Bạn muốn một cách đơn giản để hoàn thành các công việc ghi sổ kế toán. Xét cho cùng, quy trình của bạn càng có tổ chức, bạn có thể ghi lại các giao dịch và quay trở lại công việc kinh doanh nhanh hơn. Để đi đúng hướng, bạn có thể cân nhắc sử dụng chu trình kế toán. Và để làm được điều đó, bạn cần biết các bước của chu trình kế toán.
Đọc tiếp để tìm hiểu định nghĩa chu trình kế toán và các bước trong quy trình kế toán.
Hợp lý hóa các bước của chu trình kế toán với PatriotChu trình kế toán là quá trình ghi lại các hoạt động tài chính của doanh nghiệp bạn một cách nhất quán và chính xác. Chu kỳ kế toán quay ngược thời gian vào cuối một thời kỳ được chỉ định (ví dụ:hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm). Có một số bước trong chu kỳ, bắt đầu khi giao dịch xảy ra và kết thúc khi bạn đóng sách.
Bạn có thể sử dụng chu trình kế toán để làm cho công việc kế toán dễ dàng hơn bằng cách chia nhỏ trách nhiệm ghi sổ của mình thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, vừa phải.
Thực hiện theo chu trình kế toán để:
Sử dụng phần mềm kế toán? Bạn có thể lập trình ngày tháng cho chu kỳ kế toán của mình và phần mềm tạo báo cáo dựa trên những ngày bạn đã chọn.
Thông thường, có tám bước trong kế toán chu kỳ đầy đủ. Nhưng tùy thuộc vào cách bạn thực hiện kế toán của mình, bạn có thể sửa đổi, bỏ qua hoặc thậm chí thêm các bước.
Nhiều bước trong chu trình kế toán chuẩn dành cho kế toán dồn tích, trong đó bạn sử dụng hệ thống kế toán bút toán kép (tức là ghi nợ và ghi có). Nếu bạn sử dụng kế toán dồn tích, bạn có thể thực hiện theo tất cả các bước trong chu trình kế toán.
Nếu bạn sử dụng hệ thống kế toán nhập một lần (tức là kế toán theo cơ sở tiền mặt), bạn vẫn có thể sử dụng chu trình kế toán để ghi sổ, khóa sổ, v.v. Tuy nhiên, bạn không cần phải thực hiện theo các bước yêu cầu kiểm tra các mục ghi nợ và ghi có.
Điểm mấu chốt: Sử dụng các bước giúp bạn luôn ngăn nắp và duy trì hồ sơ chính xác. Vậy, các bước trong chu trình kế toán là gì? Bắt đầu tại đây.
Bước đầu tiên trong chu trình kế toán là gì? Bước đầu tiên trong chu trình kế toán là xác định các giao dịch kinh doanh. Các giao dịch kinh doanh của bạn là bất kỳ hoạt động tài chính nào có trao đổi tiền.
Ví dụ về các giao dịch bao gồm:
Sử dụng tài liệu nguồn để xác định các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như biên lai và hóa đơn. Lưu các loại tài liệu tài chính này để hỗ trợ hồ sơ của bạn. Khi bạn xác định các giao dịch kinh doanh, hãy quyết định xem chúng thuộc loại tài khoản nào.
Kỹ thuật "rào đón": Nếu bạn không có tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng, bước này có thể sẽ mất nhiều thời gian hơn. Bạn sẽ cần phải sắp xếp thông qua các chi phí kinh doanh và cá nhân để xác định các giao dịch kinh doanh của mình.
Nhật ký của bạn là nơi bạn ghi lại ban đầu các giao dịch kinh doanh. Nó là một danh sách đang chạy các hoạt động tài chính, giống như một cuốn sổ séc. Theo dõi các giao dịch trong nhật ký của bạn theo thứ tự thời gian khi chúng xảy ra.
Để làm điều này, hãy tạo các mục nhật ký.
Trong kế toán dồn tích, bạn ghi lại các giao dịch khi chúng diễn ra, có hoặc không có chuyển tiền. Vì vậy, bạn phải tạo hai mục nhập cho mỗi giao dịch:ghi nợ cho một tài khoản và ghi có cho tài khoản khác. Ghi nợ và tín dụng phải bằng nhau.
