Nếu bạn đã hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ của mình vượt qua đại dịch Covid-19 cho đến nay, bạn có thể đã học được những bài học quý giá về khả năng phục hồi và thích ứng của doanh nghiệp trong suốt quá trình đó. Tuy nhiên, ngay cả những doanh nghiệp hiện có thể duy trì dòng tiền ổn định cũng có thể tự hỏi làm thế nào để chuẩn bị tốt hơn cho bất cứ điều gì xảy ra tiếp theo.

Các câu trả lời không được cắt và khô khan. Một số doanh nghiệp nhỏ sẽ dễ gặp rủi ro như các hiện tượng thời tiết khắc nghiệt và đại dịch hơn những doanh nghiệp khác, tùy thuộc vào các yếu tố như ngành, khu vực địa lý của họ hoặc việc họ hoạt động chủ yếu trực tuyến hay ngoài địa điểm truyền thống. Việc chuẩn bị cho tương lai sẽ khác với từng doanh nghiệp.

Điều đó nói rằng, có một số bước chung mà mọi công ty có thể thực hiện. Những biện pháp thiết thực này có thể giúp bạn đưa ra các quyết định nhanh chóng, thông minh để chống chọi hiệu quả hơn với phần còn lại của đại dịch và những năm sắp tới.

Khả năng phục hồi kinh doanh là gì?

Thuật ngữ "khả năng phục hồi kinh doanh" chỉ đơn giản là khả năng chống chọi với các sự kiện tiêu cực không lường trước được (chẳng hạn như thiên tai, suy thoái kinh tế, gián đoạn chuỗi cung ứng và đại dịch). Bởi vì họ lập kế hoạch trước, các doanh nghiệp có khả năng phục hồi có thể phản ứng và thích ứng hiệu quả hơn với các sự kiện không lường trước được và giảm thiểu những tác hại không thể tránh khỏi mà doanh nghiệp phải đối mặt trong suốt chặng đường.

“Hộp công cụ khả năng phục hồi” của doanh nghiệp bạn phải bao gồm một kế hoạch kinh doanh liên tục kỹ lưỡng, tiết kiệm khẩn cấp và nhận thức về nơi cần tìm nguồn tài trợ bổ sung. Được trang bị những công cụ này, doanh nghiệp nhỏ của bạn sẽ có nhiều cơ hội tồn tại hơn — và thậm chí có thể phát triển — khi các sự kiện gián đoạn xảy ra.

Dưới đây là một số hành động bạn có thể thực hiện ngay bây giờ để bắt đầu xây dựng khả năng phục hồi kinh doanh cao hơn.

1. Kiểm tra và thực hiện kế hoạch liên tục trong kinh doanh

Tính liên tục trong kinh doanh (BC) đề cập đến việc tạo, triển khai và thường xuyên thử nghiệm các hệ thống để giúp doanh nghiệp của bạn nhanh chóng khôi phục lại các chức năng quan trọng sau các sự kiện gián đoạn. Nói chung, kế hoạch liên tục kinh doanh của bạn phải mô tả cách doanh nghiệp của bạn sẽ bảo vệ thương hiệu và danh tiếng của mình, phục vụ và giao tiếp với khách hàng, duy trì mối quan hệ với nhà đầu tư, nguồn hàng tồn kho, khôi phục hệ thống CNTT và bảo vệ nhân viên trong trường hợp có những thách thức không lường trước được.

Dưới đây là tổng quan ngắn gọn về các thành phần cơ bản của kế hoạch liên tục trong kinh doanh:

Bất kỳ kế hoạch dự phòng nào cũng nên bắt đầu bằng việc phân tích sâu và thực tế về những rủi ro bên ngoài mà doanh nghiệp của bạn có thể gặp phải, cũng như bất kỳ lỗ hổng nào trong chính doanh nghiệp. Những sự kiện này có thể bao gồm từ các sự kiện lớn, có tác động lớn (chẳng hạn như hỏa hoạn, động đất hoặc tấn công mạng) đến gián đoạn nhỏ (chẳng hạn như ngắt điện tạm thời, bão tuyết hoặc hỏng hóc thiết bị).

Đánh giá khả năng xảy ra những sự kiện này sẽ giúp bạn lập kế hoạch phù hợp và cho phép bạn phản ứng nhanh chóng nếu và khi chúng xảy ra.

Thực hiện Phân tích tác động kinh doanh (BIA) sẽ yêu cầu bạn và nhóm của bạn kiểm kê tất cả các hoạt động của doanh nghiệp và xác định hoạt động nào được ưu tiên cao nhất — cả về mặt đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc khách hàng của bạn và thực hiện mọi nghĩa vụ pháp lý hoặc hợp đồng. Tiếp theo, bạn sẽ thu thập dữ liệu về cách các chức năng quan trọng này có thể bị ảnh hưởng bởi thời gian ngừng hoạt động (chẳng hạn như gián đoạn chuỗi cung ứng) và thiết lập khung thời gian mà mỗi chức năng sẽ cần được tiếp tục để giảm thiểu thiệt hại tài chính, bảo toàn giá trị kinh doanh và giữ công ty tuân thủ pháp luật.

Hiểu được tác động của thiên tai đối với các hoạt động kinh doanh quan trọng nhất của bạn sẽ cho phép bạn tạo ra các chiến lược giảm thiểu hiệu quả. Chiến dịch Kinh doanh Sẵn sàng của Cơ quan Quản lý Khẩn cấp Liên bang cung cấp Bảng phân tích tác động kinh doanh có thể giúp bạn bắt đầu.

