Phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng cung cấp vô số cách bạn có thể tăng năng suất, doanh thu của nhân viên và củng cố lòng trung thành của khách hàng. Dưới đây là cách khai thác tốt nhất tiềm năng của phần mềm CRM.

50. Chỉ định các mục tiêu và chiến lược CRM. Thực hiện điều này ngay từ đầu sẽ hướng dẫn tốt hơn sự lựa chọn phần mềm CRM của bạn và các tính năng bạn sẽ cần. Kết hợp kỳ vọng của bạn với những gì đang có trên thị trường đảm bảo một khoản đầu tư phù hợp và sinh lời tốt hơn.

49. Tham gia các dịch vụ của một chuyên gia có thể trợ giúp. Người bên ngoài có thể đưa ra những đánh giá khách quan về nhu cầu kinh doanh của bạn và giúp dẫn dắt bạn đến với phần mềm CRM có lợi nhất. Ngay cả đối với các doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ này cũng rất xứng đáng với chi phí bỏ ra.

48. Thu hút nhân viên xác định rõ hơn những gì cần thiết từ hệ thống. Một phần của việc cố gắng tìm ra nhu cầu kinh doanh của bạn nằm ở việc tham khảo ý kiến ​​của những công ty vận hành các chức năng khác nhau. Là chuyên gia trong lĩnh vực thích hợp của họ, họ được đặt tốt nhất để xác định các công cụ và chức năng sẽ hữu ích nhất trong việc đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.

47. Nói lên những lợi ích của việc sử dụng phần mềm CRM để khuyến khích áp dụng. Mọi người thường chống lại sự thay đổi. Tuy nhiên, nó có thể giúp nhấn mạnh cách những thay đổi này có thể tốt cho tổ chức và làm cho công việc của họ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Nói tích cực về những thay đổi này sớm có thể giúp việc áp dụng sau này dễ dàng hơn trong quá trình thực hiện.

46. Tìm một nhà cung cấp hiểu doanh nghiệp của bạn. Có rất nhiều lựa chọn cho phần mềm CRM trên thị trường. Đặt cược tốt nhất của bạn để tìm được sự phù hợp là làm việc với một nhà cung cấp có kinh nghiệm với các loại hình kinh doanh tương tự. Họ sẽ biết lựa chọn cụ thể nào phù hợp với thị trường ngách của bạn, giảm thời gian lãng phí cho việc thử nghiệm.

45. Chọn một hệ thống CRM có giao diện thân thiện với người dùng. Giao diện người dùng đơn giản để hiểu và điều hướng có thể giúp khuyến khích việc sử dụng phần mềm CRM. Tốt hơn, nếu nó có thể được tùy chỉnh, bạn có thể thiết lập nó theo cách mà nhóm của bạn có thể dễ dàng hiểu và không gặp vấn đề gì khi tương tác.

44. Hướng đến một quy trình bán hàng đơn giản và hợp lý. Một quy trình bán hàng đơn giản sẽ dễ dàng hơn cho người dùng thành thạo và khuyến khích họ sử dụng phần mềm CRM. Việc tùy chỉnh hệ thống này với ít bước hơn sẽ dẫn đến việc đào tạo và áp dụng nhanh hơn.

43. Nhấn mạnh vào tích hợp đầy đủ với các hệ thống hiện có khác. Có nhiều công cụ và chức năng trên phần mềm CRM có thể thay thế phần mềm kế thừa. Tuy nhiên, một số chương trình có thể sẽ cần được duy trì và tích hợp vào phần mềm CRM.

42. Cập nhật hệ thống CRM mới với dữ liệu cũ để nhanh chóng tiếp tục phục vụ khách hàng lặp lại. bạn có thể cần hỗ trợ từ nhà cung cấp của bạn để thực hiện điều này. điều quan trọng là phải thiết lập và vận hành hệ thống một cách nhanh chóng để tránh những gián đoạn có thể ảnh hưởng đến việc cung cấp dịch vụ và danh tiếng của doanh nghiệp.

41. Theo dõi tương tác với khách hàng tiềm năng từ một nguồn duy nhất. Điều này áp dụng khi tra cứu thông tin và cập nhật nó. Việc sử dụng một nguồn duy nhất đảm bảo rằng bất kể nhân viên nào tương tác với khách hàng, họ đều đang hoạt động trên quan điểm kiến ​​thức.

40. Sắp xếp đào tạo nhân viên đầy đủ về phần mềm. Một phần quan trọng của việc đảm bảo áp dụng tốt phần mềm này là đào tạo thích hợp. Nó làm cho nhân viên tự tin hơn về việc xử lý hệ thống của họ và có xu hướng sử dụng nó như dự định.

