Quản lý dòng tiền là chìa khóa thành công cho nhiều doanh nghiệp nhỏ / vừa mới và đang phát triển. Tiền mặt là nhiên liệu để làm cho một SMB hoạt động; do đó, các doanh nghiệp này nên được quản lý với trọng tâm chính là tiền mặt / dòng tiền hơn là thu nhập hoặc các biện pháp tài chính khác.

Hal Shelton, một nhà đầu tư thiên thần, cố vấn SCORE và là tác giả cuốn sách bán chạy nhất của Amazon "Bí mật để viết một kế hoạch kinh doanh thành công", trả lời các câu hỏi quan trọng về quản lý tiền mặt.

Theo Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ của Hoa Kỳ, gần một nửa số doanh nghiệp nhỏ thất bại trong vòng 5 năm đầu tiên của họ. Lý do chính cho điều này dường như là quản lý dòng tiền kém.

1. Tại sao quản lý dòng tiền hiệu quả lại rất quan trọng đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là một doanh nghiệp mới hoặc đang phát triển?

Hal Shelton: Có quá ít hoặc quá nhiều tiền mặt thường được trích dẫn trong những lý do hàng đầu khiến một doanh nghiệp nhỏ thất bại. Quản lý tiền mặt tốt mang lại sự ổn định cho doanh nghiệp, cung cấp khả năng lựa chọn khách hàng, nhà cung cấp và nhân viên, thương lượng các điều khoản tốt nhất, lập kế hoạch tăng trưởng, v.v.

Nguồn tiền mặt dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) mới thường eo hẹp, vì vậy bạn cần biết rằng mình có thể đáp ứng được bảng lương của tuần này không; thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp và tận dụng bất kỳ chiết khấu nào được cung cấp; đảm nhận công việc, dự án, lãnh thổ mới, v.v. để tạo điều kiện cho công ty của bạn phát triển; và trả tiền cho người sáng lập / Giám đốc điều hành. Bạn nên biết số tiền mặt bạn có trong ngân hàng vào cuối mỗi ngày.

Gây quỹ là một quá trình rất tốn thời gian và thường gây khó khăn cho việc quản lý hoạt động kinh doanh đang diễn ra. Khi bạn đã gây quỹ, hãy sử dụng chúng một cách khôn ngoan để bạn có thể dành thời gian quản lý và phát triển công việc kinh doanh, thay vì phải liên tục gây quỹ.

Câu 2. Quan niệm sai lầm hàng đầu của mọi người về quản lý dòng tiền là gì?

Quan niệm sai lầm # 1. Quản lý dòng tiền là một ngoại ngữ và bạn cần có những kỹ năng đặc biệt để tính toán nó. Trên thực tế, dòng tiền dễ tính hơn thu nhập với tất cả các quy tắc kế toán của nó. Bạn có tiền mặt, hoặc bạn không. Dự báo tiền vào và tiền ra, và bạn có nó. Tất nhiên, bạn cần hiểu biết về doanh nghiệp của mình và điều gì khiến nó trở nên nổi tiếng. Nhưng bạn cần phải biết kinh tế kinh doanh của mình để trở thành một doanh nhân hiệu quả và có lợi nhuận.

Quan niệm sai lầm # 2. Bạn chỉ cần chuẩn bị dòng tiền mỗi năm một lần khi lập kế hoạch ngân sách.
Không đúng. Bạn cần lập dự toán dòng tiền hàng tháng và kéo dài thêm 12 tháng — dự báo 12 tháng luân phiên. Nếu công ty gặp vấn đề về tiền mặt, dự báo tiền mặt có thể là hàng tuần — liệu bạn có thể lập bảng lương, v.v. không?

Quan niệm sai lầm # 3. Nếu công ty của bạn có lãi, bạn không thể gặp vấn đề về dòng tiền.
Không đúng, hãy xem câu trả lời cho câu hỏi tiếp theo.

Câu 3. Liệu một doanh nghiệp có nhiều khách hàng và đang tạo ra lợi nhuận có thể vẫn gặp vấn đề về dòng tiền không?

Các công ty đang phát triển thường ngạc nhiên khi cuộc khủng hoảng tiền mặt đến. Khi bạn phát triển, bạn sẽ cần phải xây dựng nhiều sản phẩm hơn cho một doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm hoặc thuê nhân viên cho một doanh nghiệp dịch vụ — trong cả hai trường hợp, đó là trước khi bán hàng. Do đó, bạn đang tiêu tiền mặt trước khi được thanh toán.

Hơn nữa, việc cung cấp cho khách hàng của bạn các điều khoản tín dụng làm trầm trọng thêm tình hình; bạn đã thực hiện bán hàng, nhưng có thể mất 30 hoặc 60 ngày trước khi bạn nhận được tiền từ việc bán hàng. Bạn có thể nói về doanh số bán hàng, đặt chỗ, doanh thu, v.v., nhưng những điều này không nhất thiết phải nhận được tiền mặt cùng một lúc.

Câu 4. Một số sai lầm mà chủ doanh nghiệp thường mắc phải khi quản lý dòng tiền là gì?

Sai lầm # 1. Không có dự báo dòng tiền hàng tháng kéo dài 12 tháng tới.
Điều quan trọng là có thể biết khi nào có thể xảy ra thiếu hụt tiền mặt để bạn có thể thực hiện hành động hiệu quả. Trừ khi bạn đang cấp vốn cho doanh nghiệp từ tài khoản cá nhân của mình, hầu hết các phương tiện khác để có được nguồn vốn đều mất một khoảng thời gian — khoản vay có kỳ hạn ngân hàng, cho vay trực tuyến, chiến dịch huy động vốn từ cộng đồng, nhà đầu tư thiên thần, v.v. Nếu bạn không cho mình thời gian để có được nguồn vốn bên ngoài, thì bạn sẽ không có lựa chọn nào khác ngoài việc tự tài trợ cho công ty — hoặc chấp nhận bất kỳ điều khoản nào mà nhà tài trợ yêu cầu.

