Thoạt nhìn, một văn phòng không gian mở có vẻ là một môi trường hoàn hảo. Ít nhất đó là những gì các tạp chí và ấn phẩm lớn cho chúng ta biết. Chúng tôi tràn ngập hình ảnh về các kế hoạch văn phòng mở, hiện đại, tuyệt đẹp và thần tượng hóa môi trường sáng tạo, rộng lớn, nơi nhân viên thực sự tham gia vào cuộc trò chuyện và (tin hay không) mỉm cười trong công việc. Chúng tôi bị thu hút bởi sự dồi dào của ánh sáng tự nhiên tràn vào qua những ô cửa sổ rộng lớn và số lượng thương hiệu đại diện rộng rãi trong toàn bộ văn phòng chứng tỏ rằng công ty và nhân viên của họ tự hào là một phần của một tập đoàn đáng trân trọng như vậy.

Tuy nhiên, đó chỉ là khía cạnh mà chúng tôi được tiếp xúc. Tất nhiên, cho đến khi chúng tôi được chuyển vào một trong những sơ đồ tầng “tuyệt đẹp” này.

Những điều kiện làm việc hợp tác này có thể không thú vị như những gì trong ảnh tạo ra.

Văn phòng kế hoạch mở là gì và tại sao nó lại phổ biến như vậy?

Văn phòng không gian mở là một không gian văn phòng hợp tác, nơi các máy trạm riêng lẻ không bị ngăn cách bởi các bức tường, tấm ngăn, vách ngăn phòng hoặc tấm ngăn riêng tư. Trong hầu hết các trường hợp, một bàn dài hoặc bàn làm việc đóng vai trò là máy trạm cho nhiều nhân viên và trong nhiều tình huống, nhân viên không có không gian làm việc cụ thể để gọi riêng. Xu hướng văn phòng mở bắt đầu từ những năm 2000 và hiện nay hơn 70% tổng số văn phòng đã triển khai sơ đồ mặt bằng mở.

Sơ đồ mặt bằng đã trở nên phổ biến vì mục đích khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp giữa các nhân viên. Xét cho cùng, làm việc theo nhóm kích thích công việc hiệu quả hơn, chất lượng cao hơn, phải không? Nhưng quan trọng nhất, một văn phòng mở là hiệu quả về chi phí. Các chủ doanh nghiệp đã không còn bắt buộc phải đầu tư vào nhiều phòng làm việc đắt tiền, vách ngăn văn phòng, văn phòng riêng hoặc đồ nội thất đắt tiền cần thiết để trang bị cho mỗi không gian làm việc. Giám đốc điều hành không nhất thiết phải tạo ra những không gian mới này cho hạnh phúc của nhân viên của họ. Không gian này được thiết kế để mang lại lợi ích cho các chủ doanh nghiệp đang đầu tư vào các giải pháp văn phòng — trớ trêu thay, họ không bắt buộc phải làm việc trong môi trường bận rộn này.

Tại sao Open Office Fad sẽ không thành công

Tuy nhiên, môi trường bận rộn chỉ là một trong nhiều nhược điểm của thiết kế văn phòng phổ biến này. Văn phòng mở có hại cho chúng ta vì vô số lý do, nhưng vô số những bất lợi đã không ngăn cách bố trí văn phòng theo xu hướng này phát triển mạnh mẽ.

1. Các không gian văn phòng “cộng đồng” này không chỉ ồn ào , nhưng cũng gây mất tập trung về thị giác . Đối với một số người, có thể khó tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt khi nhân viên liên tục đến và đi. Đôi khi, bạn không thể không nhìn lướt qua màn hình máy tính xung quanh hoặc cố gắng xác định bát đồ ăn nhanh đang đi cùng đồng nghiệp của bạn ở một vài chỗ ngồi. Một môi trường gây mất tập trung ảnh hưởng tiêu cực đến cả nhân viên và toàn công ty bằng cách làm giảm năng suất, sự tập trung và hiệu quả của nhân viên. Trên thực tế, âm thanh và hình ảnh sao nhãng khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả hơn 15%. Ngoài tác hại lớn đến năng suất, nhà tâm lý học Nick Perham nhận thấy rằng tiếng ồn cũng làm giảm khả năng lưu giữ thông tin của bạn.

2. Một môi trường đông đúc và bận rộn có thể cực kỳ khó chịu. Bầu không khí tắc nghẽn này ảnh hưởng đến hiệu quả, sự tập trung và sức khỏe tổng thể, hạnh phúc và khả năng giữ chân của nhân viên.
   
3. Nhân viên thiếu kiểm soát đối với môi trường của họ . Ví dụ, nhân viên đã bị tước quyền lực đối với các yếu tố, chẳng hạn như diện tích không gian hoặc không gian cá nhân của họ, mức độ tiếng ồn, sự riêng tư về âm thanh và hình ảnh, nhiệt độ và ánh sáng. Họ thậm chí còn không có một không gian cụ thể để gọi riêng mình, chứ chưa nói đến bất kỳ quyền hạn nào đối với nó.
   
