Nếu bạn có một doanh nghiệp tiến bộ ưu tiên các mối quan hệ lâu dài với khách hàng, bạn sẽ không thể sử dụng các phương tiện vật chất để kiểm soát tất cả các nhiệm vụ sớm hay muộn. Chuyển doanh nghiệp của bạn sang mô hình kỹ thuật số là điều đúng đắn, không chỉ bởi vì chúng ta hiện đang ở trong một thế giới 'thông minh', bạn cần một cách dễ dàng và toàn diện để quản lý dữ liệu khách hàng.

Phần mềm CRM quản lý mọi thứ từ ghi lại các cuộc trò chuyện của khách hàng, lưu giữ hồ sơ dữ liệu khách hàng và cập nhật hồ sơ khách hàng. Sự phát triển của thế giới kỹ thuật số đã cung cấp cho doanh nghiệp phương tiện để quản lý các mối quan hệ khách hàng một cách đáng tin cậy, giảm bớt thủ tục giấy tờ và thực hiện các biện pháp kiểm soát mới.

Chúng ta đang chứng kiến ​​cuộc cách mạng công nghệ và với tư cách là một doanh nghiệp, cách tốt nhất là biết công cụ, tiện ích hoặc ứng dụng phù hợp cho tổ chức của bạn để cải thiện toàn bộ hoạt động của công ty.

Công cụ quản lý quan hệ khách hàng dựa trên đám mây cung cấp giải pháp một cửa cho hầu hết các thách thức điển hình của một doanh nghiệp trong việc xử lý các hoạt động của khách hàng. Công cụ CRM giúp bạn có tổ chức hơn và giảm chi phí văn phòng. Để tạo ra dịch vụ khách hàng đặc biệt và khiến khách hàng trung thành, bạn cần tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho các thủ tục hành chính. CRM là một cách hoạt động sáng tạo để giữ cho khách hàng của bạn hài lòng.

Dưới đây là 9 mẹo về cách bạn có thể tổ chức công việc của mình với Phần mềm CRM

1. Lập kế hoạch tốt hơn

2. Ghi lại mọi thứ

3. Giảm nhu cầu về giấy

4. Chia sẻ điện tử

5. Sử dụng các mẫu điện tử

6. Báo cáo dễ dàng

7. Tự động lưu trữ thông tin liên hệ

8. Danh sách gửi thư

9. Hệ thống có tổ chức

CRM không phải là khoa học tên lửa, nhưng nó có thể khiến bạn trở thành siêu sao cạnh tranh.

1. Lập kế hoạch tốt hơn

Khi bạn có nhiều việc phải làm, không thể làm hết mọi việc cùng một lúc. Bạn cần dành một chút thời gian để tìm ra những ưu tiên của mình và những gì bạn cần làm trước tiên. Vì vậy, sẽ không còn chỗ cho những công việc khẩn cấp hoặc đột xuất; hơn nữa, thiết lập các ưu tiên của bạn và lập danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn có một ngày làm việc hiệu quả.

Sử dụng phần mềm CRM sẽ cho phép bạn điền vào tất cả danh sách hoạt động của mình một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể thiết lập lời nhắc để nhắc nhở bạn về những hoạt động bạn đã bỏ lỡ.

Ngoài ra, bạn có thể nhận được nhiều hơn thế với phần mềm CRM tốt. Nó giúp các doanh nghiệp tích hợp nhiều chức năng phân mảnh vào một hệ thống mạnh mẽ duy nhất chạy trên các bộ phận bán hàng, dịch vụ khách hàng, tiếp thị, kinh doanh, v.v.; bạn có tất cả thông tin của bạn có sẵn trong tầm tay của bạn.

Ngoài ra, Phần mềm CRM cung cấp một số hệ thống báo cáo có sẵn và tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng để tạo các chỉ số thống kê về các quy trình kinh doanh nội bộ khác nhau.