Nếu bạn sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt, hãy ghi lại các giao dịch khi tiền mặt trao đổi qua tay (tức là khi bạn nhận tiền hoặc thanh toán). Bạn không cần phải thực hiện nhiều mục nhập.
Sổ cái chung là một bản ghi sắp xếp và tóm tắt tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn. Sổ cái chung của bạn bao gồm năm loại tài khoản chính sau:
Khi đăng các mục vào sổ cái chung của bạn, hãy sắp xếp các giao dịch vào các tài khoản và tài khoản phụ khác nhau này. Ví dụ:bạn có thể ghi lại một khoản thanh toán bằng tiền mặt từ một khách hàng trong tài khoản doanh thu của mình.
Bạn muốn những cuốn sách chính xác. Trên thực tế, bạn cần sách chính xác. Điều đó có nghĩa là các mục ghi nợ và ghi có của bạn phải bằng nhau. Vì vậy, bước tiếp theo của chu trình kế toán là tạo một số dư thử nghiệm chưa điều chỉnh.
Số dư dùng thử chưa điều chỉnh cho bạn biết liệu số dư của bạn có khớp hay không. Ghi lại từng số dư tài khoản. Cộng tất cả các số dư nợ với nhau và cộng tất cả các số dư có với nhau. Nếu hai tổng không giống nhau, hãy chuyển sang bước tiếp theo…
Nếu số dư dùng thử của bạn cho thấy có sự mất cân bằng trong sách của bạn, hãy sử dụng bước này để giải quyết. Tìm lỗi và xác định các mục điều chỉnh để bạn có thể thực hiện điều chỉnh và cân đối sổ sách của mình.
Điều chỉnh mục nhập: Vào cuối kỳ kế toán, bạn có thể đã phát sinh các khoản chi phí nhưng chưa được thanh toán cho chúng. Và, bạn có thể đã kiếm được thu nhập nhưng chưa thu được. Sử dụng các mục điều chỉnh để nhận ra các giao dịch đã xảy ra nhưng chưa được ghi lại.
Ví dụ:bạn kiếm được tiền lãi trên số dư tài khoản ngân hàng. Bạn đã không ghi lãi vào sổ sách của mình, nhưng nó xuất hiện trên bảng sao kê ngân hàng của bạn. Sử dụng mục đã điều chỉnh để ghi nhận sự quan tâm đến sách của bạn.
Nếu bạn cần điều chỉnh vì sự mất cân bằng, hãy tiếp tục và thực hiện chúng trong bước này. Để điều chỉnh, chỉ cần tạo các mục nhật ký mới, nếu có.
Kiểm tra số dư thử nghiệm đã điều chỉnh sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh và trước khi tạo báo cáo tài chính để xem liệu các khoản ghi nợ và ghi có có khớp nhau không sau khi thực hiện các bút toán điều chỉnh.
Khi tài khoản của bạn được cập nhật, hãy tạo báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính tổng hợp thông tin tài chính của doanh nghiệp và thể hiện tình hình tài chính của bạn.
Có ba loại báo cáo tài chính kinh doanh chính:
Sử dụng báo cáo tài chính của bạn để đo lường hiệu suất, thực hiện cải tiến và đặt mục tiêu. Bạn cũng có thể sử dụng các bản sao kê để đăng ký các khoản vay hoặc đầu tư và thương lượng các điều khoản với các nhà cung cấp.
Vậy, bước cuối cùng trong chu trình kế toán là gì? Ta-da, bạn ở đây! Bước cuối cùng của chu trình kế toán là khóa sổ sách của bạn.
Khóa sổ của bạn kết thúc các hoạt động tài chính trong kỳ. Để đóng sách, bạn cần:
…Và như thế.
Khi khóa sổ, bạn nên thiết lập kế toán cho kỳ tiếp theo. Quyết định quy trình nào đang giúp doanh nghiệp của bạn phát triển. Tạo lịch để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai. Nộp bất kỳ tài liệu tài chính nào từ kỳ trước và loại bỏ những tài liệu cũ không còn hữu ích.
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 5 tháng 9 năm 2017.