Nhiều tổ chức đã phải phát minh lại sách phát của họ vào năm 2020 vì họ đã thích nghi với công việc từ xa mà không có thời gian để lập kế hoạch hoặc thích nghi với một mô hình nơi làm việc khác. Một trở ngại mà nhiều công ty gặp phải khi thực hiện quá trình chuyển đổi này là điều chỉnh các cuộc họp trực tiếp của họ sang một môi trường ảo.
Đừng cho rằng các định dạng cuộc họp trực tiếp của bạn sẽ chuyển tốt sang môi trường ảo. Mặc dù hội nghị truyền hình gần bằng với các cuộc họp trực tiếp, nhưng thường khó thu hút sự chú ý và tương tác của người tham dự ở định dạng này — nhiều cuộc họp trực tiếp của bạn sẽ ít cần thiết hơn hoặc không hiệu quả ở một nơi làm việc xa.
Chuyển sang làm việc từ xa là thời điểm hoàn hảo để xem xét chiến lược cuộc họp của bạn. Trong môi trường văn phòng, các cuộc họp trở thành mặc định — việc để một đồng nghiệp ghé qua văn phòng của bạn trong 15 phút để tìm hiểu điều gì đó sẽ dễ dàng hơn thay vì chuyển email qua lại trong một giờ. Các cuộc họp ảo khó lên lịch hơn và khó biết liệu bạn có đang làm gián đoạn quy trình làm việc của đồng nghiệp hay không.
Với suy nghĩ có mục đích và hành động có chủ đích, bạn có thể điều chỉnh các phương pháp họp của nhóm để phù hợp với thông thường ảo mới. Dưới đây là ba cách để bắt đầu:
Khi mọi người chuyển nhà, họ sẽ đánh giá tất cả những đồ đạc mà họ không sử dụng nữa và lấy đó làm thời gian để dọn dẹp nhà cửa. Điều này cũng đúng với các cuộc họp; những cuộc họp đầu tiên bạn nên cắt bỏ là những cuộc họp không mang lại giá trị cho mọi người tham dự.
Sẽ rất hữu ích nếu bạn nghĩ về mục tiêu cho mỗi cuộc họp và liệu nó có được đáp ứng hay không, đặc biệt là trong môi trường từ xa. Nếu bạn cần động não ý tưởng hoặc có một cuộc thảo luận quan trọng về trọng tâm cốt lõi của công ty, một cuộc họp có thể là lựa chọn tốt nhất. Tuy nhiên, quá nhiều người tổ chức các cuộc họp mà không phải ai cũng tham gia và thông tin thảo luận có thể được phân phối khác nhau.
Gần đây, sự mệt mỏi khi thu phóng đã trở thành một thuật ngữ phổ biến, với lý do chính đáng:mọi người không có năng lượng để ngồi gọi điện video cả ngày. Theo nguyên tắc cơ bản, các cuộc họp ảo có thể cần bằng một nửa thời lượng mà chúng đã gặp trực tiếp.
Điều này giúp giữ cho các cuộc họp ngắn hơn, nhưng cũng rất quan trọng để đảm bảo rằng không có người nào đang nói mà không bị gián đoạn quá lâu. Nếu không, đó không phải là một cuộc họp, đó là một cuộc độc thoại và nhân viên chắc chắn sẽ ngừng lắng nghe.
Tương tự, sẽ hữu ích nếu bạn xem xét nhịp độ thích hợp cho các cuộc họp giữa những người quản lý và các báo cáo trực tiếp. Trong văn phòng, các nhà quản lý có thể có các báo cáo trực tiếp tham gia cùng họ để kiểm tra 15 phút uống cà phê mỗi sáng hoặc có các cuộc họp kéo dài hàng giờ mỗi tuần một lần. Khi lãnh đạo một nhóm ảo, bạn có thể thấy tốt hơn nếu cắt giảm và hợp nhất các cuộc họp này. Điều này giúp xóa lịch trình của nhân viên cho thời gian dự án và tránh gây thêm mệt mỏi cho cuộc gọi điện video.
Hội nghị truyền hình cho phép mọi người tổ chức các cuộc họp hoàn toàn tương tác trong một nơi làm việc ảo. Tuy nhiên, nó cũng có thể khiến các nhà quản lý và lãnh đạo tự mãn, khiến các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo hiểu nhầm rằng họ có thể thực hiện các phương pháp gặp gỡ trực tiếp và chỉ cần chuyển chúng trực tuyến.
Các cuộc họp gây lãng phí thời gian nhất cho các tổ chức là “cuộc họp cập nhật”. Các cuộc họp cập nhật là khi một hoặc một số ít người nói đọc một loạt thông tin, thường là từ các ghi chú hoặc bản PowerPoint được chia sẻ. Có rất ít cuộc thảo luận hoặc tương tác trong các cuộc họp này và họ thường có thể cảm thấy lãng phí thời gian quý giá, đặc biệt là ở một môi trường từ xa.
Ngay cả khi thông tin quan trọng, các cuộc họp cập nhật trình bày nội dung một cách khô khan khiến các thành viên trong nhóm hạn chế chú ý. Có nhiều cách tốt hơn để giữ cho nhóm của bạn luôn tuân thủ và yêu cầu mọi người có trách nhiệm.
Một trong những chiến thuật này là hệ thống ghi nhớ, được CEO Amazon Jeff Bezos phổ biến gần đây nhất. Tại Amazon, Bezos yêu cầu các thành viên trong nhóm phải tạo một bản ghi nhớ bằng văn bản trước mỗi cuộc họp. Bản ghi nhớ này cung cấp tài liệu cơ bản và thông tin liên quan để thảo luận. Sau đó, bản ghi nhớ được phân phát cho tất cả những người tham dự vào đầu cuộc họp và mọi người dành thời gian để đọc các thông tin liên quan riêng lẻ trước khi cuộc thảo luận bắt đầu.
Chúng tôi đã sửa đổi hệ thống này cho môi trường từ xa:các bản ghi nhớ được gửi trước cuộc họp và các nhân viên dự kiến sẽ đến để chuẩn bị và sẵn sàng thảo luận về bản ghi nhớ. Bản ghi nhớ giảm ít nhất một nửa thời gian cần thiết cho cuộc họp, đồng thời năng suất và mức độ tương tác cao hơn nhiều.
Đối với các chủ đề yêu cầu nhiều sắc thái hơn, hãy cân nhắc thay thế cuộc họp bằng video không đồng bộ hoặc một chiều. Nếu bạn phải trả lời một câu hỏi phức tạp hoặc giải thích chi tiết cho đồng nghiệp, hãy cân nhắc dành vài phút để quay video bạn đang xem qua phần trả lời hoặc chia sẻ thông tin cập nhật. Đây không chỉ mang tính cá nhân hơn một email mà còn rõ ràng hơn — nó đảm bảo rằng những điều quan trọng như giọng điệu và ngôn ngữ cơ thể được đưa vào phản hồi của bạn. Video không đồng bộ cũng mất ít thời gian hơn một cuộc họp, cho cả người gửi và người nhận.
Sự thật là, các cuộc họp ảo là một trò chơi hoàn toàn khác. Nhưng nếu bạn tập trung vào việc hạn chế các cuộc họp không cần thiết, sử dụng video không đồng bộ, thử hệ thống ghi nhớ và rút ngắn các cuộc họp mà bạn có, bạn có thể tổ chức các cuộc họp tầm cỡ thế giới trong một môi trường từ xa.
