Tất cả các công ty cần phải ghi lại các hoạt động kinh doanh để tránh bị IRS thông báo thuế hoặc bị phạt và để theo dõi tiến độ. Tuy nhiên, các công ty theo mùa có cùng các quy tắc lưu trữ hồ sơ kinh doanh nhỏ như các công ty quanh năm không?
Các doanh nghiệp theo mùa phải lưu giữ các hồ sơ giống như các doanh nghiệp quanh năm lưu giữ. Bạn cần theo dõi kế toán, nộp các biểu mẫu của chính phủ và nộp thuế.
Các doanh nghiệp theo mùa phải lưu giữ hồ sơ công ty trong khoảng thời gian tương tự như các doanh nghiệp quanh năm. Khoảng thời gian bạn duy trì mỗi tài liệu tùy thuộc vào loại hồ sơ kinh doanh.
Dưới đây là một số tài liệu kinh doanh bạn nên giữ và bạn nên giữ chúng trong bao lâu.
Bạn cần giữ các biểu mẫu sổ sách kế toán doanh nghiệp nhỏ liên quan đến thuế của mình sau khi bạn khai báo thông tin và thuế. IRS đặt ra các quy tắc cho khoảng thời gian bạn nên duy trì hồ sơ.
Nói chung, hãy giữ tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp trong ba năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai ban đầu. Hoặc, giữ tờ khai thuế trong hai năm sau ngày bạn nộp thuế. Chọn bất kỳ ngày nào đến sau. Nếu bạn yêu cầu một khoản lỗ từ chứng khoán vô giá trị hoặc một khoản khấu trừ nợ khó đòi, hãy giữ lại bản khai thuế trong bảy năm.
IRS có thể xem xét báo cáo thu nhập của doanh nghiệp của bạn trong tối đa sáu năm sau khi bạn nộp thuế. Thời gian này được gọi là khoảng thời gian giới hạn.
Bạn cần duy trì hồ sơ khai thuế cho đến khi hết thời hạn. Khoảng thời gian giới hạn là thời gian IRS cho phép bạn khai thuế đã sửa đổi. Khoảng thời gian giới hạn cũng bao gồm thời gian IRS có thể đánh giá bạn về các khoản nợ thuế bổ sung.
Bạn biên soạn nhiều hồ sơ kế toán khác nhau cho công việc kinh doanh theo mùa của mình. Thông thường, hồ sơ của bạn bắt đầu bằng việc theo dõi từng giao dịch kinh doanh trong sổ cái chung của doanh nghiệp nhỏ của bạn. Từ sổ cái, bạn tạo báo cáo tài chính. Các báo cáo có thể bao gồm báo cáo lãi và lỗ, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Giữ các sổ cái chung và báo cáo tài chính mà bạn tạo cho doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, hãy duy trì sổ đăng ký séc, bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng cũng như các mục nhập nhật ký.
Duy trì hồ sơ về tài sản doanh nghiệp của bạn miễn là bạn sở hữu chúng. Những tài liệu này có thể bao gồm chứng thư tài sản, hợp đồng thuê thiết bị và giấy chủ quyền xe. Hồ sơ giúp bạn tính khấu hao và khấu hao.
Bạn nên lưu giữ hồ sơ kế toán chính của mình vĩnh viễn. Những hồ sơ này giúp bạn vượt qua các vấn đề pháp lý và các vấn đề về thuế. Bạn cũng có thể xem hồ sơ theo thời gian để theo dõi tiến trình và khắc phục sự cố.
Thời gian lưu giữ hồ sơ kế toán:
| Ba năm | Bảy năm | Không giới hạn |
|---|---|---|
| Phiếu Gửi tiền Ngân hàng | AP và AR Ledgers | Bảng số dư |
| Ngân sách | Bảng sao kê ngân hàng | Sổ cái chung |
| Hóa đơn | Báo cáo Chi phí | Tuyên bố P&L |
| Phiếu chuyển tiền mặt và phí | Hồ sơ tiền mặt nhỏ | Sổ tiền mặt |
| Đơn đặt hàng | Bản ghi Tài sản Cố định | |
| Bản khai thuế thu nhập | Kiểm tra Đăng ký |
Hồ sơ về khách hàng và dự án của bạn có thể bao gồm các thỏa thuận và hợp đồng kinh doanh. Những hồ sơ này giúp công việc kinh doanh theo mùa của bạn chuyển sang mùa bận rộn một cách suôn sẻ. Bạn có thể nối mạng và kết nối lại với các khách hàng trước đây. Và, bạn có thể tham khảo các dự án trước đó để hoàn thành các dự án tương tự.
Hồ sơ khách hàng và dự án có thể giúp bạn nếu bạn bị khách hàng kiện. Các hồ sơ cho thấy bằng chứng về cách bạn đã tiến hành kinh doanh. Các tài liệu này cũng giúp bạn đánh vần chính xác tên và theo dõi thông tin liên hệ.
Công ty thời vụ của bạn có một số tùy chọn để lưu trữ hồ sơ kinh doanh nhỏ. Cân nhắc thời gian muốn dành cho việc lưu trữ hồ sơ, số tiền bạn sẽ trả và trình độ kỹ năng của bạn. Điều tra từng phương án kế toán trước khi đưa ra quyết định.
Cách ít tốn kém nhất để lưu giữ hồ sơ kinh doanh theo mùa của bạn là thực hiện kế toán bằng tay. Trong sổ tay hoặc bảng tính, bạn ghi lại từng giao dịch. Sau đó, bạn biên dịch các câu lệnh từ các dòng trong sổ cái của mình.
Việc lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp nhỏ của bạn bằng tay rẻ hơn so với các phương pháp kế toán khác, nhưng nó đòi hỏi nhiều cam kết hơn về thời gian và kỹ năng tài chính. Trong mùa bận rộn, bạn có thể không có thời gian để làm kế toán bằng tay. Trước khi bạn quyết định ghi sổ theo cách thủ công, hãy cân nhắc thời gian bạn phải dành.
Một lựa chọn khác mà bạn có để lưu trữ hồ sơ là thuê một kế toán. Khi bạn thuê ngoài kế toán, bạn có một chuyên gia xử lý tài chính của bạn. Tuy nhiên, dịch vụ của một kế toán viên có thể tốn kém. Đảm bảo rằng mức giá đó xứng đáng với thời gian bạn tiết kiệm được trước khi giao sách cho chuyên gia.
Bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán đám mây cho doanh nghiệp nhỏ để lưu trữ thông tin tài chính của mình trực tuyến. Bạn có thể truy cập nó từ mọi nơi có kết nối Internet.
Bạn nhập các giao dịch vào hệ thống. Phần mềm tính tổng và biên dịch các câu lệnh cho bạn. Quá trình này rất đơn giản và bạn có thể nhận được một chương trình phần mềm với mức đăng ký hàng tháng thấp.
Bạn có cần hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp nhỏ của mình không? Phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ trực tuyến của Patriot rất dễ dàng và giá cả phải chăng. Bắt đầu ngay hôm nay với thiết lập và hỗ trợ miễn phí.