Điều hành một doanh nghiệp có thể tốn kém. Các khoản thanh toán tiền thuê nhà, tiện ích, thuế và thiết bị đều có thể đi kèm với một mức giá quá đắt. Và nếu bạn có nhân viên, bạn cũng phải ném vào chi phí trả lương. Vì vậy, để tiết kiệm một số tiền bây giờ và thanh toán sau, bạn có thể cân nhắc trả chậm. Nhưng, trả chậm là gì, và khi nào bạn có thể sử dụng?
Cái gì trả chậm nghĩa là gì? Trì hoãn thanh toán là khi bạn mua thứ gì đó và trả tiền sau. Thanh toán hoãn lại còn được gọi là hoãn thanh toán, doanh thu bị buộc tội hoặc “lời hứa sẽ trả”.
Thanh toán trả chậm hoạt động như thế nào? Với thanh toán trả chậm, nhà cung cấp và khách hàng thường đi đến một thỏa thuận (tức là thỏa thuận trả chậm) cho phép khách hàng sở hữu một mặt hàng ngay bây giờ và thanh toán chi phí vào một ngày sau đó.
Tùy thuộc vào thỏa thuận, các khoản thanh toán trả chậm cũng có thể đi kèm với lãi suất (và chúng ta sẽ giải quyết vấn đề đó sau).
Vậy, thanh toán trả chậm có nghĩa là gì trên một hóa đơn? Nếu bạn thấy ghi chú trên hóa đơn có nội dung “Thanh toán bị hoãn lại”, điều đó có nghĩa là khách hàng sẽ gửi khoản thanh toán trong tương lai. Bất kể bạn là người gửi hay nhận hóa đơn, một lưu ý rằng khoản thanh toán đến hạn thanh toán muộn hơn đều có lợi cho cả hai bên.
Nếu bạn là nhà cung cấp hoãn thanh toán, bạn có thể thêm dấu hiệu rằng bạn đã hoãn thanh toán của khách hàng, nhưng điều này không cần thiết. Hầu hết khách hàng cho rằng việc nhận được hóa đơn có nghĩa là bạn đã hoãn các khoản thanh toán của họ cho đến khi sản phẩm hoặc dịch vụ hoàn tất.
Bạn cũng có thể thấy ghi chú trên hóa đơn bạn nhận được với các chi tiết thanh toán và ghi nhận việc hoãn thanh toán.
Một lần nữa, có nhiều cách khác nhau để trả chậm. Bạn có thể hoãn các khoản thanh toán mà bạn nợ nhà cung cấp hoặc cung cấp gói trả chậm cho khách hàng của mình. Hãy xem một số ví dụ về thanh toán trả chậm.
Bạn sở hữu một công ty xây dựng và đang xây dựng một mặt bằng bán lẻ mới cho Công ty A. Vì vậy, bạn cần vật liệu xây dựng như gỗ xẻ, đinh, ngói, sơn, v.v. Tổng chi phí vật liệu là 30.000 đô la. Tuy nhiên, bạn chưa có 30.000 đô la trong tay để trả tiền mua nguyên vật liệu.
Bạn mua tất cả các tài liệu của mình từ Công ty B và thực hiện một thỏa thuận trong đó Công ty B cho phép bạn lấy tài liệu ngay bây giờ và thanh toán cho chúng sau. Dựa trên thỏa thuận của bạn với Công ty B, bạn trả tiền cho các tài liệu theo từng đợt là $ 10.000. Khoản thanh toán đầu tiên của bạn sẽ đến hạn sau bốn tuần kể từ khi bạn nhận được tài liệu thay vì vào ngày mua.
Vì Công ty B cho bạn lấy vật tư ngay bây giờ với thỏa thuận trả vật tư sau nên bạn đã trả chậm.
Giả sử bạn sở hữu một công ty bán đồ điện tử. Một khách hàng lâu năm cần 10 máy tính xách tay mới cho tòa nhà văn phòng của mình, với tổng trị giá 5.000 đô la. Cửa hàng của bạn cung cấp tài chính cho các giao dịch mua lớn, nhưng bạn yêu cầu thanh toán trước 10%.
Khách hàng thanh toán cho bạn 500 đô la ngay bây giờ (5.000 đô la X 10%) và bạn đã thiết lập một thỏa thuận với khách hàng để họ thanh toán hết số dư còn lại trong vòng 12 tháng. Các khoản thanh toán hàng tháng của khách hàng được trả chậm.
Gói trả chậm không phải là một khoản vay. Tuy nhiên, bạn có thể có hoãn thanh toán cho các khoản vay của bạn. Khó hiểu đúng không?
Trả chậm là các tùy chọn thanh toán không lãi suất cho phép bạn hoặc khách hàng của bạn mua ngay bây giờ và thanh toán sau. Vì vậy, một người xác định khoản thanh toán 500 đô la chỉ trả 500 đô la khi khoản thanh toán đến hạn.
Với các khoản vay, khách hàng thường trả lãi cao hơn mức hoàn trả tiêu chuẩn của họ (tức là tiền gốc). Người cho vay cũng có thể thêm phí tài chính. Vì vậy, một khoản vay 500 đô la cuối cùng có thể khiến người đi vay phải trả hơn 500 đô la khi đến thời điểm trả khoản vay.
Ví dụ:khoản vay của bạn là 1.000 đô la với lãi suất 0%, nhưng có khoản phí tài chính là 50 đô la. Vì vậy, tổng các khoản thanh toán trả chậm của bạn bằng 1,050 đô la (1.000 đô la + 50 đô la) thay vì 1.000 đô la.