39. Hãy để việc đào tạo diễn ra từ từ bằng cách bắt đầu với những người lãnh đạo quy trình để tránh bị gián đoạn. Như đã biết, lãnh đạo bắt đầu từ cấp trên. Đào tạo nên nhỏ giọt xuống các cấp bậc. Có huấn luyện quản lý trước cũng giúp họ có vị trí tốt hơn để hỗ trợ đàn em khi họ gặp khó khăn trong việc thích nghi với việc sử dụng nó.

38. Tạo sẵn các hướng dẫn, bài giảng và Câu hỏi thường gặp trực tuyến để hỗ trợ nhân viên sử dụng phần mềm CRM theo tốc độ của riêng họ. Mặc dù các buổi đào tạo với nhà cung cấp là quan trọng, nhưng hỗ trợ bổ sung khuyến khích học tập riêng là rất đáng giá. Các phương pháp này cho phép người dùng tham khảo nhanh khi cố gắng sử dụng thành thạo các chức năng và công cụ khác nhau.

“Xuất sắc là một nghệ thuật có được nhờ sự rèn luyện và thói quen. Chúng ta không hành động đúng vì chúng ta có đức hạnh hay sự xuất sắc, mà chúng ta có những điều đó vì chúng ta đã hành động đúng. Chúng tôi là những gì chúng tôi lặp đi lặp lại. Xuất sắc, sau đó, không phải là một hành động mà là một thói quen. ~ Aristotle

- John Rampton (@johnrampton) ngày 25 tháng 8 năm 2018

37. Hãy linh hoạt khi lựa chọn vì không có hệ thống CRM nào giải quyết được tất cả các vấn đề. Các hệ thống CRM khác nhau phục vụ các ngành và số lượng người dùng khác nhau. Không có giải pháp chung cho tất cả. Vì vậy, hãy cởi mở khi thu hẹp các lựa chọn hàng đầu và thử nghiệm để xem liệu khả năng của họ có đáp ứng được nhu cầu tổ chức của bạn hay không.

36. Có các ưu tiên phải được đáp ứng khi đưa ra lựa chọn cuối cùng. Như đã nói không có giải pháp phổ quát. Để tìm ra các tùy chọn tốt nhất của phần mềm CRM cho doanh nghiệp của bạn, bạn phải xác định nhu cầu nào là quan trọng nhất. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng xác định phần mềm phù hợp nhất.

35. Xác định những người dùng hàng đầu của phần mềm CRM để biến họ thành những người ủng hộ hệ thống. Trong quá trình đào tạo, sẽ làm rõ nhân viên nào thực sự hiểu và thành thạo việc sử dụng phần mềm CRM. Hãy biến những người học nhiệt tình này thành những người ủng hộ bạn để khuyến khích các thành viên khác trong nhóm và có thể hỗ trợ việc đào tạo của họ.

34. Chọn các công cụ đơn giản để ít ma sát hơn và dễ dàng sử dụng. Cho dù đã được thiết kế đơn giản hay có thể tùy chỉnh, bạn sẽ muốn có phần mềm CRM dễ sử dụng. sự đơn giản sẽ giúp việc đào tạo dễ dàng hơn và khuyến khích sử dụng thường xuyên.

33. Tìm một CRM linh hoạt bổ sung và hỗ trợ các quy trình hiện có. Không phải phần mềm nào cũng có thể tích hợp. Tìm một chương trình có thể hoạt động với các chương trình hiện có của bạn để phù hợp lý tưởng và giảm thiểu gián đoạn dịch vụ.

32. Một CRM đơn giản có nghĩa là các bản sửa lỗi dễ dàng hơn và ít cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp hơn. Mặc dù có thể hấp dẫn để đi toàn diện, nhưng các thiết kế đơn giản sẽ dễ sửa chữa hơn trong trường hợp có vấn đề. Thường thì những bản sửa lỗi này thậm chí có thể được thực hiện ngay tại nhà.

31. Giữ các biểu mẫu đơn giản để khuyến khích nhân viên tiếp thị và bán hàng nhập dữ liệu thích hợp. Đơn giản và ít trường có nghĩa là công việc có thể di chuyển nhanh hơn. Đây là một đức tính mà nhóm của bạn sẽ đánh giá cao.

30. Đảm bảo một hệ thống CRM thúc đẩy giao tiếp tốt giữa các nhóm. Giao tiếp khuyến khích làm việc theo nhóm tốt hơn và cuối cùng là cải thiện việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cũng như sự hài lòng của khách hàng.

29. Sử dụng các tính năng tự động để loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại. Cắt giảm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại giúp giải phóng nhân viên cho những công việc quan trọng hơn có thể tác động mạnh hơn đến doanh thu và lợi nhuận.

28. Nhấn mạnh tầm quan trọng của dữ liệu sạch từ mọi người để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu. Dữ liệu của bạn càng đáng tin cậy thì các quyết định của nhân viên trong toàn tổ chức càng tốt. ưu tiên giữ cho dữ liệu chính xác và cập nhật.