Lập kế hoạch tốt hơn sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả của các nhóm đối mặt với khách hàng và giúp bạn tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Bạn cũng cải thiện trải nghiệm khách hàng của mình. Có thể chủ động đưa ra nhiều quyết định kinh doanh để tăng năng suất của tổ chức từ việc lập kế hoạch tỉ mỉ.

2. Ghi âm hiệu quả

Là một chủ sở hữu doanh nghiệp, điều hợp lý là phải tuân theo mọi quy trình trong tổ chức. Việc ghi lại mọi chuyển động và cuộc trò chuyện theo cách thủ công sẽ là quá nhiều cho bạn hoặc bất kỳ ai để xử lý. Để quản lý hiệu quả điều đó, rất có thể bạn sẽ yêu cầu dịch vụ của nhiều cá nhân để đăng nhập vào mọi hoạt động.

Sử dụng phần mềm CRM giúp bạn quản lý việc này một cách hiệu quả. Phần mềm có thể thay thế thoải mái tất cả những người bạn đã tuyển dụng để ghi âm. Nó cho phép bạn lưu danh bạ và ghi lại tất cả các hoạt động, từ nhận xét, hành động đến ghi âm, một cách dễ dàng mà không lãng phí thời gian và tài nguyên.

Ngoài ra, công cụ CRM còn phục vụ như một cơ sở dữ liệu đáng tin cậy cho tất cả các hoạt động của bạn. Nó là một công cụ tốt mà bạn có thể cập nhật thường xuyên với tất cả các thông tin. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng truy xuất bất kỳ bản ghi nào trước đó của mình ngay lập tức mà không cần rời khỏi bàn làm việc.

3. Giảm nhu cầu về giấy

Sử dụng phần mềm CRM sẽ giảm đáng kể nhu cầu lưu trữ tất cả dữ liệu bằng mực và giấy của bạn. Ngoài ra, bạn không cần thêm từng tài liệu in vào các thư mục. Tất cả dữ liệu khách hàng của bạn — từ tên của họ đến lần mua hàng hoặc cuộc trò chuyện gần đây nhất mà họ thực hiện — được lưu trữ dưới dạng điện tử và ở vị trí trung tâm.

Do đó, bạn chỉ cần in tài liệu cần thiết nhất, tài liệu này phải có chữ ký tay và con dấu của công ty. Điều này thậm chí vẫn có thể được thực hiện mà không cần in bất kỳ thứ gì ra giấy. Có một số chữ ký điện tử và phần mềm bổ sung mà bạn có thể sử dụng. Do đó, bạn không cần phải chi nhiều tiền cho việc mua giấy tờ.

Nói một cách tổng thể, đối với một văn phòng 10 người, bạn có thể sẽ sử dụng một gói giấy trong ba tháng. Về lâu dài, hình thức đã qua sử dụng sẽ được đưa vào thùng, sau đó là bãi chôn lấp.

Một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí cho việc trải giấy và máy in. Như một phần thưởng, bạn bảo vệ hành tinh khi ít giấy của bạn bị đưa vào các bãi chôn lấp. Điều này sẽ mang lại cho bạn sự thúc đẩy xã hội trong các sứ mệnh môi trường của bạn

4. Chia sẻ điện tử

Trong mô hình kinh doanh truyền thống, việc chia sẻ tin nhắn và tài liệu tạo ra một cách chia sẻ dữ liệu không hiệu quả. Thông tin liên hệ và hồ sơ quan trọng có thể bị thiếu trong quá trình vận chuyển và tất cả dữ liệu dễ bị rò rỉ.

Sử dụng phần mềm CRM cho phép bạn chia sẻ tài liệu và thông tin qua một số phần mở rộng như định dạng doc, pdf, txt, img, excel và csv. Và bạn có thể gửi tất cả chúng qua email chỉ với một cú nhấp chuột. Vì công cụ CRM của bạn đã lưu trữ tất cả thông tin của bạn trước đó nên bạn không cần phải tìm kiếm bất kỳ thông tin nào ở bất kỳ đâu. Bạn có thể tạo nhóm dự án và gửi tin nhắn cho nhiều người nhận cùng một lúc.

