Sách của bạn nói một điều, nhưng bảng sao kê ngân hàng của bạn nói một điều khác. Thở dài (tại sao mọi thứ không bao giờ dễ dàng?!). Nhưng đừng căng thẳng — đối chiếu bảng sao kê ngân hàng luôn sẵn sàng trợ giúp.
Chắc chắn, quản lý tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn có thể không phải là việc đầu tiên trong danh sách việc cần làm của bạn. Tuy nhiên, đối chiếu bảng sao kê ngân hàng giúp bạn nắm bắt và sửa chữa các sai sót trước khi chúng gây thiệt hại cho tài chính của bạn.
Đọc tiếp để tìm hiểu đối chiếu bảng sao kê ngân hàng là gì, tại sao nó lại quan trọng và cách thực hiện.
Đối chiếu bảng sao kê ngân hàng là quá trình đối chiếu bảng sao kê ngân hàng của bạn với sổ sách kế toán.
Đây là cách nó hoạt động. Thông thường, bạn ghi lại các giao dịch bằng séc và tiền mặt trong sổ đăng ký séc, là một phần của sổ cái chung của bạn. Ngân hàng có một hồ sơ tương tự về tài khoản séc kinh doanh của bạn. Ngân hàng cấp cho bạn một bảng sao kê để phản ánh tất cả hoạt động trong tài khoản mỗi tháng.
Khi bạn nhận được bảng sao kê của mình, hãy đối chiếu các giao dịch với sổ sách của bạn để xem chúng có bằng nhau hay không.
Thông thường (và thật không may cho các chủ doanh nghiệp ở mọi nơi), họ không như vậy. Những sai lệch nhỏ, chẳng hạn như quên ghi lại một giao dịch hoặc bị ảnh hưởng bởi phí dịch vụ ngân hàng, sẽ làm hỏng một điều tốt. Chưa kể, thời gian là tất cả. Bạn có thể nhập một giao dịch trong sổ sách của mình mà không hiển thị trên bảng sao kê ngân hàng của bạn cho đến tháng tiếp theo (hoặc ngược lại).
Kiểm tra bảng sao kê ngân hàng của bạn so với sổ đăng ký của bạn giúp bạn loại bỏ sự khác biệt để lưu trữ hồ sơ chính xác.
Đối chiếu sao kê ngân hàng:Ai quan tâm? IRS, nhà đầu tư, người cho vay và chủ doanh nghiệp quan tâm đến những cuốn sách chính xác và cập nhật. Đối chiếu bảng sao kê ngân hàng với sổ sách của bạn sẽ giúp bạn đạt được điều đó. Thông qua đối chiếu, bạn có thể hiểu đầy đủ và chính xác về tình trạng tài chính của doanh nghiệp mình.
OK, OK, vì vậy việc đối chiếu bảng sao kê ngân hàng là khá cần thiết. Nhưng mục tiêu của việc chuẩn bị hòa giải ngân hàng là gì?
Đối chiếu bảng sao kê ngân hàng giúp bạn:
Thực hiện đối chiếu bảng sao kê ngân hàng thường xuyên (ví dụ:mỗi khi chu kỳ tài khoản ngân hàng của bạn kết thúc) để phát hiện các lỗi trước khi chúng có tuyết rơi.
Lo lắng về việc đối chiếu quy trình sao kê ngân hàng? Nếu bạn chưa bao giờ đối chiếu bảng sao kê ngân hàng, làm như vậy lần đầu tiên có thể rất đáng sợ. Tuy nhiên, bạn có thể nghĩ về nó như một quá trình đối sánh đơn giản.
Để đối chiếu bảng sao kê ngân hàng, bạn phải:
Đối chiếu bảng sao kê ngân hàng yêu cầu bạn theo dõi các giao dịch của doanh nghiệp mình trong các sổ sách kế toán có tổ chức. Bạn cũng có thể làm cho quá trình này dễ dàng hơn bằng cách mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng.
Phần mềm kế toán giúp giảm căng thẳng khi đối chiếuSo sánh các giao dịch trong bảng sao kê ngân hàng của bạn với hồ sơ kinh doanh của bạn trong cùng thời kỳ. Bản sao kê và hồ sơ kinh doanh của bạn phải có cùng số lượng giao dịch. Và, mỗi mục hàng trong bảng sao kê của bạn phải khớp với một mục hàng trong hồ sơ của bạn.
Tuy nhiên, thông thường số dư trong bảng sao kê ngân hàng và sổ sách của bạn không khớp nhau (đó là lý do tại sao bạn phải thực hiện quy trình này!).
Vì vậy, nếu bảng sao kê ngân hàng và hồ sơ kinh doanh của bạn không khớp nhau, đừng lo lắng. Xác định các mục hàng không cộng dồn. Đây có thể là do:
Bạn có thể cần điều chỉnh bảng sao kê ngân hàng, hồ sơ kinh doanh hoặc cả hai. Bạn có thể thực hiện “điều chỉnh” thông qua việc điều chỉnh các bút toán hoặc bằng cách tạo một bản sao kê đối chiếu ngân hàng riêng biệt.
Dù bằng cách nào, hãy lưu giữ hồ sơ chi tiết giải thích lý do tại sao bạn điều chỉnh bảng sao kê ngân hàng và sổ sách của mình.
Bạn có thể cần phải điều chỉnh số dư bảng sao kê ngân hàng của mình cho các giao dịch bạn đã ghi trong sổ sách mà không được phản ánh trên bảng sao kê ngân hàng của bạn. Điều này có thể do các giao dịch diễn ra quá gần với ngày sao kê.