4. Những lợi ích dự kiến ​​thu được từ văn phòng không gian mở đã phản tác dụng . Thay vì thúc đẩy giao tiếp và hợp tác giữa các nhân viên, họ đang chuyển sang sử dụng tai nghe khử tiếng ồn trong nỗ lực tuyệt vọng để tạo ra phiên bản “màn hình riêng tư” của riêng họ thay vì tham gia vào cuộc trò chuyện. Việc cố gắng thực hiện nhiều nhiệm vụ với cả âm nhạc hoặc cuộc nói chuyện nhỏ và công việc khiến chất lượng công việc thấp hơn.

Văn phòng thiết kế mở có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mọi khía cạnh của công ty, không chỉ nhân viên của công ty (được cho là cơ sở dẫn đến thành công hay thất bại của công ty).

5. Sự gần gũi và thiếu tách biệt giữa các nhân viên là không lành mạnh . Một nghiên cứu do Jan Pejtersen thực hiện tại Đan Mạch với hơn 24 trăm nhân viên cho thấy rằng những nhân viên làm việc trong môi trường văn phòng mở có số ngày ốm nhiều hơn 62% so với những nhân viên làm việc tại các văn phòng tư nhân.

6. Cạm bẫy văn phòng mở cũng tác động tiêu cực đến mức độ căng thẳng, lo lắng, kéo dài sự chú ý, tư duy sáng tạo, trí nhớ và hạnh phúc của nhân viên .
   
7. Một văn phòng mở minh bạch làm cho từng máy trạm và nhân viên có thể nhìn thấy rõ ràng, giao tiếp thiếu tin cậy từ các nhà quản lý và Giám đốc điều hành đến nhân viên của họ. Không có gì phân tâm hơn cảm giác được theo dõi, như thể bạn là một con cá trong một bể cá khổng lồ.

Vậy tiếp theo là gì? Rõ ràng bố cục không gian mở không mang lại lợi ích gì cho công ty hoặc bất kỳ ai làm việc ở đó. Nhưng, cũng không ai muốn bị nhốt trong phòng làm việc. Giải pháp là gì?

Các lựa chọn thay thế cho Bố cục Văn phòng Mở Đáng sợ, Bị Xếp hạng Quá mức

Hóa ra, tương lai của văn phòng không gian mở hoàn toàn không phải là một bố cục mở, mà là một linh hoạt thiết kế văn phòng. Vì vậy, kế hoạch văn phòng mở không nhất thiết phải chết; nó đang trải qua những thay đổi. Tất nhiên, điều này không có nghĩa là các công ty đang loại bỏ hoàn toàn môi trường hợp tác, cởi mở của họ. Họ chỉ đơn giản là thêm vào nó. Không có môi trường làm việc “phù hợp với tất cả”, như Craig Loeber, đối tác sáng lập của WheelHouse Coworking đã tuyên bố. Các yếu tố như tính cách của nhân viên, nhiệm vụ hoặc yêu cầu công việc và tâm trạng hàng ngày quyết định môi trường làm việc lý tưởng cho từng nhân viên cụ thể. Bạn sẽ không bao giờ có thể làm hài lòng mọi nhân viên trong khi chỉ cung cấp một môi trường làm việc duy nhất (tức là văn phòng có không gian mở hoặc các buồng làm việc nghiêm ngặt). Một không gian văn phòng linh hoạt cung cấp vô số không gian làm việc, chẳng hạn như không gian làm việc riêng tư, cộng tác, khu vực nhóm, phòng họp nhóm, không gian nghỉ ngơi, v.v.

Người sử dụng lao động không còn đưa ra tất cả các quyết định. Thay vào đó, nhân viên chọn môi trường làm việc của họ vì họ được cấp quyền kiểm soát lại thiết lập công việc của họ.

Hiện tại, cách bố trí văn phòng linh hoạt này thường được thực hiện ở các công ty lớn hơn, giàu có hơn, chẳng hạn như các doanh nghiệp ở Thung lũng Silicon, đơn giản vì họ có đủ tiền và không gian cho nhiều môi trường làm việc khác nhau.

Kế hoạch văn phòng mở bắt đầu như một phương tiện tiết kiệm tiền cho thiết kế và tủ văn phòng, tuy nhiên, cách bố trí phá hoại năng suất của nhân viên đến mức họ thực sự dẫn đến lỗ ròng. Vì vậy, có nhiều công ty giới thiệu văn phòng không gian mở vì “lợi ích” và mục tiêu của nó hay chỉ đơn giản là tính hợp thời của nó? Chẳng bao lâu nữa, chúng ta sẽ thấy sự thay đổi mạnh mẽ từ sơ đồ sàn mở không hiệu quả, kém hiệu quả sang không gian văn phòng linh hoạt dễ thích ứng. Mọi thứ đang tìm kiếm tương lai của thiết kế văn phòng vì cách bố trí linh hoạt áp đảo xu hướng văn phòng mở.