Đôi khi, người cho vay cho phép bạn trì hoãn việc hoàn trả khoản vay vì những lý do cụ thể, chẳng hạn như COVID-19 hoặc những khó khăn ngắn hạn. Bạn vẫn có thể tích lũy lãi suất cho các khoản vay của mình ngay cả khi bạn hoãn thanh toán, làm tăng tổng chi phí của khoản vay.
Kiểm tra với tổ chức tài chính hoặc người cho vay của bạn nếu bạn cần hoãn thanh toán khoản vay vì bất kỳ lý do gì.
Đối với người bán, các khoản trả chậm là doanh thu trích trước, là khoản tiền chưa nhận được cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được giao cho khách hàng. Trong sổ sách kế toán kép, bạn phải ghi lại giao dịch khi bạn tích lũy doanh thu và khi bạn nhận được nó.
Trước khi công ty thanh toán, hãy ghi nợ tài khoản Doanh thu tích lũy và ghi có vào tài khoản Doanh thu của bạn.
| Ngày | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|
| XX / XX / XXXX | Doanh thu tích lũy | X | |
| Doanh thu | X |
Sau khi khách hàng thanh toán, ghi sổ nhật ký điều chỉnh. Ghi nợ tài khoản Doanh thu và ghi có vào tài khoản Doanh thu tích lũy của bạn. Đây là mục nhập nhật ký trông như thế nào:
| Ngày | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|
| XX / XX / XXXX | Doanh thu | X | |
| Doanh thu tích lũy | X |
Khoản thanh toán trả chậm khác với doanh thu hoãn lại và chi phí trả chậm. Hãy xem chúng khác nhau như thế nào bên dưới.
Doanh thu hoãn lại ngược lại với việc trả chậm. Với doanh thu trả chậm, bạn trả trước cho hàng hóa hoặc dịch vụ thay vì sau khi giao hàng.
Doanh thu hoãn lại là một khoản nợ phải trả trong sổ sách của bạn vì nó dành cho hàng hóa hoặc dịch vụ mà bạn vẫn nợ khách hàng của mình. Ghi lại doanh thu hoãn lại trên bảng cân đối kế toán của bạn như một tài sản cho đến khi bạn phát sinh chi phí. Sau khi bạn phát sinh chi phí, hãy giảm tài sản và ghi nhận chi phí trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Ví dụ:giả sử một khách hàng cần 50 máy tính xách tay mới cho doanh nghiệp của họ. Khách hàng chọn một máy tính mà bạn không có trong kho. Bạn nói với khách hàng của mình rằng bạn có thể đặt hàng máy tính và giao chúng khi chúng có trong kho. Khách hàng thanh toán tổng chi phí tại thời điểm đặt hàng trước. Bây giờ bạn có doanh thu hoãn lại.
Ghi lại doanh thu hoãn lại vào sổ sách của bạn trước khi bạn thực hiện dịch vụ hoặc giao hàng. Ghi nợ tài khoản Tiền mặt của bạn vì số tiền cho doanh nghiệp của bạn tăng lên và ghi có vào tài khoản Doanh thu hoãn lại của bạn vì số doanh thu hoãn lại cũng đang tăng lên.
| Ngày | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|
| XX / XX / XXXX | Tiền mặt | X | |
| Doanh thu hoãn lại | X |
Sau khi bạn thực hiện dịch vụ hoặc giao hàng, hãy ghi lại một bút toán khác. Ghi nợ (giảm) tài khoản Doanh thu hoãn lại và ghi có (tăng) tài khoản Doanh thu của bạn.
| Ngày | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|
| XX / XX / XXXX | Doanh thu hoãn lại | X | |
| Doanh thu | X |
Chi phí trả chậm là những khoản bạn trả trước. Điều này có thể bao gồm việc trả tiền thuê nhà hoặc thế chấp của bạn trước khi các khoản thanh toán của bạn đến hạn. Không báo cáo chi phí hoãn lại trên báo cáo thu nhập của bạn.
Ghi lại chi phí hoãn lại làm tài sản trên bảng cân đối kế toán của bạn khi bạn phát sinh chi phí.
Ví dụ, bạn trả trước khoản thế chấp của mình. Sử dụng tài khoản Thế chấp trả trước và tài khoản Tiền mặt của bạn để ghi lại giao dịch. Đây là cách bạn báo cáo chi phí hoãn lại ban đầu:
| Ngày | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|
| XX / XX / XXXX | Thế chấp trả trước | X | |
| Tiền mặt | X |
Khi bạn phát sinh chi phí, hãy giảm tài khoản Thế chấp trả trước và tăng tài khoản Chi phí Thế chấp của bạn.
| Ngày | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|
| XX / XX / XXXX | Chi phí thế chấp | X | |
| Thế chấp trả trước | X |
Cần một cách đơn giản để theo dõi tất cả các chi phí của bạn cho dù bạn đang ở đâu? Yêu nước trực tuyến phần mềm kế toán là giải pháp hoàn hảo. Ghi lại các khoản thanh toán, theo dõi hóa đơn và hơn thế nữa ở bất cứ nơi nào doanh nghiệp của bạn đưa bạn đến. Sách của bạn là nơi bạn đang ở. Bắt đầu dùng thử miễn phí 30 ngày ngay hôm nay!