27. Khuyến khích cập nhật kịp thời giữa các phòng ban để xác định xu hướng nhanh chóng. Dữ liệu hiện tại giúp phát hiện các xu hướng mới nổi nhanh hơn. Ví dụ, khiếu nại về sản phẩm kém chất lượng có thể cho thấy lỗi trong quá trình sản xuất. Nó có thể nhắc nhở nhanh chóng thu hồi và khắc phục sự cố.

26. Khuyến khích cập nhật dữ liệu thậm chí từng phút. Ngay cả chi tiết nhỏ nhất cũng có thể giúp chuyển đổi khách hàng tiềm năng. Nhưng thông tin phải có trong hệ thống để sử dụng cho những người dùng khác.

25. Theo dõi chu kỳ bán hàng để đảm bảo nhu cầu của khách hàng đang được đáp ứng và doanh số bán hàng đã kết thúc. Đây phải là một nhiệm vụ được lên lịch để tránh các khách hàng tiềm năng giảm mà doanh số bán hàng không được thực hiện.

24. Xem lại dữ liệu về các giao dịch bị mất để hiểu các trường hợp và tránh lặp lại. Học hỏi từ những sai lầm trong quá khứ là cách tốt nhất để tránh sự lặp lại của chúng. Thực hiện đánh giá này thường xuyên cho các nhóm tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng.

23. Sử dụng dữ liệu bán hàng và dịch vụ khách hàng để cải thiện các nỗ lực tiếp thị. Dữ liệu mà nhóm bán hàng và dịch vụ khách hàng thu thập có thể khác với những gì tiếp thị. Họ có được hồ sơ tốt hơn về khách hàng mục tiêu và những gì họ phản hồi tốt nhất.

22. Sử dụng phân tích để hướng dẫn việc ra quyết định. Phân tích cung cấp thông tin chi tiết tốt về hiệu suất và xu hướng kinh doanh. Sử dụng các số liệu này để hướng dẫn các quyết định trong tương lai.

21. Đảm bảo hiển thị rõ ràng và lịch sử của từng hồ sơ khách hàng như với crm.io. tổng quan này sẽ cung cấp dữ liệu có giá trị có thể giúp xác định khách hàng tiềm năng, chuyển đổi họ thành doanh số bán hàng và khuyến khích kinh doanh lặp lại.

20. Sử dụng dữ liệu bán hàng và khách hàng để xếp hạng khách hàng tiềm năng mới. Các công cụ tính điểm khách hàng tiềm năng sẽ hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự ưu tiên.

19. Sử dụng bộ lọc để nhanh chóng truy cập dữ liệu để xem xét và cập nhật. Mặc dù tổng quan là hữu ích, nhưng các chi tiết nhỏ cũng có công dụng riêng trong việc hướng dẫn tương tác với khách hàng.

18. Tùy chỉnh các trường quản lý tài khoản để thu thập dữ liệu toàn diện trên hồ sơ khách hàng. Điều này sẽ cho phép bạn quyết định thông tin nào được hiển thị nhanh nhất khi xem xét tài khoản khách hàng.

17. Sử dụng cảnh báo lịch để ghi chú các sự kiện, nhắc nhở hành động và các ngày kỷ niệm. Điều này giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ những ngày quan trọng có giá trị đối với khách hàng.

16. Đảm bảo khả năng tiếp cận trên thiết bị di động để khuyến khích sử dụng khi đang di chuyển. Khả năng tiếp cận này rất quan trọng khi ở hiện trường và nếu làm việc từ xa.

15. Gửi cảnh báo đến nhóm bán hàng khi hoạt động tiếp thị nắm bắt được dữ liệu khách hàng tiềm năng. Hành động nhanh chóng của các nhóm bán hàng sẽ đảm bảo khách hàng tiềm năng không bao giờ bị mất. Nó cũng sẽ gây ấn tượng với khách hàng khi biết các yêu cầu của họ đang được xem xét một cách nghiêm túc.

14. Tích hợp cổng thông tin web trong phần mềm CRM của bạn. Điều này sẽ giúp khách hàng dễ dàng truy cập thông tin đơn hàng của họ, bên cạnh bất kỳ công việc nào khác mà nhân viên có thể làm trên hệ thống.

13. Sử dụng các báo cáo của người dùng để theo dõi hiệu suất của từng nhóm bán hàng. Tại đây, bạn có thể xác định những người hoạt động tốt nhất của mình và những người có thể cần hỗ trợ thêm.

12. Theo dõi hoạt động của đường ống bán hàng để dự báo tốt hơn doanh thu trong tương lai. Với thông tin tổng quan, bạn có thể hiểu rõ hơn về hướng đi của doanh nghiệp mình và thực hiện các báo cáo đầy đủ thông tin.