Với dữ liệu thu thập được thông qua đánh giá rủi ro và Phân tích tác động kinh doanh, nhóm của bạn có thể bắt đầu vạch ra cách duy trì các hoạt động quan trọng khi các sự kiện gián đoạn xảy ra. Việc lập kế hoạch dự phòng này phải giải quyết cách bạn sẽ giao tiếp với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp, tìm nguồn hàng tồn kho, duy trì an ninh mạng và cung cấp dịch vụ khách hàng trong các cuộc khủng hoảng khác nhau.

Khi bạn đã có kế hoạch BC, bạn sẽ muốn thực hiện chạy thử nghiệm mỗi năm. Điều này có thể chỉ đơn giản là ngồi xuống với nhóm của bạn và chơi thông qua các tình huống và phản ứng rủi ro khác nhau. Tìm kiếm những lỗ hổng trong kế hoạch và thường xuyên sửa đổi nó khi doanh nghiệp của bạn thay đổi.

Để được hướng dẫn thêm, bộ lập kế hoạch kinh doanh liên tục của chiến dịch Ready Business là một tài nguyên tuyệt vời.

2. Xây dựng nguồn lực và nhận thức về tài chính của bạn

Cuộc khủng hoảng Covid-19 đã cho thấy rõ tầm quan trọng của các doanh nghiệp nhỏ trong việc cải thiện độ bền tài chính của họ. Một khoản mất doanh thu đột ngột, bất ngờ khác có thể xảy ra trong suốt thời gian hoạt động kinh doanh của bạn và việc xây dựng khả năng tài chính có thể giúp bạn trang trải các khoản chi phí và duy trì hoạt động.

Dưới đây là hai cách chính để bảo vệ doanh nghiệp của bạn trong thời kỳ khó khăn tài chính:

Theo nguyên tắc chung, một chủ doanh nghiệp nhỏ nên có đủ tiền tiết kiệm khẩn cấp để trang trải ít nhất 3 tháng chi phí hoạt động. Chuyển 5-10 phần trăm thu nhập kinh doanh của bạn cho quỹ ngày mưa này sẽ tạo ra một bước đệm cho phép bạn điều hướng những góc hẹp trên đường.

Nếu bạn đang hoạt động với lợi nhuận chặt chẽ nhưng vẫn muốn để tiền sang một bên cho những trường hợp khẩn cấp trong tương lai, bạn có thể cân nhắc giữ thêm nợ trong ngắn hạn (bằng cách giảm hoặc hoãn các khoản thanh toán nhất định) để thêm vào khoản tiết kiệm của bạn — hoặc cắt giảm chi phí ở những nơi bạn có thể. Thiết lập hạn mức tín dụng ngân hàng được thu xếp trước có thể là một lựa chọn khác để cải thiện tính thanh khoản nếu doanh thu của bạn đột ngột giảm.

Có thể có sẵn các nguồn tài chính cho doanh nghiệp của bạn ở cấp địa phương, tiểu bang hoặc liên bang trong trường hợp có thảm họa khu vực hoặc quốc gia. Nâng cao nhận thức của bạn về các chương trình và tài nguyên này trước thời hạn sẽ giúp bạn được trao quyền nhiều hơn (và giúp bạn tiết kiệm thời gian) khi xảy ra gián đoạn cho doanh nghiệp của bạn.

Thành phố: Thường xuyên truy cập trang web chính thức của thành phố và trang web của Phòng Thương mại để kiểm tra các sáng kiến ​​trên toàn thành phố có thể cung cấp cứu trợ có mục tiêu cho các doanh nghiệp địa phương, bao gồm cả doanh nghiệp của bạn. Ví dụ:thành phố Charlotte, Bắc Carolina đang cung cấp tài trợ phục hồi Covid-19 cho các doanh nghiệp nhỏ đủ điều kiện.

Trạng thái: Đến nay, nhiều bang đã thiết lập các chương trình tài trợ hoặc cho vay để giúp các doanh nghiệp nhỏ bị ảnh hưởng bởi đại dịch. Trong trường hợp xảy ra thiên tai ở tiểu bang của bạn, hãy xem trang web của Thống đốc Tiểu bang của bạn để biết các hướng dẫn dành cho doanh nghiệp nhỏ và các chương trình hỗ trợ tài chính.

Liên bang: Nếu doanh nghiệp của bạn bị ảnh hưởng bởi một thảm họa đã được tuyên bố trong khu vực của bạn, bạn có thể đủ điều kiện nhận Khoản vay vì Thiên tai cho Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ (SBA) lãi suất thấp. Trang Thảm họa được Công bố của FEMA chứa thông tin cập nhật về việc liệu một sự kiện trong khu vực của bạn có được tuyên bố là thảm họa hay không và liệu hiện có hỗ trợ tài chính thông qua SBA hay không.

Lời kết

Đại dịch sẽ đến sau chúng ta một ngày nào đó, nhưng có thể doanh nghiệp của bạn sẽ phải đối mặt với một cuộc khủng hoảng lớn khác vào một thời điểm nào đó trong tương lai — và bất kỳ bước nào bạn chuẩn bị ngay bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp của bạn vượt qua thành công.

Ngoài các bước đã đề cập ở trên — lập kế hoạch liên tục kinh doanh và sẵn sàng tài chính — có những cách khác mà bạn có thể muốn để phát triển khả năng phục hồi kinh doanh của mình. Những phương pháp này bao gồm tăng cường sự hiện diện trực tuyến của bạn, đa dạng hóa chuỗi cung ứng và đầu tư vào lực lượng lao động của bạn.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về khả năng phục hồi và sự chuẩn bị trong kinh doanh, Sổ tay về khả năng phục hồi kinh doanh của Tổ chức Phòng Thương mại Hoa Kỳ là một hướng dẫn từng bước cung cấp nhiều thông tin hữu ích