cầu biên lai tiền mặt nhỏ cho mỗi giao dịch. Và, tạo một phiếu thu tiền nhỏ cho biết số tiền, tên nhân viên và ngày bạn đưa tiền mặt cho nhân viên. Khi bạn hoặc nhân viên thanh toán bằng tiền mặt, hãy giữ lại biên lai và đính kèm phiếu thu tiền nhỏ vào biên lai để lưu hồ sơ của bạn.
Đối với kế toán tiền mặt lặt vặt, bạn phải tạo nhật ký ghi chi tiết các giao dịch của mình. Và, bạn phải ghi sổ nhật ký tiền mặt khi bạn đưa tiền vào quỹ tiền mặt và khi tiền ra khỏi quỹ. Cân nhắc ghi lại các giao dịch tiền mặt lặt vặt trong sổ sách của bạn ít nhất một lần mỗi tháng.
Vậy, sổ sách kế toán tiền mặt hoạt động như thế nào?
Tạo một nhật ký tiền mặt nhỏ ghi chi tiết những gì đã mua, số tiền mua, ngày mua, tài khoản bị ảnh hưởng (ví dụ:tài khoản Đồ dùng văn phòng) và nhân viên nào đã nhận được tiền.
Dưới đây là một ví dụ về nhật ký tiền mặt nhỏ:
Khi thủ quỹ tiền mặt nhỏ của bạn đưa tiền vào quỹ tiền mặt lặt vặt, họ phải tạo một mục nhật ký trong sổ sách của bạn. Mục nhập phải thể hiện sự gia tăng trong tài khoản Petty Cash của bạn và sự giảm xuống trong tài khoản Tiền mặt của bạn. Để hiển thị điều này, hãy ghi nợ tài khoản Petty Cash và ghi có vào tài khoản Tiền mặt của bạn.
Định dạng sổ tiền mặt lặt vặt của bạn phải giống với mục nhập sau:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| XX / XX / XXXX | Tiền mặt nhỏ | Thêm vào tài khoản tiền mặt nhỏ | X | |
| Tiền mặt | X |
Khi quỹ tiền mặt nhỏ quá thấp, bạn phải nạp vào số tiền đã định. Sau đó, tạo một mục nhật ký khác ghi nợ tài khoản Petty Cash và ghi có vào tài khoản Tiền mặt.
Bạn (hoặc nhân viên thu ngân tiền mặt nhỏ của bạn) cũng phải tạo các mục nhật ký cho thấy các quỹ tiền mặt nhỏ đi về đâu.
Để tạo các mục nhật ký thể hiện các giao dịch mua quỹ lặt vặt, bạn phải ghi nợ các tài khoản tương ứng (ví dụ:tài khoản Đồ dùng văn phòng nếu bạn mua đồ dùng) và ghi có vào tài khoản Petty Cash của mình.
Bạn có thể ghi nợ nhiều tài khoản, tùy thuộc vào tần suất bạn cập nhật sổ sách của mình để hạch toán tiền mặt.
Định dạng kế toán tiền mặt lặt vặt của bạn phải tương tự như sau:
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| XX / XX / XXXX | Tài khoản ABC | Tiền mặt nhỏ được sử dụng cho chi phí kinh doanh trong kỳ | X | |
| Tài khoản XYZ | X | |||
| Tiền mặt nhỏ | X |
Giả sử bạn chỉ định 75 đô la cho quỹ tiền mặt nhỏ của mình. Khi bạn đưa tiền vào quỹ, bạn phải tạo một sổ nhật ký ghi nợ vào tài khoản Petty Cash và ghi có vào tài khoản Tiền mặt của bạn.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| XX / XX / XXXX | Tiền mặt nhỏ | Thêm vào tài khoản tiền mặt nhỏ | 75 | |
| Tiền mặt | 75 |
Bây giờ, giả sử rằng bạn phân phối tiền mặt nhỏ cho các chi phí sau:
Bạn phải cập nhật nhật ký tiền mặt lặt vặt của mình để ghi chi tiết các khoản chi trên. Nhật ký tiền mặt lặt vặt của bạn sẽ trông như thế này:
Sau khi thu thập biên lai từ nhân viên của bạn, hãy cập nhật sổ sách của bạn để hiển thị số tiền mặt lặt vặt đã sử dụng. Bạn phải ghi nợ các tài khoản Bưu chính, Bữa ăn và Giải trí, và Đồ dùng Văn phòng và ghi có vào tài khoản Petty Cash của mình.
| Date | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
| XX / XX / XXXX | Bưu phí | Tiền mặt nhỏ được sử dụng cho chi phí kinh doanh trong kỳ | 10,50 | |
| Bữa ăn và Giải trí | 45,50 | |||
| Đồ dùng văn phòng | 14,00 | |||
| Tiền mặt nhỏ | 70,00 |
Hồ sơ tiền mặt lặt vặt của bạn có thể không chính xác do nhân viên trộm cắp hoặc sai sót kế toán. Để khắc phục sự chênh lệch, hãy điều chỉnh số tiền nhỏ của bạn.
Đối với việc đối chiếu tiền mặt nhỏ, hãy trừ số tiền trong quỹ tiền mặt nhỏ của bạn với số tiền được ghi trong sổ sách của bạn. Điều này cho bạn biết bạn đã rút bao nhiêu tiền mặt từ quỹ. So sánh số tiền này với tổng số tiền được liệt kê trên biên lai của bạn để xác định xem các tài khoản của bạn có bằng nhau hay không.
Nhiều chi phí kinh doanh của bạn được khấu trừ thuế, bao gồm cả các giao dịch mua được thực hiện bằng quỹ tiền mặt nhỏ của bạn.
Bạn có thể khấu trừ một số khoản mua sắm bằng tiền mặt nhỏ từ thuế kinh doanh của mình nếu bạn có hồ sơ phù hợp để hỗ trợ cho các yêu cầu của mình.
Bạn muốn một cách đơn giản để ghi chép các bản ghi tiền mặt lặt vặt vào sổ sách của mình? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng và dành cho những người không phải là kế toán. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay hôm nay!