Ngoài ra, một phần mềm CRM dựa trên đám mây được thiết kế để có một cơ sở dữ liệu tập trung có thể được truy cập và chia sẻ bởi mọi thành viên hoặc cổ đông trong nhóm. Với quyền truy cập thích hợp và mức độ bảo mật, mọi thành viên trong nhóm đều có thể truy cập thông tin liên quan mà họ cần mà không cần lục tung cả đống tệp. Bạn cũng có thể tích hợp một máy chủ email, mạng xã hội và phần mềm của bên thứ ba khác với phần mềm CRM của mình.

Nói chung, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều tiền và thời gian cho doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng phần mềm CRM. Ngoài ra, bạn loại bỏ rủi ro do lỗi của con người có thể dẫn đến mất mát dữ liệu và thông tin nhạy cảm. Tất cả các tài liệu đều có thể dễ dàng chia sẻ và truy xuất nguồn gốc để đảm bảo rằng chúng sẽ đến tay người nhận dự kiến.

5. Sử dụng các mẫu điện tử

Mẫu là những tài liệu được thiết kế sẵn có thể được sử dụng lại cho công việc lặp đi lặp lại hàng ngày. Có các mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc, vì bạn không cần phải tạo lại mọi bản ghi từ đầu.

Phần mềm CRM cho phép bạn lưu trữ một thư viện các mẫu điện tử dưới một số hình thức như Email, SMS, thiết kế và các tài liệu khác. Các mẫu này có thể được sử dụng lại nhiều lần theo thời gian, điều này cho phép nhân viên của bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Xe điện có thể điền thông tin chi tiết cần thiết vào các mẫu hiện có khi cần thiết trước khi gửi chúng đến những người nhận cần thiết.

Mẫu điện tử giúp bạn giảm thời gian làm lại cho nhóm của mình và họ có thể dành nhiều thời gian hơn để giải quyết các vấn đề khác của khách hàng.

6. Báo cáo dễ dàng

Tất cả các mô hình kinh doanh đều yêu cầu báo cáo tiến độ nhất quán và nhiều người quản lý và trưởng nhóm dành vài giờ để lấy báo cáo và thu thập chúng. Theo truyền thống, cả báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và nhân viên đều được thực hiện trong bảng tính Excel với các số liệu mới nhất. Việc này không chỉ gây mệt mỏi mà còn mất nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.

Một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tốt có tất cả dữ liệu của bạn ở một nơi và luôn cập nhật thông tin. Công cụ báo cáo tự động của nó có thể tạo báo cáo để sử dụng ngay lập tức. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và thủ tục giấy tờ của người quản lý hoặc trưởng nhóm của bạn và cũng tăng hiệu quả của họ. Bạn có thể nhanh chóng tạo các báo cáo tiêu chuẩn mà không cần xem xét các bảng tính và tập trung vào những gì quan trọng nhất, kết quả!

7. Tự động lưu trữ thông tin liên hệ

Là một doanh nghiệp, nếu nhân viên của bạn không có cách nào để có được dữ liệu chính xác và cập nhật về người họ cần trò chuyện nhanh chóng, thì công ty của bạn sẽ trở nên kém hiệu quả và sự thất vọng sẽ xuất hiện.

Phần mềm CRM cho phép bạn quản lý tất cả thông tin liên hệ của khách hàng khi họ đến. Nó lưu trữ thông tin theo cách có cấu trúc trong cơ sở dữ liệu tập trung, từ đó tất cả nhân viên trong tổ chức đều có thể truy cập được thông tin. Nhân viên của bạn có thể tiếp tục thêm thông tin liên hệ của khách hàng và tạo danh bạ doanh nghiệp hoặc cơ sở dữ liệu liên hệ.

Vì công cụ CRM dựa trên nền tảng đám mây, nên tất cả nhân viên từ mọi nơi đều có thể truy cập thông tin cần thiết khi đang di chuyển. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, nguồn lực và nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.