Hai loại giao dịch hiển thị trong sổ sách của bạn nhưng không hiển thị trong bảng sao kê ngân hàng của bạn bao gồm:
Tiền gửi đang chuyển là séc mà doanh nghiệp của bạn đã nhận và ghi trong sổ sách của bạn nhưng chúng không được phản ánh trong bảng sao kê ngân hàng của bạn cho đến tháng sau.
Bạn có thể đã chấp nhận séc vào ngày đóng bảng sao kê ngân hàng và ghi chúng vào sổ sách của mình. Nhưng nếu bạn gửi séc sau đó trong ngày, giao dịch sẽ không xuất hiện trên bảng sao kê. Thay vào đó, nó sẽ xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng tiếp theo.
Tăng số dư bảng sao kê ngân hàng bằng tổng số tiền gửi trong các lần chuyển tiền. Bằng cách đó, bảng sao kê ngân hàng phản ánh lượng tiền mặt trong tài khoản của bạn.
Séc chưa thanh toán là séc bạn đã viết và ghi trong sổ sách của mình, nhưng chúng không được phản ánh trong bảng sao kê ngân hàng của bạn cho đến tháng sau.
Nếu bạn đã viết séc trong những ngày gần đây trước khi ngân hàng phát hành bảng sao kê, thì có thể họ chưa xóa ngân hàng. Nhưng nếu bạn đã ghi chúng vào sổ sách của mình, hồ sơ và bảng sao kê ngân hàng của bạn sẽ không giống nhau.
Điều chỉnh bảng sao kê ngân hàng của bạn để phản ánh các séc chưa thanh toán. Trừ số tiền séc chưa thanh toán vào số dư bảng sao kê ngân hàng.
Nếu bảng sao kê ngân hàng của bạn bao gồm các mục bạn không ghi trong sổ sách của mình, bạn phải điều chỉnh hồ sơ của mình.
Các loại giao dịch hiển thị trong bảng sao kê ngân hàng nhưng không hiển thị trong sổ sách của bạn bao gồm:
Phí dịch vụ ngân hàng là các khoản phí ngân hàng của bạn có thể xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng nhưng không xuất hiện trong sổ sách của bạn.
Ngân hàng tính phí xử lý các hoạt động tài khoản séc của bạn. Bạn có thể nhận được phí cho:
Ngân hàng khấu trừ phí từ số dư bảng sao kê ngân hàng của bạn. Tuy nhiên, bạn đã không ghi lại phí ngân hàng trong sổ đăng ký séc của mình.
Bạn cần điều chỉnh sổ sách của mình để phù hợp với bảng sao kê ngân hàng. Trừ phí ngân hàng vào sổ sách của bạn để khớp với số dư trên bảng sao kê ngân hàng.
Séc NSF là séc bạn đã viết mà người nhận không thể rút tiền mặt vì số tiền trong tài khoản của bạn quá thấp. Bạn có thể đã ghi những điều này trong hồ sơ kinh doanh của mình, nhưng bảng sao kê ngân hàng của bạn sẽ không phản ánh chúng vì séc trả lại cho bạn.
Ngân hàng của bạn giảm tài khoản séc của bạn bằng số tiền của séc NSF (cộng với một khoản phí). Khoản khấu trừ hiển thị trên bảng sao kê ngân hàng của bạn.
Điều chỉnh sổ sách của bạn để khớp với séc NSF trên bảng sao kê ngân hàng. Trừ số tiền của séc NSF và phí vào sách của bạn.
Tiền lãi kiếm được là tiền lãi tích lũy trên số dư tài khoản ngân hàng của bạn. Số tiền (nói chung là không đáng kể, nhưng đủ để làm sổ sách của bạn) xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng nhưng không xuất hiện trong sổ sách của bạn.
Điều chỉnh sổ sách của bạn để phản ánh tiền lãi kiếm được trên bảng sao kê ngân hàng của bạn.
Lỗi bỏ sót xảy ra khi một giao dịch xảy ra, nhưng bạn quên ghi nó vào sổ sách của mình.
Nếu một giao dịch được ủy quyền hiển thị trên bảng sao kê ngân hàng của bạn (hay còn gọi là không gian lận), hãy điều chỉnh sổ sách của bạn để khớp với hồ sơ bảng sao kê ngân hàng. Nhưng nếu bạn thấy một khoản phí đáng ngờ mà bạn không thể xác minh, hãy liên hệ với ngân hàng của bạn ngay lập tức.
Sau khi bạn điều chỉnh bảng sao kê ngân hàng và hồ sơ kinh doanh, hãy so sánh các số dư. Tại thời điểm này, hai số dư phải bằng nhau.
Nếu các tổng khác nhau, hãy xem qua từng mục nhập để tìm ra sự khác biệt. Đánh dấu từng mục nhập đã xác minh khi bạn đi. Kiểm tra kỹ từng điều chỉnh để đảm bảo bạn ghi lại mọi giao dịch trong cả hai hồ sơ. Ngân hàng của bạn có thể giúp bạn tìm và sửa lỗi nếu bạn cần trợ giúp thêm.
Khi số dư khớp nhau, chúng sẽ phản ánh bức tranh chính xác, hiện tại về số dư tài khoản ngân hàng của bạn. Và Voila! Bạn đã loại bỏ những điều bất ngờ do hồ sơ không khớp.
Bài viết này được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 18 tháng 2 năm 2015.
Sao kê ngân hàng gốc là gì?
Tôi có nên cung cấp cho đại lý ô tô Bảng sao kê ngân hàng của mình không?
Mẹo điều chỉnh ngân hàng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
"Khi tôi già đi, tôi quên rất nhiều nên tình trạng quá tải thông tin không bao giờ là vấn đề!"
Làm thế nào để có được một công việc tại một ngân hàng đầu tư