Khi điều hành một doanh nghiệp, bạn sẽ đóng vai trò là người ra quyết định. Và, một trong những quyết định lớn nhất của bạn là bạn nên sử dụng tiền mặt hay kế toán dồn tích. Có gì khác biệt? Trên thế giới, kế toán dồn tích hoặc tiền mặt ảnh hưởng đến sổ sách của bạn như thế nào? Chúng tôi sẽ chia nhỏ tất cả cho bạn.
Kế toán tiền mặt hay dồn tích? Đó là câu hỏi (mà nhiều chủ doanh nghiệp mới cần tự hỏi). Cái nào phù hợp với công ty của bạn? Bạn có bắt buộc phải sử dụng một phương pháp nào đó không? Ưu điểm và nhược điểm của từng loại là gì?
Hãy xem kỹ chúng khác nhau như thế nào bên dưới. Sau đó, hãy tìm hiểu những điều cần cân nhắc khi tự hỏi mình, Tôi nên sử dụng kế toán dồn tích hay kế toán tiền mặt?
Khi nói đến kế toán dựa trên tiền mặt và kế toán dồn tích, cách bạn ghi lại các giao dịch trong sổ sách của mình có thể khác nhau. Hãy cùng xem.
Kế toán cơ sở tiền mặt là phương pháp kế toán dễ dàng nhất. Với kế toán tiền mặt, hãy ghi lại thu nhập khi bạn nhận được và chi phí khi bạn thanh toán. Và, bạn sử dụng phương thức ghi sổ kế toán một mục, nơi bạn ghi lại một mục nhập cho mọi giao dịch.
Cơ sở dồn tích phức tạp hơn cơ sở tiền mặt. Nếu bạn sử dụng phương pháp cộng dồn, bạn phải ghi lại thu nhập và chi phí bất cứ khi nào một giao dịch diễn ra, ngay cả khi bạn thực tế không nhận hoặc thanh toán. Và, bạn sử dụng kế toán bút toán kép trong đó bạn ghi lại một giao dịch trong hai hoặc nhiều tài khoản bằng cách sử dụng ghi nợ và ghi có.
Hãy nhớ khi chúng tôi nói kế toán cơ sở tiền mặt đơn giản hơn kế toán dồn tích? Tuyên bố đó liên quan rất nhiều đến các loại tài khoản bạn sử dụng với cơ sở tiền mặt.
Kế toán cơ sở tiền mặt tồn tại đúng như tên gọi của nó bằng cách chỉ sử dụng các tài khoản tiền mặt. Nó không sử dụng các tài khoản nợ dài hạn, hàng tồn kho, các khoản phải trả, hoặc các khoản phải thu.
Mặt khác, bạn có thể sử dụng các tài khoản nâng cao hơn với kế toán dồn tích, như tài khoản phải trả, tài khoản phải thu và hàng tồn kho.
Cả kế toán dồn tích và dựa trên tiền đều có những ưu và nhược điểm riêng. Chúng ta hãy xem xét các đặc quyền và nhược điểm của từng loại nhé?
| Kế toán dựa trên tiền mặt | Kế toán dồn tích | |
|---|---|---|
| Ưu điểm | - Dễ sử dụng -Tài khoản phần mềm - Thử thách cho các doanh nghiệp nhỏ -Đơn giản để duy trì - Ít thông tin để theo dõi - Thiếu kiến thức kế toán cần thiết | -Cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh chính xác về dòng tiền của bạn -Cho bạn thấy bức tranh rõ ràng về thu nhập và chi phí - Quan điểm tài chính dài hạn tốt hơn -Tùy chọn hoãn thu nhập trên tờ khai thuế để được giảm thuế -Tùy chọn tốt nếu doanh nghiệp của bạn phát triển theo thời gian |
| Nhược điểm | - Không phải doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng -Không cho bạn thấy bức tranh đầy đủ về thu nhập và chi phí -Không thể sử dụng phương pháp này nếu công ty của bạn phát triển -Có thể khó chuyển sang phương thức khác từ cơ sở tiền mặt | - Phức tạp hơn -Tài khoản bổ sung - Cần thêm kiến thức kế toán - Tốn thời gian cho người mới bắt đầu -Không hiển thị hình ảnh rõ ràng về tiền mặt |
Có một số doanh nghiệp không thể sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt. Và, một số doanh nghiệp không thể sử dụng cơ sở tiền mặt khi công ty phát triển.