8. Danh sách gửi thư

Một số doanh nghiệp cho rằng việc mua một danh sách gửi thư làm sẵn từ các nhà cung cấp bên ngoài sẽ nhanh hơn và dễ dàng hơn. Tôi khuyên bạn nên xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng của mình ngay từ đầu. Điều này sẽ giúp bạn có được những khách hàng tiềm năng có chất lượng tốt hơn và sẽ có giá trị về lâu dài.

Để tạo danh sách gửi thư, bạn có thể thêm các nút đăng ký và gọi hành động vào trang web của mình. Bạn cũng có thể thu hút người đăng ký thông qua blog hoặc các kênh truyền thông xã hội của mình hoặc thu thập email tại các hội nghị.

Bạn có thể dễ dàng thêm những địa chỉ liên hệ này vào cơ sở dữ liệu CRM của mình để sau này có thể lựa chọn gửi email trực tiếp. Tạo danh sách email của bạn và cập nhật danh sách này sẽ giúp bạn thành công trong tiếp thị qua email.

9. Hệ thống có tổ chức

Nếu mô hình kinh doanh của bạn yêu cầu bạn phải theo dõi tất cả hồ sơ khách hàng của mình, bạn phải sử dụng trang tính excel và các cách thủ công để tổ chức dữ liệu của mình. Công cụ CRM là cách hiệu quả nhất để tổ chức công việc hàng ngày của bạn và tạo hệ thống theo dõi và quản lý dữ liệu của bạn thông qua cơ sở dữ liệu tập trung.

Cách thức quản lý khách hàng tiềm năng truyền thống không hiệu quả và tốn nhiều thời gian. Chi phí điều hành doanh nghiệp của bạn cao hơn nhiều vì có sự lặp lại quá mức và trùng lặp công việc hàng ngày.

Với phần mềm CRM, bạn có thể tổ chức khách hàng tiềm năng của mình bằng cách hợp lý hóa tất cả dữ liệu và thông tin khách hàng của mình. Điều này giúp bạn theo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng của mình một cách hiệu quả và chủ động một cách dễ dàng.

Ngoài ra, một công cụ CRM mang lại cho bạn lợi thế vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh. Nó giúp bạn tạo và tự động hóa các hoạt động tiếp theo cho tất cả các hành động hiện tại và tiếp theo của bạn với khách hàng. Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tiếp cận với những khách hàng tiềm năng mới đúng lúc và phục vụ khách hàng hiện tại một cách chủ động với thông tin khách hàng đầy đủ.

Có một hệ thống tổ chức sẽ giúp bạn phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và hiệu quả, nó cũng cho phép bạn truy xuất thông tin khách hàng ngay lập tức một cách nhanh chóng. Sử dụng phần mềm CRM sẽ tăng doanh thu cho tổ chức của bạn và giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian để sử dụng hiệu quả hơn.

Kết luận

"Các công ty đầu tư vào các chương trình CRM tinh vi hoặc Quản lý quan hệ khách hàng để giám sát hiệu quả mối quan hệ của họ với khách hàng tại mọi thời điểm trong quá trình mua hàng." - Marc Ostrofsky

Sự phát triển của công nghệ dựa trên đám mây đã được chứng minh là tiết kiệm chi phí. Các doanh nghiệp có thể nhanh chóng chuyển khối lượng công việc của mình lên đám mây và truy cập ngay lập tức.

Phần mềm CRM có các tính năng tương thích linh hoạt giúp nó có thể truy cập thông qua điện thoại thông minh, máy tính xách tay và các thiết bị mọi lúc. Hơn nữa, bạn không cần đầu tư nhiều vào phần cứng.

CRM.io là một phần mềm quan hệ khách hàng cấp cao nhất từ ​​500 ứng dụng. Nó sở hữu tất cả các công cụ cần thiết để giúp bạn tiết kiệm chi phí và cải thiện năng suất của doanh nghiệp. Bắt đầu ngay bây giờ.