Sai lầm # 2. Người sáng lập / Giám đốc điều hành cho rằng dòng tiền là công việc của kế toán viên.
Kế toán báo cáo về các hoạt động đã qua. Giám đốc điều hành làm cho mọi việc diễn ra trong tương lai và cần phải lưu ý tác động tiền mặt của các quyết định / hành động của cô ấy sẽ như thế nào.

Sai lầm # 3. Không có "Kế hoạch B".
Nếu xảy ra tình trạng khan hiếm tiền mặt, bạn sẽ đối phó / xử lý như thế nào? Nhân viên và chi phí nào để cắt giảm, nhà cung cấp nào xuất hóa đơn để trì hoãn thanh toán, và tất cả các biện pháp khác để tiết kiệm tiền mặt? Tất nhiên, bạn sẽ cần cập nhật / tinh chỉnh danh sách nếu / khi xảy ra tình trạng khan hàng — nhưng tốt hơn hết là bạn nên lên kế hoạch trước.

Sai lầm # 4. Nghĩ rằng bạn không bao giờ có thể có quá nhiều tiền mặt.
Quá nhiều tiền mặt là một trong những nguyên nhân khiến các công ty thất bại. Có thể là do bạn quá bảo thủ, không sẵn sàng chấp nhận một số rủi ro trong những cơ hội mới. Hoặc nếu bạn đi quá xa, bạn có thể không thực hiện các khoản đầu tư / chi tiêu chu đáo (ví dụ:thuê nhân viên tốt trước khi bán sản phẩm / dịch vụ).

Sai lầm # 5. Nghĩ rằng các sự kiện sẽ được lập ngân sách chính xác trước một năm.
Đây không phải là môi trường mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động. Có sự thay đổi liên tục. Do đó, trong ngân sách, hãy cung cấp các khoản dự phòng — giả sử rằng không phải tất cả các lần bán hàng đều sẽ xảy ra và sẽ cần nhiều chi phí hơn.

Sai lầm # 6. Không hoàn thành các mục được liệt kê trong câu hỏi tiếp theo là một phần của thực hành quản lý tốt

Câu 5. Một số cách doanh nghiệp có thể giải quyết những khó khăn và thiếu hụt dòng tiền trước khi quá muộn?

Những gì bạn có thể tự làm

• Chuẩn bị các dự đoán về dòng tiền để cảnh báo bạn về những rắc rối có thể xảy ra trước khi nó xảy ra
• Tích lũy tiền mặt dự trữ trong các chu kỳ tích cực của dòng tiền để sử dụng trong thời kỳ suy thoái không thể tránh khỏi
• Chuẩn bị ngân sách, thường tuân theo nó, nhưng đừng làm nô lệ cho nó. Tận dụng cơ hội và rút lui khi thích hợp.

Giao diện với khách hàng

• Gửi hóa đơn kịp thời với thông tin chính xác
• Đảm bảo khách hàng biết khi nào các khoản thanh toán đến hạn (nói rằng hóa đơn đến hạn vào ngày 3 tháng 10 thì hiệu quả hơn so với việc nói rằng số tiền được lập hóa đơn sẽ đến hạn sau 30 ngày).
• Theo dõi các khoản phải thu trong tài khoản của bạn và gọi cho khách hàng nếu đến muộn
• Kiểm tra tín dụng của khách hàng trước khi bán cho họ
• Cung cấp chiết khấu khi thanh toán nhanh
• Nếu bạn có hợp đồng hàng tháng, hãy thử hàng năm; nếu bạn có hợp đồng hàng năm, hãy cố gắng trong 2-3 năm. Cố gắng nhận trước một số khoản thanh toán.
• Cung cấp một số tùy chọn thanh toán cho khách hàng — thẻ tín dụng, Pay Pal, chuyển khoản ngân hàng hoặc một số hình thức thanh toán điện tử khác. Thanh toán bằng séc rất chậm cả về thời gian thanh toán qua thư và thời gian thanh toán qua ngân hàng

Giao diện với nhà cung cấp

• Tận dụng tất cả các chiết khấu khi thanh toán nhanh
• Thương lượng để có các điều khoản tín dụng mở rộng
• Thanh toán tất cả các hóa đơn đúng hạn

Giao diện với ngân hàng

• Nhận thư tín dụng hoặc nếu bạn có, hãy nhận hạn mức cao hơn. Thời điểm tốt nhất để có được LOC là khi bạn không cần đến nó.

Tóm tắt lại

Như có câu nói, "Tiền mặt là Vua." Nếu bạn có nó, bạn có thể vận hành và phát triển doanh nghiệp của mình một cách có trật tự và tận dụng những cơ hội không lường trước được trước đây. Nếu bạn không có đủ tiền mặt, đó sẽ là một cuộc tranh giành và bạn sẽ phải cân bằng giữa việc trả lương và các ưu tiên khác.

Tập hợp một quy trình dự báo dòng tiền liên tục sẽ cảnh báo bạn khi có khó khăn hoặc cơ hội về dòng tiền. Hãy hành động ngay bây giờ để ngăn chặn những tiêu cực và định vị bản thân để có cơ hội.