IRS hạn chế những doanh nghiệp nào có thể sử dụng cơ sở tiền mặt để ghi lại các giao dịch. Nếu công ty của bạn đáp ứng bất kỳ điều kiện nào sau đây, bạn không thể sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt :
Bạn cũng không thể sử dụng cơ sở tiền mặt nếu bạn bán hàng hóa hoặc dịch vụ theo hình thức tín dụng hoặc cần hàng tồn kho của doanh nghiệp để tính thu nhập.
Nói chung, nếu doanh nghiệp của bạn đáp ứng bất kỳ điều kiện nào ở trên, bạn phải sử dụng kế toán dồn tích thay cho cơ sở tiền mặt. Sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt và đáp ứng một trong những điều trên? Bạn có thể chuyển đổi phương pháp kế toán bằng IRS Mẫu 3115, Đơn đăng ký Thay đổi Phương pháp Kế toán.
Bây giờ bạn đã biết sự khác biệt giữa tiền mặt và kế toán dồn tích, bạn có thể xác định phương pháp nào doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng. Hãy tự hỏi bản thân bốn câu hỏi này trước khi đưa ra quyết định.
Đầu tiên và quan trọng nhất, hãy tự hỏi bạn có thể sử dụng phương pháp kế toán nào. Bạn có thể sử dụng cơ sở tiền mặt không? Hay bạn được yêu cầu sử dụng tích lũy dựa trên các yêu cầu của IRS?
Nếu bạn không chắc liệu doanh nghiệp của mình có đáp ứng các điều kiện để sử dụng kế toán dồn tích hay không, hãy thực hiện nghiên cứu của bạn. Tìm hiểu xem doanh nghiệp của bạn có bắt buộc phải sử dụng phương pháp này hay phương pháp khác hay không nếu bạn:
Ngoài ra, hãy cân nhắc tham khảo ý kiến của chuyên gia kế toán nếu bạn không biết mình cần sử dụng phương pháp kế toán nào.
Nếu bạn không bắt buộc phải sử dụng một phương pháp kế toán nhất định, thì bạn có thể tiếp tục với một trong hai tùy chọn (tuyệt vời!). Nhưng trước khi đi sâu vào phương pháp này hay phương pháp khác, bạn nên cân nhắc xem phương pháp đó có đường cong học tập nào.
Bởi vì cơ sở tiền mặt sử dụng ít tài khoản hơn và đơn giản hơn, nó có thể dễ dàng hơn để nhận cho các chủ doanh nghiệp. Chưa kể, nó ít tốn thời gian hơn so với sử dụng phương pháp cộng dồn.
Nếu bạn sẵn sàng học cách sử dụng các tài khoản phức tạp hơn hoặc đã có một số kiến thức kế toán, kế toán dồn tích có thể phù hợp hơn với bạn.
Vì vậy, trước khi bạn quyết định một phương pháp, hãy tự hỏi bản thân:
Điều cuối cùng bạn muốn làm là đi sâu vào một phương pháp quá phức tạp đối với doanh nghiệp của bạn và bạn không có thời gian để tìm hiểu. Cân nhắc các lựa chọn của bạn trước để tránh căng thẳng về sổ sách của bạn và mắc lỗi kế toán.
Bạn có dự đoán tăng trưởng kinh doanh trong vài năm tới không? Nếu vậy, bạn có thể muốn chuyển sang hướng kế toán dồn tích.
Các doanh nghiệp có thể phát triển nhanh hơn các phương pháp kế toán giống như họ có thể phát triển nhanh hơn các tòa nhà khi họ thuê thêm nhân viên. Tại một số điểm, doanh nghiệp của bạn có thể trở nên quá lớn so với phương pháp dựa trên tiền mặt. Và nếu điều đó xảy ra, bạn cần phải chuyển từ tiền mặt sang tích lũy.
Vì vậy, trước khi bạn chọn phương pháp kế toán tiền mặt, hãy xác định xem doanh nghiệp của bạn sẽ có mức tăng trưởng như thế nào trong vài năm tới. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ phát triển hơn phương pháp tiền mặt, hãy xem xét sử dụng phương pháp cộng dồn để tiết kiệm thời gian cho bạn về lâu dài.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy xem xét mức độ phức tạp của công việc kinh doanh của bạn trước khi đưa ra quyết định về phương pháp kế toán của bạn.
Xem xét những thứ như quy mô doanh nghiệp của bạn, số lượng nhân viên bạn có, ngành của bạn và số lượng tài khoản của bạn. Nếu công việc kinh doanh của bạn phức tạp và đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, bạn có thể muốn tránh sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt và thay vào đó hãy sử dụng kế toán dồn tích. Bằng cách đó, bạn có thể thấy bức tranh lớn về sổ sách và tài chính của doanh nghiệp mình.