11. Sử dụng dữ liệu hồ sơ khách hàng để phát triển phương pháp tiếp thị tùy chỉnh dựa trên lịch sử. Các tương tác trong quá khứ rất hữu ích trong việc hiểu loại phản hồi bạn sẽ nhận được với những nỗ lực tiếp thị nhất định.

10. Gửi tin nhắn được cá nhân hóa cho khách hàng để nắm bắt tốt hơn sự quan tâm của họ. Mọi người phản hồi tích cực hơn với các thông tin liên lạc cho thấy doanh nghiệp biết rõ về họ.

9. Chia sẻ báo cáo giữa những người dùng để thúc đẩy giao tiếp và cộng tác tốt hơn. Nhân viên đánh giá cao việc được thông báo về hiệu suất của họ. Các báo cáo cũng có thể được sử dụng để ghi nhận những kết quả tốt đẹp thu được từ các hoạt động hợp tác khác nhau.

8. Xem xét hành vi của khách hàng để nhận thấy bất kỳ xu hướng bất thường nào. Những hành động như dừng đơn đặt hàng đột ngột hoặc không còn tương tác trên mạng xã hội có thể chỉ ra một vấn đề cần giải quyết nhanh chóng để cứu vãn mối quan hệ.

7. Khi doanh số bán hàng đang giảm, hãy liên hệ với khách hàng để khắc phục sự cố. Điều này cần phải được thực hiện nhanh chóng trước khi cạnh tranh bước vào.

6. Sử dụng phần mềm CRM để theo dõi danh tiếng thương hiệu của bạn trực tuyến. Phần mềm CRM có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ quản lý các mối quan hệ với khách hàng. Nó cũng có thể được sử dụng để theo dõi các lượt đề cập đến thương hiệu ở bất kỳ đâu trực tuyến và tại sao.

5. Xác định những khách hàng chính để nhận phần thưởng và thử nghiệm beta các sản phẩm và dịch vụ mới. Các chương trình khách hàng thân thiết rất hữu ích trong việc giữ chân khách hàng. Cho họ tham gia vào các chương trình khuyến mãi đặc biệt cũng có thể thúc đẩy lòng trung thành mạnh mẽ hơn.

4. Sử dụng các công cụ quản lý tài khoản và liên hệ để lập hồ sơ tuyển dụng tiềm năng. Như đã nói bạn có thể làm được nhiều việc hơn với phần mềm CRM ngoài việc chỉ quản lý các mối quan hệ với khách hàng. Bạn cũng có thể dễ dàng thu thập dữ liệu về những nhân viên tiềm năng và những người có ảnh hưởng mà bạn muốn hợp tác.

3. Theo dõi sự cạnh tranh để xác định các xu hướng mới nổi và tận dụng các cơ hội. Mặc dù bạn nên làm việc để cải thiện sản phẩm của mình và tương tác với khách hàng, nhưng điều đó cũng giúp bạn theo dõi đối thủ cạnh tranh. Từ việc ra mắt sản phẩm đến các chương trình xã hội mới, hãy nhớ theo dõi xem hành động của họ sẽ có tác động gì đến thị trường và liệu bạn có cần phản hồi hay không.

2. Đầu tư vào phần mềm CRM dựa trên đám mây có thể truy cập và mở rộng. Điều này sẽ giúp khả năng truy cập dễ dàng hơn và giảm nhu cầu sử dụng máy chủ nội bộ của bạn. Khả năng mở rộng cho phép tiết kiệm chi phí vì bạn chỉ trả tiền cho các tài nguyên bạn sử dụng.

Một trong những khía cạnh của đám mây định nghĩa thực tế từ "tiện lợi" là khả năng truy cập dữ liệu của bạn từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Trong thế giới làm việc hiện đại, các ứng dụng mà doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ đám mây thường có thể đồng bộ hóa với nhiều thiết bị, tăng thêm sự thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu của bạn từ gần như bất kỳ vị trí nào hoặc bất kỳ thiết bị nào. -Jeff Bullas

1. Bảo vệ dữ liệu có giá trị của bạn với CRM đám mây. Các vấn đề bảo mật đã trở nên phổ biến hơn. Với nhà cung cấp dịch vụ đám mây phù hợp, bạn có thể tận hưởng bảo mật vượt trội với chi phí thấp hơn so với việc bạn lưu trữ dữ liệu của mình trên các máy chủ cục bộ.

Kết luận

Mặc dù những mẹo này chỉ hữu ích nhưng chúng đưa ra lời khuyên về cách tận dụng tối đa khoản đầu tư vào phần mềm CRM để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Cố gắng áp dụng càng nhiều người trong số họ sử dụng công nghệ này và xem nó hoạt động như thế nào trong việc cải thiện mối quan hệ của bạn với khách hàng, nhân viên và các bên liên quan khác.